Veel mensen hebben hun agenda met bijbehorende taken in hun hoofd zitten. In hun agenda staan dan alleen de terugkerende afspraken en de vrije dagen. Nu kunnen je hersens erg veel onthouden, alleen kan het behoorlijk chaotisch worden in je hoofd, vooral wanneer je onder druk staat. Je bent dan sneller geneigd dingen te vergeten. Of je schiet wakker van een ‘pop-up’ in je brein: “Oh, niet vergeten dat ik … nog moet doen!” Alleen al voor meer rust in je hoofd is het dus raadzaam om zaken uit je hoofd in je agenda te zetten.

Er zijn nog meer voordelen om je hoofd te legen in een takenlijst. Zo geeft het zichtbaar maken van alle taken in een agenda overzicht en daardoor ook meer rust. Mensen krijgen vaak meer stress van werk waarvan ze niet precies weten wat het inhoudt dan van een volle agenda, waarvan wel duidelijk is wat ze te doen staat.

Daarnaast geeft het je de kans eens goed na te denken over wat je nou allemaal aan het doen bent. Is het echt belangrijk dat ik deze taak nu uitvoer? Kan ik iets delegeren? Wiens prioriteit is het eigenlijk? Wat heb ik nodig bij het uitvoeren van deze klus, en wie kan ik daar bij om hulp vragen? Hoe lang zal ik hier eigenlijk mee bezig zijn? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf gaat stellen zodra je gaat plannen. Het is een goed evaluatiemoment om te kijken of je nog wel zo efficiënt bezig bent. En wat je kunt verbeteren.

Wanneer je aan het plannen bent, reserveer om te beginnen maar eens twee keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Waarom? Omdat mensen over het algemeen een te positief beeld van tijd hebben. “Oh, dat doe ik wel even”, of “Het is pas 9 uur ’s ochtends, daar heb ik nog de hele dag voor”, zijn valkuilen die iedereen wel herkent. Een telefoontje duurt vaak langer dan gedacht en het is zo vijf uur. Wees dus realistisch en in het gunstige geval hou je tijd over.

Nu heeft Outlook allemaal mooie mogelijkheden om taken te benoemen en een kleur te geven in je agenda. Met het risico je agenda op een kerstboom te laten lijken, oogt het toch een stuk meer uitnodigend om je dag zo te beginnen. Wist je trouwens dat je ’s ochtends je Outlook ook op kunt laten starten met je agenda, in plaats van met je mail? Ga naar Bestand -> Opties -> Geavanceerd -> Outlook in deze map starten -> optie Agenda. Zo komt gelijk tevoorschijn wat je vandaag en deze week van plan bent om te doen, in plaats van direct te openen met je mail met het risico daarin te verzanden.

Het kan ook zijn dat, nu je alles in je agenda inzichtelijk hebt gemaakt, je ziet dat je toch wel wat veel hooi op je vork hebt genomen. Heb je nog tijd voor project B, terwijl project A eigenlijk al uit de hand loopt? Kijk eens met een kritische blik naar hoe realistisch je bent met je planning. Misschien wordt het ook eens tijd om ‘nee’ te zeggen. Misschien ligt er meer werk dan je aankunt? Wanneer je dat aantoonbaar hebt gemaakt heb je in ieder geval wat in handen om een gesprek aan te gaan met je collega’s of je leidinggevende.

Succes!