Maandelijks archief: juni 2015

Concentratie verhogen? Begin bij jezelf!

De grootste saboteur van je concentratie ben je meestal zelf. Vaak wordt de oorzaak van niet geconcentreerd kunnen werken buiten de persoon zelf gelegd. Binnenlopende collega’s, bellende collega’s, vragen die je te pas en te onpas moet beantwoorden, om er maar een paar te noemen. Vaak kun je hier zelf al wat aan doen door je af te zonderen, wat ook al moeilijk genoeg blijkt te zijn in de praktijk. Wist je dat je zelf voor 70% van de interrupties zorgt? Dus ook al zit je in het gunstigste geval alleen en komt niemand je storen, dan nog ben snel je afgeleid… door jezelf! Hoe je daar wat aan kunt doen? Hieronder een paar tips:

 

1. Leeg je hoofd in een takenlijst.  

Een mens heeft gemiddeld ongeveer 40.000 gedachten per dag. Dit kunnen allerlei soorten gedachten zijn. Van gedachten over grootse plannen om van baan te veranderen of dat pak melk dat je niet moet vergeten te halen. Dit houdt in, nog steeds geen rust in je hoofd! Oppoppende gedachten kosten energie. Bovendien komen ze bovendrijven op momenten dat je ze helemaal niet nodig hebt. Leeg je hoofd dus in een takenlijstje voor de dingen die je niet mag vergeten. Zo houd je meer ruimte over voor de dingen die er echt toe doen.

2. Laat je niet verleiden op internet. 

Het is heel verleidelijk wanneer je terwijl je iets opzoekt voor jezelf, een niet ter zake doende aanbieding of boeiend artikel op internet toch gaat lezen. Voor je het weet is er een half uur voorbij waarin je bezig bent met andere dingen dan je van plan was. Hiervoor geldt discipline, discipline, discipline! Schrijf desnoods op een briefje met rode hoofdletters de naam van de taak die af moet, en hou die in beeld. Zo help je jezelf weer tot de orde te roepen en met één taak bezig te blijven.

3. Houdt rekening met je concentratieboog. 

De meeste mensen hebben een concentratieboog van ongeveer 45 minuten. Daarna werk je misschien wel door, maar gaat het in verhouding weinig extra’s opleveren. Daarom is het verstandig na iedere 3 kwartier een korte pauze in te lassen. In deze pauze is het niet de bedoeling dat je achter je beeldscherm blijft zitten om bijvoorbeeld spelletje te spelen op je telefoon. Daarmee krijgt je brein namelijk nog steeds geen rust omdat nieuwe prikkels dan maar binnen blijven komen. Ook al klinkt het duf, even dagdromend uit het raam staren met een kop koffie is dan veel rustgevender.

4. Slaap voldoende. 

Mensen hebben vaak de neiging maar door te gaan als het druk wordt. Voldoende slapen is dan al gauw het eerste dat er bij in schiet. We zijn geneigd maar even door te werken om toch nog iets af te krijgen. Vaak zijn we ons er niet van bewust dat dit onze productiviteit juist omlaag haalt. Ook hier gaat de wet van de verminderde meeropbrengst op. Je bent eigenlijk te moe om nog goed te presteren, je maakt fouten zonder dat je het doorhebt en je werkt ook trager dan wanneer je goed uitgerust bent. Ga dus op tijd naar bed! Of doe een powernap.

Pas eens een van deze 4 tips toe om je concentratie te verhogen. Ik hoor graag wat het je gebracht heeft!

Efficienter werken in de buitendienst

Als buitendienstmedewerker kun je je eigen tijd goed indelen. Zo kun je je kinderen bijvoorbeeld zelf naar school brengen of ophalen, je kunt afspraken plannen buiten de files en je kunt je administratie doen in de auto. De voordelen lijken legio. Maar is het zo rooskleurig als hier wordt voorgespiegeld? Wanneer je bijvoorbeeld minimaal vijf verplichte klantbezoeken per dag moet afleggen wordt het al gauw lastig pas na de files te beginnen. Zeker als je ook nog wat aan je avond wilt hebben. Trouwens, hoezo avond? Die avond wordt al gauw besteed aan het bijwerken van de administratie waar overdag geen tijd voor was. Bovendien, alle keren dat je verplicht naar kantoor moet voor een overleg ‘kost’ het geld, want ieder uur dat je niet op weg naar of bij de klant besteedt is verloren. En hoe ga je om met al die telefoontjes die de hele dag maar binnen komen? Hoe kun je in de buitendienst nou je dag zo efficiënt mogelijk inplannen? Hieronder volgen wat tips:

Maak een vaste dagindeling.

Ben je een ochtendmens of een avondmens? Kijk op welke momenten je bijvoorbeeld het beste acquisitie kunt doen, het beste klantenbezoeken kunt afleggen of het beste aan een offerte kunt werken. Ben je bijvoorbeeld ’ s ochtends op z’n scherpst met cijfers? Maak die complexe prijsberekening dan in de ochtend en ga na de files op pad. Plan dit in je agenda en werk in tijdsblokken van ongeveer 45 minuten. Bij de meeste mensen verslapt de aandacht na ongeveer 45 minuten geconcentreerd te hebben gewerkt. Neem even een bak  koffie en ga weer verder.

Bereid je klantgesprekken goed voor.

Een goede voorbereiding is immers het halve werk. Bepaal voor jezelf het doel van het gesprek en stuur daar op. Schrijf de gespreksonderwerpen op voor je begint. Daardoor blijf je gericht op wat je wilt bereiken en ben je minder geneigd om te lang over niet ter zake doende onderwerpen te kletsen. Zeg van tevoren hoeveel tijd je hebt en waar jullie het over gaan hebben. Houd je daaraan. Blijf dus niet plakken.

Reserveer na ieder gesprek 10 à 15 minuten voor jezelf.

Geen administratie ’s avonds? Leer jezelf aan je administratie onderweg te doen. Dit kan natuurlijk alleen mits je daar de middelen voor hebt en voldoende ruimte hebt gepland tussen je afspraken door. Plan bijvoorbeeld na ieder gesprek 10 à 15 minuten tijd om een en ander voor jezelf op een rijtje te zetten. Wat zijn de vervolgacties? Wanneer ga je die doen? Wie moet je daarvoor spreken? Direct na het gesprek zit alles wat besproken is nog vers in je geheugen. Zeker als je meerdere gesprekken hebt per dag kan er op het eind een soort ‘blur’ ontstaan. Wie heeft nou ook al weer wat gezegd? In het geval je niet de middelen hebt dit gelijk in te voeren in een digitaal systeem, noteer dan in ieder geval tijdens of vlak na het gesprek alvast de belangrijkste zaken op papier. Op het moment dat je tijd hebt er iets mee te doen gaat het een stuk sneller. Bijkomend voordeel, je houdt je hoofd op die manier ‘leeg’. Je hoeft geen dingen te onthouden die je al hebt opgeschreven. Dat geeft rust en is een stuk minder vermoeiend dan wanneer je alles moet in je hoofd moet bewaren.

Binnenkomende telefoontjes.

En wat de telefoontjes betreft, wanneer je in gesprek bent bij de klant staat je telefoon natuurlijk uit. Het liefst ook als je aan het autorijden bent. Vraag in je voicemail niet alleen het telefoonnummer van de beller, maar ook het tijdstip waarop hij of zij het beste teruggebeld kan worden. Zo voorkom je dat je zelf weer allerlei voicemails in gaat spreken, wat weer tijd bespaart. Probeer zelf alle telefoontjes te bundelen. Dus zo veel mogelijk op een bepaald tijdstip afhandelen. Zo werk je met meer focus op een bepaalde taak. Dat is rustiger voor je hoofd en levert meer energie.

Bovenstaand is maar een greep uit de vele effiencytips die wij bieden. Meer weten? Ik zie je mail graag tegemoet!