Maandelijks archief: september 2015

4 Tips om achterstallige mail weg te werken

Overvolle inboxen hebben een stressverhogende factor. Vaak zien mensen er al tegen op om ’s ochtends hun mail te openen, omdat ze dan overstelpt worden met nog 50 mailtjes erbij. Vaak wordt op de avond ervoor al de inbox gecheckt met smartphone of tablet om enigszins voorbereid te zijn op wat er de volgende dag gaat komen. Om die nieuwe stroom met mail maar vast voor te zijn. Maar wat te doen met al die reeds gelezen mailtjes die nog in de inbox staan? Hoeveel (vergeten) taken staan er eigenlijk nog op je te wachten? Heb je ook het gevoel steeds maar achter de feiten aan te lopen, simpelweg omdat je niet toekomt aan het lezen van je mail? Heb je inmiddels achterstanden opgebouwd waar je moedeloos van wordt? Goed nieuws. Er is wat aan te doen! En zo moeilijk is het niet.

 

Tip 1: Zorg voor een lege inbox

Het liefst zou je misschien je hele inbox deleten en met een schone lei beginnen, maar dat is wat rigoureus. Toch kun je in je inbox een map aanmaken bestemd voor mail vanaf drie weken terug, genaamd: `Mail tot 1 september 2015’. Hier kun je alvast alle mail onder scharen van voor die datum. Wat overblijft is de mail vanaf 3 weken geleden tot nu, en dat lucht alvast op. Het zal je verbazen hoe weinig vragen er nog naar voren komen uit die map van voor 1 september 2015. Weet je niet precies hoe je nieuwe mappen moet maken? Klik dan op deze link.

 

Tip 2: Mappenstructuur van 8 x 8 x 8

Je brein kan in een oogopslag ongeveer 6 tot 8 dingen tegelijk verwerken. Zorg daarom voor een mappenstructuur in je inbox, waarbij je niet eindeloos van boven naar onder en weer terug hoeft te scrollen. Dit kost tijd en is onoverzichtelijk. Probeer maar eens een mappenstructuur te maken in de vorm van 8 hoofdmappen, op basis van onderwerp, verantwoordelijkheden en hoofdtaken. Iedere hoofdmap mag weer 8 submappen hebben waarin je verder kunt uitsplitsen naar taken en verantwoordelijkheden die daar bij horen. Als je per submap nog 8 submappen maakt heb je bij elkaar al 512 mappen, waarschijnlijk genoeg om je mail in kwijt te kunnen.

 

Tip 3: Map voor CC-mail

CC-mail is niet alleen aan jou gericht en er zit niet direct een actie in die door jou uitgevoerd moet worden. Als iemand iets van je verwacht dan mailt hij of zij alleen jou of word je wel gebeld. Daarom kun je een regel aanmaken om CC-mail automatisch door te verwijzen naar een aparte CC-map in je mail, zodat je die mail kunt lezen op een tijdstip dat je daar zelf voor gepland hebt. Reserveer dan wel een vast tijdstip in je agenda zodat je die CC-map niet vergeet te lezen. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, 12 uur, lees CC-mail.

 

Tip 4: Sorteer op onderwerp en datum

En gooi weg! Wanneer je op onderwerp sorteert zie je al snel de e-mails die niet meer actueel of relevant zijn. Of er is een hele string van mails over en weer die je kunt overslaan. Die kun je alvast weggooien. Als je je mail op datum sorteert begin dan met de recentste datum eerst. Dit omdat er al van alles opgelost kan zijn vanaf de datum van het originele mailtje.

Bovenstaande tips zijn niet moeilijk om te doen. Het kan echter wel lastig zijn je ertoe te zetten. Overigens wordt een en ander na het uitvoeren van tip 1 al een stuk overzichtelijker. En Tip 1 duurt ongeveer 5 minuten. Dat moet extra motivatie geven hier gelijk aan te beginnen. Succes!

Blog voor vrouwen, leer ‘nee’ zeggen als een vent

Als efficiency trainer komen zaken als ‘nee’ zeggen herhaaldelijk aan de orde. Meestal blijken vooral vrouwen daar moeite mee hebben. Zij voelen zich schuldig wanneer ze iemand teleur moeten stellen. Ze zijn eerder geneigd zich in allerlei bochten te wringen om toch maar iets voor elkaar te krijgen. En dat, terwijl ze daar helemaal geen tijd voor hebben. Hierdoor komt hun eigen werk vaak op de laatste plaats, wat weer stress oplevert met alle gevolgen van dien. ‘’Nee’ zeggen. Mannen kunnen dat veel beter!’ wordt vaak verzucht. Mannen lijken namelijk nergens last van te hebben wanneer ze iemand nul op rekest moeten geven. Mannen denken daar überhaupt niet over na. Niks geen schuldgevoelens, niks geen gedachtes over of je iets wel kunt maken ja of nee. Is dat geen heerlijkheid? En wat levert aardig gevonden willen worden op de werkvloer nou eigenlijk op voor vrouwen? Juist! Dat ze door mannen niet serieus worden genomen, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. Dat is alvast 1 reden om de volgende keer ‘nee’ te zeggen. Met ‘nee’ zeggen word je als vrouw dus eerder serieus genomen op de werkvloer. Waarom blijft het voor veel vrouwen dan zo lastig?

 

Evolutie?

Aardig gevonden willen worden is veel meer een vrouwen- dan een mannen-‘ding’. Vrouwen vragen zichzelf af of ze nog wel aardig gevonden zullen worden als ze ‘nee’  zeggen. Heeft dit te maken met overlevingsstrategieën uit de oertijd? Toen mannen nog gingen jagen en vrouwen aangewezen waren op elkaar, voedsel verzamelend om te overleven? Ja, blijkbaar zitten die strategieën zo ingebakken dat aardig gevonden willen worden een soort automatisme is. We zijn dan wel geen holbewoners meer, veel van ons gedrag wordt nog bepaald door onze oerinstincten. De hersenen van vrouwen zijn ingesteld op koesteren, voeden en zorgen voor andere mensen in de omgeving. Mannen hebben een heel ander soort taakomschrijving. Mannen waren jagers, beschermers, kostwinner en probleemoplossers. Als het doel louter overleven is, wordt het een stuk eenvoudiger om ‘nee’  te zeggen. (Dames, misschien is het tijd je eigen werk ook maar zo te beschouwen). Wat dit betreft lijkt het logisch dat mannen een stuk makkelijker ‘nee’  kunnen zeggen. Ze hebben sinds de oertijd al kunnen oefenen.

 

Kwestie van hormonen?

In een artikel van de NRC blijkt dat mannen in stressvolle situaties eerder voor zichzelf kiezen dan vrouwen. Wanneer vrouwen onder druk staan tonen zij nog steeds meer empathie dan mannen. Volgens dit onderzoek is er waarschijnlijk een biologische verklaring voor. Tijdens het onderzoek werd namelijk een hogere concentratie aan oxytocine geproduceerd bij vrouwen dan bij mannen. Oxytocine, ook wel het ‘knuffelhormoon’ genoemd, is van invloed bij het verbinden van gevoelens van plezier met sociale contacten. Het  maakt de toenadering tussen twee mensen makkelijker en verhoogt het vertrouwen in de ander. Dit zorgt ervoor dat onder stress vrouwen eerder kiezen voor het bewaren van de harmonie dan aan het eigen belang te denken.

 

Tip 1: Stop met aardig gevonden willen worden!

Ga eens bij jezelf te rade, vinden collega’s je echt niet meer aardig als je je eigen werk voor laat gaan en daarom ‘nee’ zegt? Grote kans van niet. ‘Nee’  zeggen levert op de lange termijn ook respect van anderen op. Het geeft aan dat je keuzes maakt en zelf bepaalt wat je wel en niet wilt doen. Immers, als je zelf niet je eigen grenzen stelt en respecteert, waarom zou een ander dat dan wel doen?

 

Tip 2: Eigen werk eerst!

Wanneer je als vrouw weer geneigd bent ‘ja’ te zeggen, wacht dan 10 seconden! Bedenk bij jezelf of je dit echt wilt en hoeveel extra werk het je gaat kosten als je ‘ja’ zegt. Wist je dat mensen geneigd zijn 6 keer meer prioriteit toe te kennen aan het werk van een ander dan aan hun eigen werk? Iedere keer als er iemand aan je bureau staat te trappelen en jouw hulp vraagt voor een klus die niet direct tot jouw taken behoort, vraag jezelf dan af: Wat is nou belangrijker? Mijn eigen werk? Of dat van die ander? Dat maakt ‘nee’ zeggen een stuk makkelijker.

Reacties die je wilt delen? Ik zie ze graag tegemoet op info@sihbedrijfspsychologie.nl.