Gewoon doen!

Het nieuwe jaar is nog maar net begonnen en mensen barsten weer van de goede voornemens. Vaak hadden zij die goede voornemens vorig jaar en de jaren daarvoor ook al, maar kwam daar weinig van terecht. Het mooie van goede voornemens is gelukkig wel, dat je ze op ieder moment van welke dag dan ook kunt beginnen. Je moet ze alleen wel volhouden. Nu is het inderdaad best lastig te stoppen met roken of een dieet vol te houden, maar het voornemen efficiënter te werken en tijd besparen is in vergelijking daarmee echt makkelijk uitvoerbaar! Dit komt omdat met een paar simpele veranderingen al direct resultaat te merken is. Wist je bijvoorbeeld dat een half uur tijd per dag besparen, op basis van een 40-urige werkweek, al 3 weken tijdwinst per jaar oplevert? In dit blog geef ik drie tips om tijd en moeite te besparen. Kies er een, en hou dit een maand vol. Zeker weten dat dit tijd en energie op gaat leveren!

1. Stel niet uit!

Doe dingen meteen en schuif vervelende klussen niet steeds verder voor je uit! Doe het gewoon eens nu! Direct! Dan ben je er vanaf en dat geeft je weer een energie-boost. Vaak is men geneigd om alvorens aan een grote klus te beginnen, allemaal kleine dingetjes te gaan doen zoals bijvoorbeeld veel mailtjes te beantwoorden om het gevoel te hebben toch met iets nuttigs bezig te zijn. Dit is gewoon jezelf voor de gek houden. Het echte werk blijft immers liggen. Dat vreet energie, dat kost ruimte in je hoofd, want ondertussen blijft die belangrijke klus gewoon op je wachten, geen ontkomen aan.

2. Doe dingen 1 keer

Wist je dat mensen eenzelfde mailtje gemiddeld 4 tot 6 keer lezen, voor ze er wat mee gaan doen? Denk eens in hoeveel tijd je hier mee kwijt bent! Ben je een stapel post of e-mail aan het wegwerken, beslis dan gelijk wat je er mee gaat doen. Voorkom het vallen in herhaling! Handel het gelijk af als je het binnen 3 minuten gedaan kunt hebben. Als iets langer duurt, plan het in je agenda in. Is een e-mail niet voor jou bestemd, gooi hem weg of stuur hem door. Makkelijke beslissingen, direct resultaat.

3. Stop met multitasken

Multitasken beïnvloedt je werk op een negatieve manier. Focussen op meerdere taken tegelijk haalt je productiviteit met 40% omlaag! Bovendien maak je veel meer fouten in je werk en daarbij ervaar je een veel groter gevoel van stress, omdat meerdere taken niet af zijn. Je hebt veel minder overzicht. Wist je dat je IQ 10 tot 15 punten omlaag gaat als je aan het multitasken bent? Het roken van een joint heeft ongeveer evenveel effect!

Met ieder van bovengenoemde punten valt zeker een half uur tijdwinst per dag te behalen. Kies er eentje uit en hou dat een maand vol. Daarna pak je een andere en voor de lente begint heb je meer tijd, minder stress en veel meer het gevoel dat je alles onder controle hebt. Kun je in al die extra tijd je bezighouden met andere goede voornemens, afvallen, meer sporten, stoppen met roken, je weet wel, de voornemens die veel moeilijker vol te houden zijn. Succes!

Tijd winnen, hoe doe je dat?

Gaandeweg hun loopbaan hebben de meeste mensen bepaalde werkgewoontes ontwikkeld die in sommige gevallen zeer efficiënt blijken zijn, maar in andere gevallen ook voor verbetering vatbaar. Wanneer je het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen, niet goed georganiseerd aan het werk bent en geleefd wordt door de waan van de dag,  volgen hieronder wellicht wat handige tips die wat  meer structuur in je dag aan kunnen brengen.

 

  • Begin je dag met een belangrijke taak

Oftewel, begin je dag niet met je mail (tenzij dat je core business is). Wanneer het enigszins in te plannen valt, begin je dag eerst met een uur te werken aan jouw prioriteit nummer 1. Wanneer je namelijk als eerste met je mail begint, ga je bijna altijd over tot het afhandelen van ‘belangrijke’ mailtjes en begin je  je dag op reactieve wijze, in plaats van proactief je eigen planning te volgen. Aan het eind van de dag ben je dan vooral bezig geweest met de vragen van anderen, terwijl je eigen werk blijft liggen.

Bijkomend nadeel van je dag beginnen met de mail, is dat de mail die je gelezen hebt blijft ‘na-ijlen’. In je hoofd ben je toch al bezig je mail te beantwoorden, terwijl je eigenlijk 100% focus moet hebben op die belangrijke taak. Daarbij komt: Een uur ongestoord werken geeft 50% meer output! Een taak afmaken geeft energie, vooral als het je lukt een vervelende klus af te ronden. Als dit al lukt aan het begin van je dag, dan kan je dag toch al niet meer stuk?!

  • Geen afleiding

Dit is al ingewikkeld genoeg wanneer je bijvoorbeeld werkt op een kantoortuin. Wellicht dat oordopjes met rustige achtergrondmuziek je kunnen helpen om je af te sluiten voor het geluid om je heen. Het is mentaal gezien namelijk heel vermoeiend om prikkels van buitenaf buiten te sluiten. Ook al doe je niet daadwerkelijk mee aan de gesprekken om je heen, het kost energie om ze weg te filteren. Daarom zou thuiswerken natuurlijk een mooie oplossing zijn, maar dat is niet bij alle organisaties of functies mogelijk. Afspraken maken met elkaar over wie een uur lang de telefoon aanneemt zodat de anderen door kunnen werken zou ook een oplossing kunnen zijn. Of als het in te plannen valt, extra vroeg beginnen. Zo ben je de files voor en is het meestal nog rustig op kantoor.

  • Maak dingen af

Kleine klussen die onafgemaakt blijven liggen geven geen goed gevoel. Maak het in een keer af! Het blijft zeuren in je hoofd als zaken onafgerond blijven liggen en je mist steeds kleine energie boosts. Ook het steeds weer moeten verdiepen in iets waar je mee bezig was kost onnodig veel tijd. Dus, mouwen opstropen en afmaken waar je mee bezig was. Ja, dat vergt de nodige discipline, maar het levert je meer op dan dat het je kost.

Ik zou zeggen, begin met slechts een van de bovenstaande tips en probeer daar een nieuwe gewoonte van de maken. Het duurt ongeveer 4 weken om een nieuwe gewoonte aan te leren. Hou in je achterhoofd dat je met deze tips minstens een half uur per dag gaat besparen. Dat is op jaarbasis al 3 weken!

Kritische blik op eigen werkgewoonten

Gewoonten zijn moeilijk te veranderen, niet alleen omdat ze na lange tijd zo ingesleten zijn, maar ook omdat ze zo moeilijk te ontdekken zijn. Je denkt niet meer na bij wat je doet. Kijk maar eens hoe je ooit hebt leren fietsen, autorijden, schaatsen, ik noem maar wat. Allemaal vaardigheden waar je nu niet meer bewust mee bezig bent. Eigenlijk is het niet anders op de werkvloer. Op een gegeven moment bouw je een soort routine op in je werkzaamheden. Je hoeft niet meer na te denken bij de dingen die je doet. En dat is precies het moment waar een frisse blik hard nodig kan zijn. Als voorbeeld vertel ik eerst het verhaal van de natte aap.

In een kooi met vijf apen wordt een banaan opgehangen en daaronder wordt een trap neergezet. De apen willen natuurlijk die banaan hebben, maar zodra een van de apen de trap wil beklimmen om de banaan te pakken, worden alle apen natgespoten. Dat vinden ze niet leuk. En als het daarna nog een keer gebeurt, beginnen ze een verband te leggen. Banaan -> natgespoten worden -> niet leuk. Ze kijken dus wel uit om die banaan te gaan pakken. Ze hebben immers geen zin in nog een nat pak. Vervolgens wordt een aap vervangen een nieuwe aap die nergens wat van weet. Deze nieuwe aap ziet de banaan, wil die gaan pakken, maar zodra hij de ladder oploopt wordt hij gelijk door de vier resterende ‘oude’ apen zo hardhandig aangepakt, dat hij het niet meer in zijn hoofd haalt die banaan te pakken. Deze nieuwe aap leert dus gelijk dat de banaan off limits is, omdat hij anders afgetuigd wordt door de anderen. Vervolgens wordt er weer een ‘oude’ aap door een ‘nieuwe’ vervangen, net zo lang totdat er alle ‘oude’ apen vervangen zijn. Wanneer er dan weer een nieuwe aap bij komt die de banaan wil pakken, wordt hij geslagen door apen die het ‘natspuiten-omdat-je-een-poot-op-de-trap-zette’ nog nooit aan den lijve hebben ondervonden. Ondanks dat de echte ervaring ontbreekt, zal geen van de apen de banaan nog pakken.

Dit is een mooie metafoor voor wat er in veel bedrijven gebeurt. Op de vraag: “Waarom doe jullie dat zo?” wordt dan steevast geantwoord: “Dat doen we hier altijd al zo”. Werkgewoonten, je weet vaak niet meer waarom je de dingen doet op de manier waarop je ze doet. Zijn ze aangeleerd door een andere collega? Soms wordt bij nieuwkomers binnen een bedrijf letterlijk gezegd: “Vergeet alles maar wat je op school hebt geleerd, hier doen we alles anders.” Of was er juist niemand om je in te werken en bleek dit voor jou de handigste manier om iets te doen?

Kijk daarom eens kritisch naar jezelf. Waarom doe je de dingen die je doet? Kunnen ze beter? Kunnen ze anders? Sta eens stil bij iedere stap die je zet, probeer je werk maar eens uit te leggen aan een leek, een nieuweling.. Wanneer je door de ogen van een ander kijkt, vallen dingen weer op. Zodra je je werkgewoonten boven water hebt, kun je ze ook eens veranderen. In dit blog de oproep om jezelf weer eens onder de loep te nemen. Volgende keer ook wat richtlijnen over hoe je wat succesvoller of efficiënter te werk kunt gaan.

 

Kan Multitasken je hersens beschadigen?

Multitasken bestaat niet

Inmiddels wordt meer en meer bekend dat multitasken niet bestaat. Wat we doen is niet multitasken, maar switchtasken, dus snel switchen van de ene naar de andere taak. Feit is dat wanneer je heen en weer switcht tussen twee taken, je uiteindelijk meer tijd kwijt bent dan wanneer je de twee taken afzonderlijk na elkaar zou uitvoeren. Hierover zijn diverse onderzoeken gedaan, onder andere bij de Universiteit van Stanford. Uit verder onderzoek blijkt ook, dat er meerdere nadelen zitten aan switchtasken. Zo ben je eerder geneigd fouten te maken, er langer over te doen, en het levert ook nog eens een gevoel van stress. Dat men er oppervlakkiger en onpersoonlijker van wordt kun  je aan den lijve ondervinden wanneer je bijvoorbeeld een gesprek probeert te voeren met iemand die met een oog televisie zit te kijken. Daarbij wijst divers onderzoek uit dat multitasken je IQ met wel 10 tot 15 punten verlaagt. Maar dat multitasken echt hersenschade op zou leveren, die had ik nog niet gehoord. Tijd voor wat nader onderzoek.

 

Welk onderdeel van de hersenen?

Onderzoekers aan de Universiteit van Sussex vonden dat multitasken de structuur van de hersenen lijkt te veranderen. Mensen die regelmatig multitasken met telefoons, laptops, tablets etcetera, hebben minder grijze stof in een kern achter in de hersenen, in vergelijking met mensen die af en toe en met slechts met een media apparaat bezig zijn. Over welk deel van de hersenen gaat het dan? Het gaat over het deel dat de anterior singulate cortex (ACC) genoemd wordt. De ACC maakt  deel uit van een affectief network in de hersenen dat betrokken is bij de verwerking van emotionele prikkels. Het maakt constant afwegingen tussen wat goed is en wat niet, een soort continue kosten-baten analyse (lees meer). Bij een verminderde werking van de ACC zouden mensen dus minder goed in staat zijn deze afwegingen te  maken. Het betreft hier echter nog geen oorzaak en gevolg, maar er lijkt wel een relatie te bestaan tussen multitasken en deze kleinere ACC. “Hoe deze verschillen ontstaan is nog onduidelijk”, aldus wetenschapper Kep Kee Loh. “Het is mogelijk dat iemand met een kleine CCA vatbaarder is voor multitasken omdat die persoon een minder goede cognitieve controle of regulatie van zijn emoties heeft. Het is net zo goed aannemelijk dat wanneer situaties van multitasken vaker voorkomen, er structurele veranderingen optreden in de ACC-kern. Om dat verband vast te kunnen stellen, moeten mensen langere tijd worden gevolgd.”

 

Structurele verandering van ons brein

Dat sociale media ons brein structureel kan veranderen wordt ook beschreven in een blogartikel van Jan Boeckhorst, De Effecten van Sociale Media op Lichaam en Geest, erg interessant. Hij legt uit dat door de gigantische hoeveelheid informatie die beschikbaar is via het internet, er twee nieuwe ontwikkelingen zijn die van invloed zijn op de werking van het brein:

  1. Het is niet meer belangrijk om parate kennis te hebben, maar veel belangrijker hoe en waar je de informatie kunt vinden. Je verlegt dus onbewust je geheugen naar een gezamenlijk, online geheugen.
  2. Doordat we informatie aangeboden krijgen die we zonder internet nooit ontdekt hadden, krijgen we op bepaalde momenten een overaanbod aan informatie, in veel gevallen onnodige informatie, maar je hersenen moeten het wel verwerken.

Door deze ontwikkeling krijgen onze hersenen een hele andere functie. Niet zozeer meer gebaseerd op parate kennis, maar meer op het vermogen om razendsnel informatie te verwerken en te selecteren. Alles wat op dat moment niet belangrijk is vergeten we weer, want dat kunnen we later altijd weer terugvinden op het internet. Geeft stof tot nadenken, wellicht weer eens goed voor die grijze massa.

Herhaling, herhaling, herhaling..

Wie kleine kinderen heeft weet als geen ander: Eén keer zeggen is niet voldoende. Voor hen geldt: Herhaling, herhaling, herhaling, en dan nog eens herhalen tot je er zelf bij neervalt. Is dat iets wat minder wordt naarmate de leeftijd vordert? Niet echt. Voor veel volwassenen geldt de kracht van herhaling nog steeds. Meestal is het geen onwelwillendheid dat de aandacht er niet bij is, de aandacht moet alleen verdeeld worden over zo’n overvloed aan andere binnenkomende prikkels, dat een boodschap die slechts eenmaal gecommuniceerd wordt, gewoon niet landt.

Hoe zit dat eigenlijk op de werkvloer? Ook hier geldt: Eén keer iets vertellen blijft niet hangen. De boodschap gaat eigenlijk gelijk verloren in de waan van de dag. Uit onderzoek blijkt dat slechts één dag na een seminar de gemiddelde deelnemer nog slechts een schamele 13% weet te reproduceren. Dit zijn even schrikbarende als bedroevende cijfers en geeft ook stof tot nadenken voor degenen die een boodschap willen overbrengen. Waarom is het zo moeilijk iets te onthouden? Waarom beklijven dingen niet na één keer zeggen? Als je iets over wilt brengen, hoe zorg je er dan voor dat zaken blijven hangen? Het antwoord is net als vroeger, herhaling, herhaling, herhaling.

Herhaal de boodschap

Herhaal de boodschap drie maal op verschillende wijze. Kijk als voorbeeld maar eens naar het journaal. Eerst wordt aangekondigd waar het over gaat. Vervolgens komen de genoemde punten uitgebreid aan de orde. Wanneer je zelf iets wilt overbrengen, zorg dan dat je dat puntsgewijs en gestructureerd doet. Dat maakt het niet alleen makkelijker voor jezelf om te onthouden, maar ook voor degene die de boodschap ontvangt. Als laatste wordt dan weer afgesloten met een korte samenvatting van wat de belangrijkste punten waren. Deze herhaling werkt als een soort geheugensteun. Wel aan te raden is er hooguit drie te noemen, om het overzichtelijk te houden.

Van de andere kant bezien, hoe kun je er zélf voor zorgen dat je zaken beter onthoudt? Hier zijn diverse methoden voor. Je kunt altijd nog ouderwets rijtjes stampen, soms blijven die nog heel lang hangen (wie kent nog de naamvallen in het Duits? Mit, nach, von, zu, bei..). Je kunt dingen visualiseren met Visual Notes en zaken onthouden door het gebruiken van beelden en plaatjes in plaats van woorden. Maar de beste manier om dingen te onthouden schijnt te zijn: Vragen stellen. Als je bijvoorbeeld een lastig artikel leest, stel er vragen over. In ieder geval de hoe, wat, waarom, wie en wanneer vragen. Probeer zelf verbanden te leggen en wees kritisch.

Een andere leuke en wat creatievere methode is te ‘mindmappen’. Door op deze manier zaken voor jezelf op te schrijven, of liever uit te tekenen, geef je de stof vanzelf al structuur. Bovendien zorg je er door het gebruik van kleuren voor, dat er nog meer ‘verbindingen’ in je hersens ontstaan, waarmee de stof weer makkelijker teruggehaald kan worden.

Op de middelbare school was er een leraar die vertelde dat hij het juist goed vond als leerlingen spiekbriefjes maakten, alleen al door het feit dat ze dan gedwongen werden na te denken over de kern van het verhaal en dit in te perken tot een paar steekwoorden. Met het maken van dat spiekbriefje hadden ze de stof dan al zo vaak gezien dat ze het eigenlijk niet meer nodig hadden. Van hem mocht je dan ook gerust een spiekbriefje gebruiken. Als je werd betrapt, kreeg je weliswaar een één, maar een herexamen betekende dan gewoon nog meer herhaling.

Minder haasten meer genieten? Wat oudere mensen zeggen..

Je herkent ze vast wel, de dagen die bestaan uit rennen, vliegen naar en van werk, school en sportclubjes van de kinderen. Het zijn van die dagen dat je geleefd wordt en pas ’s avonds op de bank kan uitblazen, al zappend voor de televisie. Beleef je nog plezier aan dat soort dagen? Weinig. Ze vreten energie, en eigenlijk vergeet je door het strakke schema te genieten van de kleine dingen om je heen. Met enige regelmaat vraag ik mezelf af of dat ook anders kan, of ik niet vergeet te genieten omdat alles zo snel gaat. In dit gevoel word ik bevestigd als ik oudere mensen hoor zeggen dat ze meer hadden moeten genieten van het leven. Dat ze minder gehaast en meer in het moment hadden moeten leven. Genieten van de kleine dingen, hoe doe je dat? Wat zijn nou die dingen die zij anders aangepakt zouden hebben, als ze toen geweten hadden wat ze nu weten? Er is veel over te lezen. Bij deze een greep uit talloze wijze en bruikbare adviezen:

  1. Meer genieten van je gezin.

Het hebben van een gezin brengt vaak een hoop gestress en georganiseer met zich mee. Soms zo veel dat je geen tijd meer neemt er in rust van te kunnen genieten. Vaak heb je weer even een eye-opener nodig, om te kunnen genieten van de kleine dingen in het leven.

  1. Gezonder leven.

Hier zit vaak een ‘had ik maar’ component achter. Oudere mensen zouden gezien de gebreken van hun lichaam nu, vroeger meer aan onderhoud van hun lijf hebben gedaan. Gezonder eten, meer bewegen, om maar zo lang mogelijk goed ter been, zonder hulpstukken, zelfstandig te kunnen blijven.

  1. Kies een baan vanuit intrinsieke waarden, niet om het geld.

Geld is wel makkelijk, maar uiteindelijk geeft iets doen waar je hart ligt, waar je energie van krijgt, veel meer genoegdoening dan geld. Zo blijven maar weinig mensen hangen in een baan waarin ze genoeg geld verdienen, maar die hun geen uitdaging biedt. Mensen hechten een bepaald soort intrinsieke waarde aan werk. Met werk kunnen mensen bijdragen aan de maatschappij, ze tellen mee.

  1. Verspil geen tijd aan zorgen maken.

Als je je zorgen maakt over dingen waar je wat aan kunt doen, doe dat dan. Als je dingen niet kunt veranderen, hoef je je daar verder ook geen zorgen meer over te maken. Dit is een van de beste uitspraken die ik ooit ben tegengekomen.

  1. Leef je leven alsof het zomaar afgelopen kan zijn.

Klinkt misschien wat cru, maar het kan zo maar het geval zijn. Blijf niet zitten met losse eindjes, schuif geen dingen vooruit. Doe belangrijke dingen nu. Je hoort mensen wel vaker zeggen dat hun leven er heel anders uit zou zien als ze de kans kregen alles opnieuw te beleven, maar dan wel de kennis die ze nu hebben.

  1. Kies je levenspartner met de uiterste zorg.

Hoe waar is dit!! We hebben het over een levenspartner, iemand waar je oud mee wilt worden. Geen onderwerp voor overhaaste beslissingen. Neem alle tijd die je nodig hebt om iemand echt te leren kennen.

Bovenstaande is maar een greep uit wijze levenslessen van oudere mensen. Ze helpen je te relativeren en te kijken naar wat belangrijk is. Zie hieronder een paar linkjes naar interessante sites en uitspraken. De boodschap die ik er vooral uit haal is: Wees zuinig met je tijd. Besteed het aan mensen of zaken die het waard zijn. Probeer meer te genieten van het moment, het is zo voorbij.

Mocht je zelf nog leuke tips of wijsheden hebben, ik hoor ze graag!

(Lees meer tips en citaten of wat interessante onderzoeken).

 

 

Hoe je ook ad-hoc-zaken kunt plannen

Meestal probeer ik zo efficiënt mogelijk te werk te gaan maar eerlijkheidshalve werk ik zelf ook niet altijd zo gestructureerd en efficiënt als ik wel zou willen. Daarbij ben ik er van overtuigd dat er ook ruimte moet blijven voor ongestructureerde, ad-hoc-zaken. Niets is zo vermoeiend als overal controle over te willen hebben. Soms moet je dingen ook eens op hun beloop laten. Soms lossen dingen zich vanzelf op. Soms moet je ook van je plan af kunnen wijken zonder daar helemaal gefrustreerd van te raken. Want moet alles persé van A tot Z gepland worden op een dag? Geeft dat juist niet veel meer stress en frustratie als iets onverwachts door al die plannen heen walst? In hoeverre is een beetje chaos juist wel prettig? Is het niet zo dat de meeste mensen een zekere mate van structuur wel nodig hebben, maar dat er ook ruimte moet zijn voor wat prettige chaos, zodat je ook ruimte overhoudt voor wat spontaniteit of creativiteit? Er zou toch een optimale balans te vinden moeten zijn tussen spontaniteit en structuur die ten goede komt aan een prettige, creatieve manier van werken. Dus planmatig en doelgericht werken enerzijds, en zonder frustratie af kunnen wijken van het plan anderzijds. Hoe je dat doet? De oplossing is eigenlijk heel simpel.

4 Tips om met ad-hoc-zaken om te gaan:

  1. Plan ad-hoc zaken, reserveer er tijd voor in je agenda

Hou rekening met onvoorziene zaken. Meestal wordt een agenda veel te vol gepland, zonder tussenpozen ingedeeld tot de laatste minuut met eigenlijk te veel taken voor één dag. Zodra er iets fout gaat en Murphy’s law toeslaat, krijg je de lijst al niet meer af, wat zorgt voor frustratie en meer stress. Daarom is het veel handiger om een buffer in te bouwen, waarbij je dat op kunt vangen. Reserveer iedere dag een uur extra voor onverwachte dingen, voor ad-hoc-zaken. Immers, als het een gegeven is dat ongeplande zaken nou eenmaal gebeuren, waarom zou je die dan niet incalculeren voor minder stress, meer productiviteit? Natuurlijk roep je in eerste instantie dat je geen tijd hebt om 5 uur in de week te plannen voor niks doen, maar ja, onvoorziene dingen gebeuren toch wel. Waarom zou je daar niet vast tijd voor maken? En gebeurt er onverhoopt niets, geniet dan even van dit vrije moment, drink op je gemak een bakje koffie en doe iets wat je leuk vindt. Het resulteert in meer energie en minder stress dan wanneer je achter de feiten aan blijft rennen.

  1. Plan minder zaken

Zoals hierboven al even werd aangestipt, mensen willen te veel, plannen te veel en komen er vervolgens niet aan toe. Dit levert weer meer stress en frustratie, overwerk, achterstallig werk wat thuis in de avonduren moet gebeuren, etc. etc. Dit gaat allemaal ten koste van het werkplezier. Stel daarom een haalbaar doel en houd zaken behapbaar. Wees realistisch met wat je kunt doen op een dag. Je haalt meer energie en voldoening uit een kortere to-do-lijst die je af kunt vinken, dan een lange to-do-lijst waarop je alles steeds door moet schuiven.

  1. Wees realistisch over tijd

Mensen denken vaak te positief over hoeveel tijd een klusje in beslag neemt. Zo ben je snel geneigd te denken: “Dat doe ik wel even”, om er vervolgens achter te komen dat je 20 minuten aan de telefoon hebt gehangen voor een gesprek waarbij je dacht met 10 minuten klaar te zijn. Het zou al heel veel helpen als je dubbel zoveel tijd plant voor de taken die je moet doen.

  1. Wees flexibel

Je kunt niet alles voorzien. Het helpt al om dat te accepteren. Onvoorziene dingen horen erbij, laat je er niet door frustreren.

Probeer bovenstaande tips maar eens uit voor een week. Je zal zien dat je door ‘chaos’ planning juist minder ‘chaos’ zult hebben. Daarbij, een beetje chaos zorgt er ook voor dat je meer leert improviseren, dat je wat creatiever wordt en zo misschien wel tot nog betere oplossingen komt dan voorheen. Ik hoor graag wat jullie bevindingen zijn en of jullie meer tips hebben!

Waarom goed plannen het leven makkelijker maakt

Onlangs las ik het boek Stuff Dutch people like van Colleen Geske waarin wordt beschreven hoe typisch Nederlandse gewoonten en gebruiken door de ogen van buitenlanders worden gezien. Een hilarisch stukje ging over dat wij Nederlanders alles plannen. Plannen is voor ons de normaalste zaak van de wereld. Wij zijn zo gewend alles te plannen dat het ons ook verbaast dat buitenlanders dat typisch Nederlands vinden. Wij hebben altijd een (digitale) agenda bij de hand om afspraken vast te leggen, zakelijk of privé. Wij leven bij de gratie van onze agenda (en die van anderen). Dat dit ten koste gaat van onze spontaniteit (zo maar even bij iemand langs gaan is er niet meer bij) merken we eigenlijk niet eens, want iederéén hier plant zijn afspraken, liefst ruim van tevoren, dus ook een avondje met vrienden of familie. Zelfs onze vrije tijd (b.v. donderdag 21 augustus: Me time, avondje op de bank!) wordt gepland.

Het was een feest der herkenning, te lezen hoe wij om gaan met tijd. Plan ik zelf ook alles? Ja, zo veel mogelijk. Sterker nog, anderen helpen met plannen en organiseren, is voor een groot deel mijn werk. En wat levert het op? Rust! Het opschrijven van afspraken of dingen die ik nog moet doen geeft mij rust, omdat ik plan wanneer ik ze ga uitvoeren en ze voor nu uit mijn hoofd kan zetten. Natuurlijk kan mijn agenda er dan wel bomvol uit zien, maar ik weet wel waar ik aan toe ben, en dat maakt het lekker (<- ook zo’n woord dat niet uit te leggen valt in een andere taal, maar dat terzijde) overzichtelijk. Een handige tip hierbij is:

Neem de tijd om te plannen: 

Voor het plannen van taken, vooral van je werk, moet je wel even de tijd nemen. Als je plant, krijg je alles veel sneller voor elkaar. Dit komt omdat je zaken efficiënter plant, met een logischer volgorde en op jouw eigen tijd. Zo kan het handig zijn bepaalde taken te clusteren, zoals bijvoorbeeld alle telefoontjes die je moet plegen, achter elkaar te doen op een dinsdagmiddag. Of zaken waar je geconcentreerd en in stilte aan moet werken, vroeg in de ochtend te plannen, wanneer je hersens nog ‘wakker’ zijn en er nog relatief weinig collega’s op kantoor zijn. Mocht er overigens gelegenheid zijn dit soort taken ongestoord thuis te kunnen, doen heeft dat zeker de voorkeur, vooral ook omdat je dan files vermijdt en dus weer tijd wint. Plan dus ambitieus, maar wel realistisch. Wist je dat wanneer je 1 uur ongestoord werkt aan de jouw voorgenomen taak, je ook 50% meer produceert dan normaal gesproken?

10 Voordelen van plannen van je werk: 

  1. Met stip op 1: Minder stress, minder gejaagdheid;
  2. Het geeft overzicht, je weet wat je te doen hebt;
  3. Rust, want als zaken in je agenda staan kun je ze ook niet meer vergeten;
  4. Controle, (of tenminste) het gevoel dat je alles onder controle hebt;
  5. Kwaliteit, want je werkt zorgvuldiger en efficiënter, minder gehaast;
  6. Het geeft inzicht in je werk. Wat duurt hoe lang? Welke taken komen steeds terug?
  7. Het geeft meer tijd, mits je je aan je planning houdt natuurlijk;
  8. Een tevredener gevoel, omdat je het geplande werk af krijgt;
  9. Meer energie, want je besteedt geen tijd aan nutteloze zaken;
  10. Het werkt ook prettig voor anderen, omdat zij nu ook weten waar zij aan toe zijn.

Tenslotte nog een leuk feit (en koren op de molen van het voorgaande): Wij Nederlanders mogen onze zaken dan wel tot in het extreme plannen, wij werken ook de minste uren in alle OESO landen. Dit zou het gevolg zijn van dat wij binnen dat mindere aantal uren extreem arbeidsproductief zijn, afgezien van het feit dat we relatief veel deeltijdwerkers hebben. (Lees hierover meer) Dus: Wie plant is efficiënt!

Hoe pak je uitstelgedrag aan?

Zeker wanneer het vervelende klussen betreft gaan mensen uitstellen. We doen dan liever eerst andere (niet urgente), leukere dingen dan die vervelende taak. Natuurlijk weten we beter, maar ja…

Wat wordt vooral uitgesteld?

Taken die energie kosten. Waar je geconcentreerd aan moet werken, waar je moeite voor moet doen en die niet direct iets opleveren. Zo gauw iets dus energie, discipline en doorzettingsvermogen kost, wordt het vinden van een excuus al snel heel makkelijk.

Waarom stellen mensen uit?

Er zijn meerdere redenen om zaken uit te stellen, onder andere:

  1. Instant gratification, korte termijn bevrediging, zoals het checken van je facebook of het sturen van een app. Dit levert direct plezier op en is daarom veel verleidelijker om te doen. Meer dan bijvoorbeeld het aangaan van een moeilijk gesprek of het schrijven van een saai rapport, wat langdurige inspanning en concentratie vraagt en ook niet direct iets oplevert.
  2. Perfectionistisch zijn of juist faalangstig: Perfectionisten willen zaken tot in de puntjes geregeld hebben, stellen vaak onhaalbare doelen waardoor ze acties uitstellen. Mensen met faalangst hechten te veel waarde aan het oordeel van anderen, zodat ze niet tot actie durven over te gaan en dingen uitstellen. Vaak bestaat er ook een verband tussen perfectionisme en faalangst. De perfectionist wil zaken zo goed afleveren dat hij of zij bang wordt om te falen en daardoor taken gaat uitstellen.
  3. Het overzicht raakt zoek, want inmiddels liggen er zo veel taken op je te wachten, dat je niet  meer weet waar je moet beginnen. Je hebt geen idee hoeveel tijd waaraan besteed moet worden en een planning ontbreekt. Dit werkt niet bepaald uitnodigend en geeft ook een onplezierig gevoel.

Wat levert uitstelgedrag op?

Stress. Uiteindelijk kost het je veel meer tijd. Je werk komt nooit af en dat vreet energie. Je hebt inderdaad de korte termijn bevrediging van de kleine dingetjes, maar ook die doe je dan met minder plezier, omdat een stemmetje in je hoofd zegt dat je je eigenlijk toch met iets anders bezig zou moeten houden. Je geniet dus minder van de leuke dingen. Ondertussen blijft de klus geduldig liggen en hoe langer je wacht, hoe urgenter, stressvoller en groter hij wordt. Hoe langer je uitstelt, hoe meer je opziet tegen die berg en hoe minder je nog doet. Uitstelgedrag maakt ook nog eens passief.

Wat kun je eraan doen?

Gewoon verstand op nul zetten en beginnen. Wat natuurlijk wel helpt is het maken van een planning. Een paar tips hierbij:

  1.  Zet alles wat je nog moet doen op een grote lijst en bepaal wat je wanneer gaat doen. Plan genoeg tijd tussen de taken in, zodat je niet in de stress hoeft te schieten als je ergens langer mee bezig bent.
  2. Hak grote projecten in kleine stukjes. Het geeft meer energie als je kleine beetjes af kunt vinken in plaats van dat je wacht tot het hele project af is.
  3. Wissel vervelende zaken af met iets leuks, waar je weer even een boost van krijgt. Beloon jezelf met iets leuks. Al is het maar een kop koffie.
  4. Kijk ook eens naar je energielevels. De meeste mensen zijn in de ochtend op hun best en hebben na de lunch even een dip. Prima om dan wakker te blijven met wat actieve zaken, zoals het plegen van telefoontjes of het opruimen van je bureau.
  5. Plan niet teveel op een dag. Mensen hebben vaak een te positief idee van tijd, houden vaak geen rekening met ongeplande zaken die tussendoor komen. Als het meevalt met het afhandelen van taken, voelt het prettiger er nog iets bij te kunnen doen, dan ergens niet aan toe te komen.

Wat levert plannen op?

Meer tijd en energie om leuk of nuttig te besteden! Vooral moeilijke klussen die afgerond zijn leveren meer energie, omdat je trots kunt zijn op jezelf én omdat ze mentaal de leuke dingen niet langer in de weg staan. Het geeft een tevreden gevoel over jezelf en daarbij geniet je meer van de kleine dingen.

Begin direct!

Blok alle afleidende telefoontjes, mails en pop-ups, zet internet uit. Ga het doen! Handel één taak tegelijk af. Zie vooral het eindresultaat al voor je, dan weet je waar je naartoe werkt. Het zorgt voor minder afleiding en helpt je bij het houden van je focus. Ik hoor heel graag wat jij als eerste aan gaat pakken!

Zijn er redenen waarom jij maar blijft uitstellen? Mail mij, dan help ik je graag op weg!

Voor wie wil leren ‘nee’ zeggen

Op een vraag die ze eigenlijk niet uitkomt zeggen veel mensen eerder ‘ja’ dan ‘nee’ omdat ‘nee’ zeggen lastiger lijkt. Waarom doen ze dat? Omdat mensen over het algemeen geneigd zijn te willen helpen of omdat ze aardig gevonden willen worden. Kort geleden nog stapte ik zelf (weer) in deze valkuil. Mijn woensdagmiddag is namelijk al jarenlang gereserveerd voor de kinderen met alle bijbehorende activiteiten. Ik maak dan steevast geen zakelijke afspraken, maar een uitzondering dacht ik voor een keer wel te kunnen maken. Lang verhaal kort: Het gevolg was een berg stress voor een afspraak die ik uiteindelijk nog moest afzeggen ook omdat zoonlief mijn huissleutels had verstopt in de paar tellen dat hij even alleen was. Ik had mij enorm veel frustratie en ergernis kunnen besparen door dat simpele woordje van drie letters. Om het echt af te leren werd ik daar gisteren nog even aan herinnerd toen er een boete voor te hard rijden op die bewuste dag op de mat viel.

Wat heb ik hiervan geleerd? Met ‘nee’ zeggen zeg je ‘ja’ tegen jezelf. Met ‘nee’ zeggen kom je voor jezelf op. Je bewaakt je eigen grenzen en maakt ruimte voor jezelf. ‘Nee’ zeggen dus, als het even kan op het juiste moment, want als je bij nader inzien je mening herziet kost dat meer energie dan wanneer je op het juiste moment ‘nee’ zegt. Je gaat dan toch redenen verzinnen en een ander moment kiezen voor dezelfde boodschap. Als je gevraagd wordt voor iets wat jou niet uitkomt zijn hier alvast wat tips:

1. Visualiseer wat er gebeurt als je ‘ja’ zegt tegen jezelf. Wat levert het je op?
2. Omgekeerd, visualiseer maar eens wat het je allemaal gaat kosten.
3. Bedenk een rijtje “Daar kom ik nog op terug” zinnen voor als je niet direct ‘nee’ durft te zeggen. Bijvoorbeeld:

• Je overvalt me hier mee, ik denk hier graag nog even over na.
• Hier had ik niet op gerekend, ik bel je zo terug.
• Het komt nu niet uit, kan ik je daar straks over spreken?

Het schijnt ook te helpen wanneer je het woord ‘en’ gebruikt in plaats van ‘maar’ en wel om de reden dat ‘en’ verbindt en ‘maar’ afstand schept. Wanneer je bang bent iemand te kwetsen door ‘nee’ te zeggen, probeer het dan maar eens met de volgende zinnen waarin je ‘nee’ zegt en toch de vraag van de ander hoort en respecteert.

• Ik hoor wat je zegt, en nee.
• Ik waardeer je vraag, en nee.
• Dank dat je me dat vertelt, en nee.
• Dank je voor het vragen, en nee.
• Ik heb nu geen passend antwoord en totdat ik het helder heb, nee.
• Ik heb nog geen idee. Vraag het op een ander tijdstip.

Bedenk ook dat je over het algemeen meer gewaardeerd wordt om je duidelijkheid dan om je wispelturigheid. Wanneer je ‘nee’ zegt tegen een ander weet hij gelijk waar hij aan toe is en kan hij iemand anders vragen of met een ander voorstel komen. Het is misschien even door de zure appel heen bijten, maar het moment waarop je iemand naar jouw gevoel moet teleurstellen duurt maar kort in vergelijking met wat het jou daarna allemaal oplevert. Ik zou zeggen, probeer het gewoon. Denk ja! Deze keer zeg ik ‘nee’! En ik hoor graag wat het je opgeleverd heeft!

8066dc70c142f6f551238c5a6d6459f1[1]