Wil je je mappenstructuur eens opschonen maar zie je door de hoeveelheid mappen het bos niet meer? Lijkt alles belangrijk? Probeer dan eerst op papier een lege mappenstructuur uit te tekenen waar je een indeling maakt met jouw kerntaken.

Je kunt ook eerst een mindmap maken om hoofd- van submappen te onderscheiden. Vaak helpt het al zaken eens uit te tekenen.

Het menselijk brein kan ongeveer 6 tot 8 zaken in een keer overzien. Meer dan dat wordt al een uitdaging (denk maar eens aan kinderfeestjes met 12 rondrennende kindertjes, onoverzichtelijk!).

Probeer daarom ook je mappenstructuur in te delen in maximaal 8 hoofdmappen, met daarachter hooguit 8 submappen en daarachter nog maximaal 8 submappen. Tezamen heb je dan 512 mappen om al je documenten in kwijt te kunnen.

Kijk eens naar je huidige mappenstructuur of je een gemeenschappelijke deler (hoofdmap) kunt vinden waar je gelijksoortige onderwerpen in kunt slepen.

Bijvoorbeeld

10 PROJECTEN

20 FINANCIEEN

30 PERSONEEL

40 MT OVERLEGGEN

50 CC-MAP

60 PERSOONLIJK

70

Vaak worden (te) grote documenten in de mail bewaard waardoor het netwerk trager wordt. Zijn mappen al verouderd, staan documenten al op een gezamenlijke schijf of weet je bij wie je ze terug kunt vinden? In dat geval kun je ze weggooien.

Een laatste tip:

Mocht je echt een enorme hoeveelheid mappen hebben, ga dan niet werken met terugwerkende kracht maar schaar ze onder ‘ARCHIEF’. Maak een nieuwe lege structuur en begin die te vullen vanaf nu. Mappen waarvan je denkt dat die daar toch in horen kun je altijd later nog toevoegen.

Hulp nodig? Mail mij gerust.

Uit divers onderzoek blijkt dat in onze 24-uurs economie mensen ook in hun vrije tijd door blijven malen over hun werk. Zij kunnen hun gedachten niet 100% los maken van hun werk met als gevolg dat zij ook niet maximaal kunnen genieten van hun vrije tijd. Bij het lezen van dit artikel kreeg ik toch een onbehaaglijk gevoel van herkenning (LEES MEER). De meivakantie is net achter de rug en ondanks dat ik me had voorgenomen niets werkgerelateerds te doen kreeg ik daar een heel onrustig gevoel van. Als ik niks doe qua werk, heb ik ook niet het gevoel het ‘verdiend’ te hebben om op de bank te hangen met een boek. En ook al heb ik m’n werk af, dan moet ik toch minstens de wasmachine laten draaien, gestofzuigd en opgeruimd hebben voor ik neer kan ploffen zonder me schuldig te voelen over dat niks doen.

Waar komt dat schuldgevoel vandaan? Van waar de drang altijd maar nuttig bezig te moeten zijn? Precies die 24-uurs economie. Soms heb ik het gevoel dat wij allemaal kleine, individuele 24-uurs economieën zijn. Teksten als ‘Ledigheid is des duivels oorkussen’ wat zo iets betekent als ‘Van lui zijn kan niets goeds komen’, of ‘Tijd is geld’ en ‘Stilstand is achteruitgang’ zijn bij iedereen wel bekend. Niks doen is het tegenovergestelde van productief zijn en levert niets op. En dan heb ik het nog niet eens over het fast forward tijdperk waarin wij leven, met onze smartphones en sociale media. We lopen gelijk achter als we even off-line gaan.

Toch is vrije tijd, of je rust nemen, essentieel voor je gezondheid, geluksgevoel en creativiteit (niet voor niets komen de beste ideeën voort als je onder douche staat, gedachteloos uit het raam staart of bezig bent met totaal iets anders). Door altijd maar gehaast te zijn, je gedachten over werk niet los kunnen laten, of je zelfs schuldig gaan voelen als je dat wel doet, kun je je niet ontspannen. Zonde van je vrije tijd. Ooit zag ik een interview met bekend actrice. De vraag was hoe zij haar glansrijke carrière en haar 3 kinderen als single mom zo goed kon combineren. Of zij zich niet schuldig voelde als zij drukke draaidagen had en daardoor vaak van huis was. Ze antwoordde dat ze vooral in het begin heel veel last van schuldgevoelens had, omdat zij er op draaidagen niet kon zijn voor haar kinderen. En wanneer zij dan wel bij haar kinderen was voelde ze zich juist weer schuldig ten opzichte van haar werk. Zij merkte dat niemand hier gelukkiger van werd. Daarom stelde zij haar 100% regel in: Wanneer zij op haar werk was, hield ze zich voor 100% bezig met haar werk. En zodra zij thuis was hield zij zich voor 100% bezig met haar kinderen. Door die focus haalde zij veel meer rust en quality time uit beide situaties, in plaats van zich steeds maar schuldig te voelen als werkende moeder.

In veel onderzoek wordt ook bevestigd dat focus meer rust geeft, betere kwaliteit levert van wat je aan het doen bent en minder stress veroorzaakt. Het gaat erom keuzes te maken en je tijd nemen om te genieten van wat je aan het doen bent en al die verstorende gedachten van wat je nog meer zou moeten doen los te laten. Zie ook de tips van Leo Babauta van Zen Habits. Dus mijn voornemen is nu: Wanneer ik vrije tijd heb, ga ik mijn gedachtes uitschakelen over wat ik nog allemaal te doen heb en focussen op maar een ding. Ik ga ongegeneerd op de bank hangen met een boek dat nergens over gaat en ik ga er van genieten.

En wat doe jij? Laat het me weten, ik ben erg nieuwsgierig! Zijn er nog tips waar je wat aan gehad hebt of die je wilt delen?