Overvolle inboxen hebben een stressverhogende factor. Vaak zien mensen er al tegen op om ’s ochtends hun mail te openen, omdat ze dan overstelpt worden met nog 50 mailtjes erbij. Vaak wordt op de avond ervoor al de inbox gecheckt met smartphone of tablet om enigszins voorbereid te zijn op wat er de volgende dag gaat komen. Om die nieuwe stroom met mail maar vast voor te zijn. Maar wat te doen met al die reeds gelezen mailtjes die nog in de inbox staan? Hoeveel (vergeten) taken staan er eigenlijk nog op je te wachten? Heb je ook het gevoel steeds maar achter de feiten aan te lopen, simpelweg omdat je niet toekomt aan het lezen van je mail? Heb je inmiddels achterstanden opgebouwd waar je moedeloos van wordt? Goed nieuws. Er is wat aan te doen! En zo moeilijk is het niet.
Tip 1: Zorg voor een lege inbox
Het liefst zou je misschien je hele inbox deleten en met een schone lei beginnen, maar dat is wat rigoureus. Toch kun je in je inbox een map aanmaken bestemd voor mail vanaf drie weken terug, genaamd: `Mail tot 1 september 2015’. Hier kun je alvast alle mail onder scharen van voor die datum. Wat overblijft is de mail vanaf 3 weken geleden tot nu, en dat lucht alvast op. Het zal je verbazen hoe weinig vragen er nog naar voren komen uit die map van voor 1 september 2015. Weet je niet precies hoe je nieuwe mappen moet maken? Klik dan op deze link.
Tip 2: Mappenstructuur van 8 x 8 x 8
Je brein kan in een oogopslag ongeveer 6 tot 8 dingen tegelijk verwerken. Zorg daarom voor een mappenstructuur in je inbox, waarbij je niet eindeloos van boven naar onder en weer terug hoeft te scrollen. Dit kost tijd en is onoverzichtelijk. Probeer maar eens een mappenstructuur te maken in de vorm van 8 hoofdmappen, op basis van onderwerp, verantwoordelijkheden en hoofdtaken. Iedere hoofdmap mag weer 8 submappen hebben waarin je verder kunt uitsplitsen naar taken en verantwoordelijkheden die daar bij horen. Als je per submap nog 8 submappen maakt heb je bij elkaar al 512 mappen, waarschijnlijk genoeg om je mail in kwijt te kunnen.
Tip 3: Map voor CC-mail
CC-mail is niet alleen aan jou gericht en er zit niet direct een actie in die door jou uitgevoerd moet worden. Als iemand iets van je verwacht dan mailt hij of zij alleen jou of word je wel gebeld. Daarom kun je een regel aanmaken om CC-mail automatisch door te verwijzen naar een aparte CC-map in je mail, zodat je die mail kunt lezen op een tijdstip dat je daar zelf voor gepland hebt. Reserveer dan wel een vast tijdstip in je agenda zodat je die CC-map niet vergeet te lezen. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, 12 uur, lees CC-mail.
Tip 4: Sorteer op onderwerp en datum
En gooi weg! Wanneer je op onderwerp sorteert zie je al snel de e-mails die niet meer actueel of relevant zijn. Of er is een hele string van mails over en weer die je kunt overslaan. Die kun je alvast weggooien. Als je je mail op datum sorteert begin dan met de recentste datum eerst. Dit omdat er al van alles opgelost kan zijn vanaf de datum van het originele mailtje.
Bovenstaande tips zijn niet moeilijk om te doen. Het kan echter wel lastig zijn je ertoe te zetten. Overigens wordt een en ander na het uitvoeren van tip 1 al een stuk overzichtelijker. En Tip 1 duurt ongeveer 5 minuten. Dat moet extra motivatie geven hier gelijk aan te beginnen. Succes!