Hoe je ontvangen mail snel kunt ordenen
E-mail kan, op een paar regels na, volstrekt onduidelijk zijn. Als je enkel zou moeten afgaan op de gegevens die door de afzender zijn getypt, dan kan het terugvinden van e-mails soms erg ingewikkeld worden. E-mail snel terugvinden is niet moeilijk wanneer je het voor jou logisch maakt. Het enige wat je hoeft te doen is de onderwerpregel aanpassen.
In welke gevallen zou je de onderwerpregel willen aanpassen?
- Het onderwerp is niet duidelijk
- Als je snel wilt ordenen: WOA, VRAAG, ANG, FYI, AFSP, BEL
- Als je een eigen actie toe wilt voegen
3 Tips om een e-mail snel te bewerken en terug te vinden
1: Het onderwerp bewerken
Het is niet altijd voldoende is om een goede archiefstructuur op te zetten. Want behalve dat de e-mails op de juiste plek moeten staan is het heel vaak ook belangrijk om in de onderwerpregel al te kunnen lezen waar de e-mail over gaat. Wat precies de essentie is van deze ene e-mail? Je kunt de onderwerpregel wijzigen om het voor jou terugvindbaar te maken. Hiermee ondervang je nietszeggende onderwerpen als: Re:Re:Re:Re:Antw: …
Let op, wanneer je de onderwerpregel verandert stap je wel uit de ‘conversatie’.
2: Begin het onderwerp met WOA, ANG, VRAAG, FYI, BEL, etc.
Als je toch al bezig bent de onderwerpregel te veranderen, zet er voor jou zinvolle afkortingen in die in een keer duidelijk maken wat je met die e-mail wilt doen. Wil je alle Wacht Op Antwoord e-mail onder elkaar zien? Dan kun je ze in de Takenlijst ook nog op die manier ordenen. Hoe je dat doet? Zie punt 3. Als je collega’s deze afkortingen ook gaan hanteren bespaar je nog meer tijd.
3: Een actie toevoegen of taak maken
Vaak zet men een rood vlaggetje achter de e-mail om zich eraan te helpen herinneren dat men daar nog iets mee moet. Niet zelden ontstaat er dan een waslijst rode vlaggetjes die alleen maar als vervelend worden beschouwd. Wat men zich vaak niet realiseert is dat bij het geven van een vlaggetje, van de mail een Taak wordt gemaakt. Dan wordt de betreffende e-mail zichtbaar in je Takenlijst. Hier kun je makkelijker een overzicht in maken door in het onderwerp ook nog jouw eigen actie toe te voegen. Dan zie je in een oogopslag wat je (nog) moet doen. Gebruik dan ook weer die afkortingen onder punt 2.
Voorbeeld van toevoegingen:
- BELLEN Jan 06-54321XXX.
- REACTIE naar Marjan
- LEZEN notulen van juni
- ANG (als niet gereageerd) verwijderen
CONCLUSIE:
Bepaal zelf hoe je e-mails snel kunt terugvinden en laat het niet bepalen door de afzender. E-mails snel terugvinden kun je door je eigen archief op orde te hebben, met zinnige zoektermen.
Succes!