Heldere communicatie begint bij jezelf
Duidelijk en respectvol uitwisselen van gedachten en gevoelens, waarbij je luistert naar de andere en zorgt voor wederzijds begrip klinkt misschien logisch. Maar hoe vaak doe je dat echt? Communicatie op de werkvloer kan soms frustrerend zijn. Misschien herken je een van deze situaties?
- Een collega reageert geïrriteerd op je feedback, terwijl je alleen maar wilt helpen.
- Je hebt wekenlang gewerkt aan een rapport, maar tijdens de meeting blijkt dat niemand het heeft gelezen.
- Collega’s reageren vaak verkeerd op jouw e-mails of ideeën in meetings.
Dit leidt tot frustratie en onbegrip. Maar vraag je jezelf ook wel eens af of je je boodschap wel helder over hebt gebracht? Wanneer is communicatie helder en hoe doe je dat? Met de 5 stappen hieronder kom je beslist een heel eind!
1. Zelfreflectie: De basis voor betere communicatie
Goede communicatie begint met zelfreflectie. Als je doelgericht en vanuit je hart wilt spreken, moet je eerst nadenken over wat je wilt zeggen. Vaak gooien we er van alles uit voordat we echt hebben nagedacht, en dat kan leiden tot misverstanden, verwarring en zelfs beschadigde relaties. Daarom is het belangrijk om een moment te nemen en eerst bij jezelf na te gaan wat er speelt. Door vertraging in te bouwen, kun je effectiever communiceren en frustraties voorkomen.
2. Wat speelt er écht?
Neem de tijd om naar binnen te kijken en jezelf af te vragen:
- Welke aannames maak ik?
- Welke waarden en overtuigingen zijn hier van toepassing?
- Wat wil en heb ik nodig in deze situatie?
Het is niet egoïstisch om te bedenken wat je nodig hebt en wilt. Integendeel, het helpt je om helder te communiceren en je behoeften kenbaar te maken.
3. Van observatie naar betekenisgeving
Start met observeren:
“Wat ervaar ik op dit moment?” Gebruik je zintuigen om dit te onderzoeken:
- Wat hoor ik?
- Wat zie ik?
- Wat voel ik?
- Wat vertelt mijn intuïtie me?
Door je bewust te zijn van wat je daadwerkelijk waarneemt, voorkom je dat je direct aannames doet over de intenties van anderen.
4. Afstemmen op gevoelens en behoeften
Gevoelens zijn signalen van ons lichaam die aangeven wat er speelt. Ze zijn niet goed of fout – ze horen er gewoon bij. In plaats van te zeggen: “Ik heb het gevoel dat je niet naar me luistert,” kun je bijvoorbeeld zeggen: “Als je me niet aankijkt terwijl ik praat, lijkt het alsof je niet luistert en dat vind ik vervelend.” Gevoelens geven waardevolle informatie over onze behoeften en of die vervuld worden.
Vraag jezelf af:
- “Wat wil ik in deze situatie?”
- “Wat is hier belangrijk voor mij, en waarom?”
Door dit te doen, krijg je meer inzicht in wat je belangrijk vindt en hoe dat je manier van communiceren beïnvloedt.
5. Van inzicht naar actie
Dit is het moment om grenzen te stellen en duidelijk te communiceren:
- Wat is OK en wat niet?
- Wat ben ik wel en niet bereid te doen?
Als je daar duidelijkheid over hebt is dit is ook het moment om verandering te bespreken.. Een effectieve manier om dit te doen zonder weerstand op te roepen, is door je observatie en behoefte te koppelen aan een concrete vraag. Zeg bijvoorbeeld:
“Toen mijn analyse niet werd besproken in de meeting, voelde ik me gefrustreerd. Het gaf me het gevoel dat mijn werk niet wordt gewaardeerd en dat ik er alleen voor sta. Ik heb behoefte aan een samenwerking waar iedereen bijdraagt. Zijn jullie bereid om voortaan ingeleverde input vooraf door te nemen?”
Of: “Wanneer ik steeds achter informatie aan moet jagen om mijn werk te doen, raak ik gefrustreerd. Ik wil graag efficiënter werken. Kunnen we vaste momenten inplannen om belangrijke updates te delen?”
Zinnen beginnen met “Zou je bereid zijn…” kunnen de kans op een positieve reactie vergroten en zorgen ervoor dat je behoeften gehoord worden.
Samengevat
Onduidelijke communicatie leidt vaak tot misverstanden, onuitgesproken behoeften en aannames. Door bewust stil te staan bij wat je waarneemt, voelt en nodig hebt, kun je op een constructieve manier communiceren. Zelfreflectie is hierbij een belangrijke eerste stap naar effectieve communicatie en kan frustratie omzetten in positieve verandering.
Loop jij hier tegenaan en kun je coaching gebruiken op het gebied van helder communiceren? Mail mij direct info@sihbedrijfspsychologie.nl of vul het contactformulier in. Ik help je graag verder.
Of beter nog, doe mee aan onze 2-daagse booster Persoonlijk Leiderschap.
