Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Tips om e-mail snel en makkelijk terug te vinden

Hoe je ontvangen mail snel kunt ordenen

E-mail kan, op een paar regels na, volstrekt onduidelijk zijn. Als je enkel zou moeten afgaan op de gegevens die door de afzender zijn getypt, dan kan het terugvinden van e-mails soms erg ingewikkeld worden. E-mail snel terugvinden is niet moeilijk wanneer je het voor jou logisch maakt. Het enige wat je hoeft te doen is de onderwerpregel aanpassen.

In welke gevallen zou je de onderwerpregel willen aanpassen?

 

  • Het onderwerp is niet duidelijk
  • Als je snel wilt ordenen: WOA, VRAAG, ANG, FYI, AFSP, BEL
  • Als je een eigen actie toe wilt voegen

 

3 Tips om een e-mail snel te bewerken en terug te vinden

 1: Het onderwerp bewerken

Het is niet altijd voldoende is om een goede archiefstructuur op te zetten. Want behalve dat de e-mails op de juiste plek moeten staan is het heel vaak ook belangrijk om in de onderwerpregel al te kunnen lezen waar de e-mail over gaat. Wat precies de essentie is van deze ene e-mail? Je kunt de onderwerpregel wijzigen om het voor jou terugvindbaar te maken. Hiermee ondervang je nietszeggende onderwerpen als: Re:Re:Re:Re:Antw: …

Let op, wanneer je de onderwerpregel verandert stap je wel uit de ‘conversatie’.

2: Begin het onderwerp met WOA, ANG, VRAAG, FYI, BEL, etc.

Als je toch al bezig bent de onderwerpregel te veranderen, zet er voor jou zinvolle afkortingen in die in een keer duidelijk maken wat je met die e-mail wilt doen. Wil je alle Wacht Op Antwoord e-mail onder elkaar zien? Dan kun je ze in de Takenlijst ook nog op die manier ordenen. Hoe je dat doet? Zie punt 3. Als je collega’s deze afkortingen ook gaan hanteren bespaar je nog meer tijd.

3: Een actie toevoegen of taak maken

Vaak zet men een rood vlaggetje achter de e-mail om zich eraan te helpen herinneren dat men daar nog iets mee moet. Niet zelden ontstaat er dan een waslijst rode vlaggetjes die alleen maar als vervelend worden beschouwd. Wat men zich vaak niet realiseert is dat bij het geven van een vlaggetje, van de mail een Taak wordt gemaakt. Dan wordt de betreffende e-mail zichtbaar in je Takenlijst. Hier kun je makkelijker een overzicht in maken door in het onderwerp ook nog jouw eigen actie toe te voegen. Dan zie je in een oogopslag wat je (nog) moet doen. Gebruik dan ook weer die afkortingen onder punt 2.

Voorbeeld van toevoegingen:

  • BELLEN Jan 06-54321XXX.
  • REACTIE naar Marjan
  • LEZEN notulen van juni
  • ANG (als niet gereageerd) verwijderen

CONCLUSIE:

Bepaal zelf hoe je e-mails snel kunt terugvinden en laat het niet bepalen door de afzender. E-mails snel terugvinden kun je door je eigen archief op orde te hebben, met zinnige zoektermen.

Succes!

Bespaar tijd met snelkoppelingen in Outlook

Bij grote organisaties is het soms wel 10 keer doorklikken in een mappenstructuur tot je bij je eigen (afdelings)map bent. Zeker wanneer bezig bent met een mailtje en iets wilt opzoeken in een document in de afdelingsmap is dat omslachtig. Nu vergt het onder handen nemen van de hele mappenstructuur nogal wat tijd. Gelukkig is er ook nog een andere optie waarmee je in Outlook snel toegang krijgt tot je mappen. Je kunt namelijk snelkoppelingen maken van de mappen waar je regelmatig iets van nodig hebt. Deze snelkoppelingen sla je op in de snelkoppelingsmenubalk links in je mail. Op die manier kun je je map direct openen vanuit je mail, zonder te hoeven zoeken op een gemeenschappelijke schijf. Dat kan aardig wat zoektijd schelen. Klinkt dat interessant? Zie hieronder stapsgewijs hoe het werkt.

Om in één klik toegang te krijgen tot vaak gebruikte documenten, bestanden en schijven maak je eerst een Nieuwe snelkoppelingsgroep aan. Waar je dat doet?

  • Klik met de linker muisknop op het Snelkoppelingen icoon (zwart gebogen pijltje) in het Navigatievenster van Outlook links onderin.
  • Klik met de rechter muisknop op Snelkoppelingen in het snelkoppelingenvenster links bovenin.
  • Kies Nieuwe Snelkoppelingsgroep om een nieuwe map aan te maken voor verwante snelkoppelingen.

Je hebt nu een map gecreëerd waarin de snelkoppelingen komen te staan.

Vervolgens maak je snelkoppelingen aan:

  • Klik met de rechter muisknop op de Start knop aan de linker onderkant van het scherm.
  • Kies Verken.
  • Vind het bestand of de map waar je een snelkoppeling voor wilt maken.
  • Klik (en hou vast) met de linker muisknop op het bestand of de map en sleep deze naar de nieuwe snelkoppelingsgroep die je net hebt aangemaakt.
  • Laat de linker muisknop los en de snelkoppeling zal in de nieuwe groep verschijnen als een makkelijke één klik portal op het bestand of de map.

Nu kun je direct vanuit je mail naar de map die je vaak nodig hebt. En, hoe veel ‘muiskliks’ scheelt dit jou?

Weet je nog andere tips om snel documenten terug te vinden? Ik hoor ze graag!

Snel overzicht in je inbox door het gebruik van kleuren

Voor mensen die meer dan 50 mails per dag krijgen wordt het soms ondoenlijk om een lege inbox te hanteren. Vooral wanneer zij tussendoor veel afspraken hebben of buiten de deur werkzaam zijn. Hoe kun je dan toch op snelle wijze onderscheid maken in je inbox tussen wat belangrijk is en wat niet?

Stel: Je bent bezig met project X en zoekt relevante mail in je inbox. Wanneer een lege inbox nog een stap te ver is kun je nu veel tijd kwijt raken aan zoeken. Is er een manier in Outlook waarop je direct kunt zien welke mail slaat op Project X? Het antwoord is ja. Kijk hieronder hoe.

Om te beginnen geef je Project X een bepaalde kleur bij Categoriseren in het lint. Stel, je kiest de kleur geel. Je maakt een folder genaamd Project X aan in je mail en archiveert daar alles wat relevant is en bewaard moet blijven voor Project X.

Nu werk je samen aan project X met collega’s Jan en Piet. Zou het niet handig zijn als alles wat zij mailen automatisch een gele categorie mee krijgt bij binnenkomst van hun bericht? Zo kun je in één oogopslag zien welke mail er gaat over project X omdat er bij de mails van Jan en Piet een categorie (geel gekleurd vierkantje) staat. Wanneer je op Categorieën klikt in je Inbox, worden al deze gele mails ook nog eens gebundeld. Zo springen deze mails gelijk in zicht bij een volgelopen mailbox en dat scheelt zoektijd! Daarbij kun je ze ook heel snel archiveren in de map Project X.

Wil je weten waar je dat instelt in Outlook?

Stap 1: Klik op Regels en Waarschuwingen beheren in het lint bij Regels

Stap 2: Vink aan Nieuwe Regels en Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik Volgende

Stap 3: Vink aan afkomstig van personen of openbare groep als de persoon al in de Outlook adressenlijst staat. Anders vink je aan: met specifieke tekst in het adres van de geadresseerde. Bij specifieke tekst type je het emailadres van degene die je een categorie wilt geven.

Stap 4: Vink aan Wijs het bericht toe aan de categorie categorie

Stap 5: Klik op categorie en je komt in de categorieën die je al eerder hebt benoemd. Mocht je dat nog niet gedaan hebben, kun je hier nog een nieuwe categorie benoemen en toewijzen.

Stap 6: Klik op OK en Voltooien.

Iedere keer dat Jan of Piet jou een mailtje stuurt krijgt hun mail automatisch een geel vierkantje mee.

Maar misschien mailen ze niet altijd over Project X. Dit kun je ondervangen door bijvoorbeeld ook met specifieke tekst in het onderwerp of de hoofdtekst te selecteren bij Stap 3. Hoe specifieker je bent in de voorwaarden, hoe beter enkel mail aangaande Project X een gele categorie krijgt.

Oefen en speel er eens mee. Ik hoor graag je reactie!

Do’s en slechts 1 Don’t in OneNote

Hoe zat het ook al weer? In OneNote komt het neer op Verzamelen – Organiseren – Delen

Even herhalen van het vorige blog: In OneNote heb je Notitieblokken. Daarin kun je Secties (onderwerpen) maken en per Sectie heb je verschillende Pagina’s (onderverdeling in sub-onderwerpen).

Voor wie het gemakkelijker vindt om andersom te onthouden: Je begint in OneNote op een Pagina. Daarin kun je alles verzamelen, alsof het een groot memoryboard is. Pagina’s kun je onderbrengen in een Sectie, daar organiseer je wat je verzameld hebt. Secties kun je onderbrengen in verschillende Notitieblokken. En je kunt alles ook weer delen met anderen. Je kunt de tabbladen van de Secties ook wijzigen van kleur door er met de rechtermuisknop op te klikken en je kunt ze ook verschuiven (net als de tabbladen in Excel).

Er is maar 1 echte Don’t in OneNote:

OneNote een mooi en uitnodigend notitieblok waar je werkelijk alles in kwijt kunt. Gaandeweg merk ik: Dat is nu ook precies het gevaar. Na een paar weken intensief gebruik blijkt namelijk dat wat eens mooi overzichtelijk begon, vervallen is tot een onoverzichtelijke, chaotische bende waarin ik weer niet snel kan vinden wat ik erin heb gezet. Werk en privé lopen door elkaar, notities staan her en der en ik heb veel te veel tabbladen. Dat ligt natuurlijk aan mijzelf. Ondanks dat er een snelle zoekfunctie is (Control+F), ook hier geldt, eenvoud is troef.

Er zijn meerdere Do’s:

TIP 1: Maak onderscheid tussen in ieder geval werk en privé in je OneNote, dat scheelt alvast. En verwijder gelijk ook de mappen die je toch nooit gebruikt.

TIP 2: Door trial & error merk ik dat het handiger is om de Losse notities sectie in te zetten als verzamelpagina van alle losse aantekeningen die ik in de loop van de dag verzamel en op een rustig moment wegzet in de juiste Secties. Dat is wel dubbel werk ja, maar het scheelt wel zoektijd.

Erg fijn is trouwens dat je niets hoeft te saven. Je kunt gewoon afsluiten, alles staat er nog.

Handigheidjes:

Bovenin het lint staat het tabblad Invoegen. Hier kun je van alles aanklikken en invoegen zoals documenten, foto’s, websites, etc. Ook geluidsfragmenten met Audio opnemen is heel eenvoudig te doen voor wanneer je bijvoorbeeld geen pen bij de hand hebt. Je klikt op Audio opnemen en de klok gaat gelijk lopen. Druk op Stop als je klaar bent met inspreken of geluid opnemen, en er verschijnt een icoontje op de OneNote pagina waarin je bezig bent.

Mochten foto’s gekanteld OneNote binnenkomen kun je ze makkelijk draaien door er met de rechtermuisknop op te klikken.

TIP 3: Om nog even terug te komen op structuur, let vooral op hoe je OneNote wilt gaan gebruiken. Is het voor klanten, dan kun je een notitieblok voor Klanten aan maken waarin iedere klant zijn eigen Sectieblad heeft. Als je juist projectmatig werkt, dan kun je bijvoorbeeld per notitieblok een project benoemen en verder onderverdelen.

Hou het simpel, niet te veel lagen, anders weet je ook niet meer waar je je aantekeningen in kwijt kan. Succes met proberen en als er nog vragen of opmerkingen zijn hoor ik ze graag!

Waarom OneNote?

En wat kun je er mee? Ik zocht al een tijdje naar een overzichtelijk, digitaal notitieblok waar ik alles in kwijt kan. Nu wezen verschillende mensen mij al eerder op OneNote, want je hebt het (als Microsoftgebruiker) sowieso al tot je beschikking, het is dus ‘gratis’ en het is zo’n geweldige tool. Reden genoeg om het zelf maar eens te ondervinden. Wat ik vooral belangrijk vind is dat het functioneel moet zijn, gebruiksvriendelijk en uitnodigend. En het moet makkelijk overal op synchroniseren. Als dat niet in een keer werkt haak ik heel snel af.

Gaandeweg merk ik al snel dat de opties in OneNote legio zijn, teveel voor in één blog in ieder geval. Allereerst let op: De automatisch meegeleverde OneNote op je PC is NIET hetzelfde als de Online versie. Bij de standaard OneNote op je PC worden je notitieblokken geplaatst op je kantoor- of netwerkschijf. Dit staat dan lokaal en delen met je smartphone of tablet wordt lastig. Je kunt dan niet overal bij je aantekeningen. Wat je van daaruit wel weer kunt doen is een pagina delen met anderen (die krijgen dan een melding in de mail). Als je OneNote optimaal wilt gebruiken heb je eigenlijk een online (Cloud) account nodig, namelijk een Microsoft account, oftewel een LiveID zoals bijvoorbeeld je hotmail account. Dat gezegd hebbende…

  1. Voor visueel ingestelde mensen: Het ziet er overzichtelijk uit (toevallig is mijn favoriete kleur ook nog eens paars). Er zit een goede demo bij (vooral kijken voor je begint, het helpt echt) en het heeft inderdaad veel weg van een collegeblok van vroeger. Je kunt oneindig veel notitieblokken met secties (tabbladen met onderwerpen bovenaan) en pagina’s (tabbladen rechts van een sectie) aanmaken en het blijft overzichtelijk ogen. Het ‘lint’ erboven is grofweg hetzelfde als dat van Outlook, heel herkenbaar, dat scheelt weer zoekwerk.

TIP: Het is wel aan te raden om van tevoren uit te zoeken wat een handige structuur kan zijn. Welke onderwerpen verdienen een eigen notitieblok,  ‘Sectie’ of ‘Pagina’? (Aan de terminologie moet ik ook wennen. Waarom heb je niet gewoon tabbladen met hoofdstukken? Maar ach, het went en wanneer je de secties en pagina’s benoemt maakt het ook niet meer uit.)

  1. Hm, gelijk een probleem bij de Cloud-versie. Waarom synchroniseert het niet van mijn telefoon naar tablet? Zelfde accounts? Check. Aangesloten op netwerk? Check. Synchronisatie handmatig? (Ik krijg al steeds minder zin) Aha, hij meldt dat ik niet kan synchroniseren als ik ‘Alleen synchroniseren via Wi-Fi’ aan heb staan. Pas dit aan bij Instellingen. Probleem verholpen.
  1. Van Outlook naar OneNote en vice versa. Je kunt schakelen tussen OneNote en Outlook met de  knop of het icoontje ‘OneNote’. Je kunt bijvoorbeeld een mailtje rechtstreeks naar OneNote verplaatsen door op deze knop te klikken. Je krijgt dan een scherm waar je kunt aangeven waar je deze mail wilt opslaan, dus in welk notitieblok, sectie of pagina. Het kan nog sneller wanneer je de eerste letters intikt van de naam waar je deze mail wilt hebben.

Met de onderste optie ‘E-mailnotities altijd verzenden naar…’ kun je mailtjes standaard naar een bepaalde sectie sturen. Maar ja, waarom zou je dat willen? In het kader van Zero Inbox? Dan krijg je een nieuwe inbox in OneNote, van de regen in de drup lijkt me. Tenzij je bijvoorbeeld voor een bepaald project alles bij elkaar wilt hebben. Dan heb je inderdaad alles bij elkaar.

  1. Taken maken vanuit OneNote. Dit is wel weer handig: Je kunt taken in OneNote maken en terug laten komen in Outlook. Stel dat je een actiepuntenlijst aan het opstellen bent en een van de acties is voor jou, dan kun je dat stukje tekst in OneNote selecteren en er een taak van aanmaken door Outlooktaken te selecteren en hem verder in te vullen als taak. Hij komt dan terug je takenlijst in Outlook. De tekst die je hebt geselecteerd staat als titel in het onderwerp.

Volgende keer meer over OneNote en takenlijsten. Wat je vooral zal merken is dat je al doende leert. Gewoon oefenen en opties uitproberen dus. Mocht je nog vragen hebben die ik vast uit kan zoeken, laat ze me weten, dat neem ik dan mee in een volgend blog. Succes!

Het vasthouden van je vakantiegevoel

Waar ik vroeger gelijk de dag na de vakantie weer aan het werk ging om de post-vakantie-blues te vermijden, doe ik er nu alles aan om zo lang mogelijk in het vakantiegevoel te blijven hangen. Zo heb ik bijvoorbeeld een paar stekken van een zwarte bamboe en wat rozemarijn van mijn vakantieadres meegenomen die hier waarschijnlijk nooit wortel zullen schieten, maar toch in staat zijn mijn gedachten weer af te laten dwalen naar de afgelopen paar vrije weken. Ook bekijk ik nog steeds de vakantiefoto’s op mijn telefoon en bij gebrek aan een keuken (foutje in de levering) ben ik ook al 10 dagen aan het kamperen in eigen huis. (Dat laatste draagt overigens niet bij aan het vakantiegevoel.) Dus hoe kun je wel langer je vakantiegevoel rekken? Bij deze een korte selectie van een paar van mijn favorieten:

  1. Neem iets mee wat ruikt naar je vakantie

Geur is razendsnel in staat je terug te brengen naar iets uit het verleden. Je ziet als het ware een filmpje voorbij komen uit je geheugen. Zo doet de geur van hars mij altijd nog denken aan lang geleden vakanties met mijn familie op Mallorca. Geur heeft geheugentechnisch gezien zelfs nog een meerwaarde boven beeld en geluid omdat het niet alleen beelden uit je geheugen ophaalt maar ook de bijbehorende emotie, zo ontdekte de Amerikaanse onderzoekster Rachel Herz. De neus is namelijk het enige zintuig dat direct in verbinding staat met de amygdala. Dit deel van ons brein speelt een belangrijke rol bij het ontstaan van emoties. Overigens schijnt het effect van geur wel onderhevig te zijn aan slijtage, net zoals een lekkere parfum die je na verloop van tijd niet meer ruikt. Wat heeft dan een langer effect?

  1. Foto’s

Stel je favoriete vakantiefoto in als screensaver, wissel ze af en toe af met andere vakantiefoto’s. Iedere keer dat je je computer opstart word je even in een positieve stemming gebracht. Ook op je WhatsApp kun je een vakantiefoto als achtergrond kiezen. En waarom zou je je beperken tot je telefoon en pc? Ook in huis kun je je foto’s vervangen door vakantiekiekjes.

  1. Buiten eten (als je een tuin of balkon hebt) en andere vakantiegewoontes nog even volhouden

Tijdens de vakantie aten we ‘s avonds buiten en speelden we iedere avond ook Rummikub of trictrac. Gek genoeg hangen we hier ’s avonds gelijk weer voor de buis. Waarom eigenlijk? Juist, oude gewoontes. Hou thuis die avonden nog even voor elkaar. De buis is gewoon te makkelijk vertier.

 

  1. Voorpret, oftewel, boek alvast een volgende vakantie

Sinds ik gebonden ben aan schoolvakanties is het zaak veel eerder in het jaar al een vakantie te boeken. Wat ik sindsdien merk is dat het niet alleen veel stress scheelt omdat alle bestemmingen er nog zijn, maar dat de voorpret al veel eerder weer begint. Je hebt gelijk weer iets om naar uit te kijken.

 

  1. Boek vrije tijd en leuke dingen in je agenda

Nu is het plannen van een volgende vakantie misschien nog ver weg, maar wat je nu gelijk wel al kunt doen, is het plannen van je vrije tijd. Plan minstens een uur per dag voor jezelf in, het hoeft nog niet eens bekend te zijn wat je gaat doen, maar wel dat dat uur voor jou is. Plan deze vrije uren als eerste in, voordat je alle (werk)taken in je agenda zet, en geef ze een vrolijke kleur. De kans is drie keer groter dat je je er aan houdt. Bovendien geef je jezelf iedere dag iets leuks om naar uit te kijken.

 

Samengevat, gebruik je zintuigen om je vakantiegevoel zo veel mogelijk te verankeren en geef jezelf een leuk vooruitzicht waar je lang van tevoren al van kunt genieten. Heb jij ook nog leuke tips? Ik hoor ze graag.

Een handige mappenstructuur opbouwen? Zo doe je dat (deel 2)

Wil je je mappenstructuur eens opschonen maar zie je door de hoeveelheid mappen het bos niet meer? Lijkt alles belangrijk? Probeer dan eerst op papier een lege mappenstructuur uit te tekenen waar je een indeling maakt met jouw kerntaken.

Je kunt ook eerst een mindmap maken om hoofd- van submappen te onderscheiden. Vaak helpt het al zaken eens uit te tekenen.

Het menselijk brein kan ongeveer 6 tot 8 zaken in een keer overzien. Meer dan dat wordt al een uitdaging (denk maar eens aan kinderfeestjes met 12 rondrennende kindertjes, onoverzichtelijk!).

Probeer daarom ook je mappenstructuur in te delen in maximaal 8 hoofdmappen, met daarachter hooguit 8 submappen en daarachter nog maximaal 8 submappen. Tezamen heb je dan 512 mappen om al je documenten in kwijt te kunnen.

Kijk eens naar je huidige mappenstructuur of je een gemeenschappelijke deler (hoofdmap) kunt vinden waar je gelijksoortige onderwerpen in kunt slepen.

 

Bijvoorbeeld

10 PROJECTEN

20 FINANCIEEN

30 PERSONEEL

40 MT OVERLEGGEN

50 CC-MAP

60 PERSOONLIJK

70

Vaak worden (te) grote documenten in de mail bewaard waardoor het netwerk trager wordt. Zijn mappen al verouderd, staan documenten al op een gezamenlijke schijf of weet je bij wie je ze terug kunt vinden? In dat geval kun je ze weggooien.

Een laatste tip:

Mocht je echt een enorme hoeveelheid mappen hebben, ga dan niet werken met terugwerkende kracht maar schaar ze onder ‘ARCHIEF’. Maak een nieuwe lege structuur en begin die te vullen vanaf nu. Mappen waarvan je denkt dat die daar toch in horen kun je altijd later nog toevoegen.

Hulp nodig? Mail mij gerust.

 

Een handige mappenstructuur opbouwen? Zo doe je dat (deel 1)

Een archief bijhouden is een activiteit die vaak laag of niet op het prioriteitenlijstje staat. Met alle gevolgen van dien: Immer groeiende onoverzichtelijke uitwassen en veel vervuiling van al lang verlopen documenten. Alleen al de gedachte aan hoeveel tijd het zal kosten om eens flink schoon schip te maken is vaak al voldoende om mensen ervan te weerhouden. Want waar moet ik beginnen?

Bij deze alvast 1 tip om een grove indeling te maken met een paar voorbeelden, want als je weet hoe en waar je moet beginnen volgt de rest vanzelf.

De belangrijkste tip is: Maak een keuze! Wil je een structuur gebaseerd op PROCES of op AFDELING?

Als je daar eenmaal uit bent maakt het de opbouw van een archiefstructuur namelijk veel makkelijker.

Als je de Processtructuur handhaaft, bedenk dan welke taken en verantwoordelijkheden bij jouw functie/afdeling horen. Als je ervoor zorgt dat je binnen het werkproces blijft, dus binnen de context van je functie/dienst, wordt de opbouw een logisch geheel. Dit proces ligt vrij vast, dus de mappenstructuur ook. Hieronder een voorbeeld.

 

PROCESSTRUCTUUR

  1. BUDGET
  2. JAARREKENING
  3. AUDITS
  4. RAPPORTAGES
  5. OVERLEGGEN

Of

  1. INKOOP

– Leveranciers

– Offerteaanvragen

– Prijsopgaven

– Etc.

  1. VERKOOP

– Orders verwerken

– Prijsaanvragen

– Aanbiedingen

– Etc.

  1. TRANSPORT
  2. FACTURATIE
  3. PERSONEELSZAKEN
  4. IT
  5. Etc

AFDELINGSTRUCTUUR

Misschien heb je in jouw functie veel te maken met afdelingen waaronder je een proces weer kunt scharen? Dan kun je de hoofdmappen indelen naar de afdelingen. Bijvoorbeeld

10. KLANTEN

20. MARKETING & COMMUNICATIE

30. FINANCIEEL

40. KWALITEIT

50. P&O

60. MT

70. Etc

Wanneer je cijfers gebruikt bij de mappen kun je zelf bepalen welke map bovenaan komt te staan. En wanneer je 10, 20, 30… gebruikt kun je er later ook nog een map tussenvoegen.

In het volgende blog ga ik verder met nog wat inhoudelijke tips voor de mappenstructuur. Stuur mij vast je vragen, dan neem ik die daar gelijk in mee. Succes!

Even (ongeneerd) nietsdoen is goed voor je

Uit divers onderzoek blijkt dat in onze 24-uurs economie mensen ook in hun vrije tijd door blijven malen over hun werk. Zij kunnen hun gedachten niet 100% los maken van hun werk met als gevolg dat zij ook niet maximaal kunnen genieten van hun vrije tijd. Bij het lezen van dit artikel kreeg ik toch een onbehaaglijk gevoel van herkenning (LEES MEER). De meivakantie is net achter de rug en ondanks dat ik me had voorgenomen niets werkgerelateerds te doen kreeg ik daar een heel onrustig gevoel van. Als ik niks doe qua werk, heb ik ook niet het gevoel het ‘verdiend’ te hebben om op de bank te hangen met een boek. En ook al heb ik m’n werk af, dan moet ik toch minstens de wasmachine laten draaien, gestofzuigd en opgeruimd hebben voor ik neer kan ploffen zonder me schuldig te voelen over dat niks doen.

Waar komt dat schuldgevoel vandaan? Van waar de drang altijd maar nuttig bezig te moeten zijn? Precies die 24-uurs economie. Soms heb ik het gevoel dat wij allemaal kleine, individuele 24-uurs economieën zijn. Teksten als ‘Ledigheid is des duivels oorkussen’ wat zo iets betekent als ‘Van lui zijn kan niets goeds komen’, of ‘Tijd is geld’ en ‘Stilstand is achteruitgang’ zijn bij iedereen wel bekend. Niks doen is het tegenovergestelde van productief zijn en levert niets op. En dan heb ik het nog niet eens over het fast forward tijdperk waarin wij leven, met onze smartphones en sociale media. We lopen gelijk achter als we even off-line gaan.

Toch is vrije tijd, of je rust nemen, essentieel voor je gezondheid, geluksgevoel en creativiteit (niet voor niets komen de beste ideeën voort als je onder douche staat, gedachteloos uit het raam staart of bezig bent met totaal iets anders). Door altijd maar gehaast te zijn, je gedachten over werk niet los kunnen laten, of je zelfs schuldig gaan voelen als je dat wel doet, kun je je niet ontspannen. Zonde van je vrije tijd. Ooit zag ik een interview met bekend actrice. De vraag was hoe zij haar glansrijke carrière en haar 3 kinderen als single mom zo goed kon combineren. Of zij zich niet schuldig voelde als zij drukke draaidagen had en daardoor vaak van huis was. Ze antwoordde dat ze vooral in het begin heel veel last van schuldgevoelens had, omdat zij er op draaidagen niet kon zijn voor haar kinderen. En wanneer zij dan wel bij haar kinderen was voelde ze zich juist weer schuldig ten opzichte van haar werk. Zij merkte dat niemand hier gelukkiger van werd. Daarom stelde zij haar 100% regel in: Wanneer zij op haar werk was, hield ze zich voor 100% bezig met haar werk. En zodra zij thuis was hield zij zich voor 100% bezig met haar kinderen. Door die focus haalde zij veel meer rust en quality time uit beide situaties, in plaats van zich steeds maar schuldig te voelen als werkende moeder.

In veel onderzoek wordt ook bevestigd dat focus meer rust geeft, betere kwaliteit levert van wat je aan het doen bent en minder stress veroorzaakt. Het gaat erom keuzes te maken en je tijd nemen om te genieten van wat je aan het doen bent en al die verstorende gedachten van wat je nog meer zou moeten doen los te laten. Zie ook de tips van Leo Babauta van Zen Habits. Dus mijn voornemen is nu: Wanneer ik vrije tijd heb, ga ik mijn gedachtes uitschakelen over wat ik nog allemaal te doen heb en focussen op maar een ding. Ik ga ongegeneerd op de bank hangen met een boek dat nergens over gaat en ik ga er van genieten.

En wat doe jij? Laat het me weten, ik ben erg nieuwsgierig! Zijn er nog tips waar je wat aan gehad hebt of die je wilt delen?