Vergaderen of niet?

De vergadercultuur binnen het bedrijf is iets wat veel medewerkers beschouwen als tijdverspilling. Redenen waarom? Omdat niet alle onderwerpen van belang zijn. Omdat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn. Omdat er veel herhaald wordt. Omdat er weer geen besluit genomen wordt. Omdat bepaalde aanwezigen toch altijd maar op hun smartphone bezig blijven. Om er maar eens een paar te noemen.  

Natuurlijk kunnen vergaderingen ook nuttig zijn, noodzakelijk zelfs. Vooral als er gebeurt waar ze voor bedoeld zijn. Communiceren met elkaar, overleggen met elkaar, komen tot besluiten of het afvinken van actiepunten. Maar is het nodig om voor elk wissewasje bij elkaar te komen? Nee. Vergaderen is de duurste vorm van overleg. Reken maar eens uit hoeveel de aanwezigen kosten per uur, wat ze kwijt zijn aan reistijd en of zij er überhaupt wel bij aanwezig hadden moeten zijn.  

 Dus naast de geijkte regels voor vergaderen:

          Wees op tijd, sluit de deur voor deelnemers die te laat zijn

          Maak een agenda en houd je daar aan

          Telefoons uit

          Bereid je voor; uit moeten leggen waar het over gaat is tijdverspilling

          Vergader eens staand, dat gaat een stuk sneller

          Plan vergaderingen niet direct na elkaar, je komt altijd te laat bij de volgende

 

Kun je je afvragen, kan het ook anders?

          Is mijn aanwezigheid echt nodig? Of zijn we zo gewend aan deze vergaderingen dat het eerder een gewoonte is geworden dan dat er spijkers met koppen worden geslagen?

          Kan het in een half uur? Wanneer je een uur de tijd hebt voor vergaderen heb je al gauw de neiging om dat uur ook vol te maken. Plan maar eens een vergadering van kortere duur.

          Kan ik weg na het bespreken van mijn actiepunten? Vaak zijn niet alle punten op de agenda van belang voor jou. Geef dit wel van tevoren aan.

En last but nog least, was het het waard? Werd het probleem inderdaad ook opgelost of zijn er alleen maar meer actiepunten uit voorgekomen? Er bestaat een ‘Vergaderkosten App’ (iOS en Android) waarmee je kunt uitrekenen hoeveel een vergadering gekost heeft. Handig om na afloop een keer te doen? Valt het mee of valt het tegen? In het laatste geval een goed idee om te evalueren welke zaken echt besproken hadden moeten worden en welke er de volgende keer uit gelaten kunnen worden. Zo kunnen vergaderingen iedere keer wat effectiever uitgevoerd worden. Succes!

Vereenvoudig de mappenstructuur in je inbox met de Eisenhouwer matrix

In het kader van prioriteiten stellen legde ik onlangs de Eisenhouwer matrix uit. Nu was er een cursist die dagelijks zo’n 50 tot 60 mails binnenkreeg. Hij wilde zo weinig mogelijk tijd besteden aan het indelen van zijn mail in een mappenstructuur. Toch hij kreeg wel een onrustig gevoel bij zijn immer groeiende inbox. Echter, bij het zien van de Eisenhouwer matrix kreeg hij het idee dit in zijn mailbox te implementeren. Dus, na het creëren van een aparte map voor de ‘CC-’ en de ‘Wachten op Antwoord’-mail, maakte hij ook de onderstaande mappen aan.

I              Urgent and important

II             Important but not urgent

III            Urgent but not important

IV           Not important, not urgent

Want, zo redeneerde hij, als mail belangrijk en urgent is, maakt het niet uit of het afkomstig is van Sales, Finance, of wie dan ook. Mijn directe actie is vereist. Na het behandelen van map I (belangrijk en urgent), ging hij verder met map II (belangrijk maar niet urgent). Deze aanpak werkte prima voor hem.

De grootste tijdwinst bleek echter te komen uit map III (urgent maar niet belangrijk). Aan dat soort mail kwam hij eigenlijk toch niet toe. En op het moment dat hij er wel aan toe kwam, was 80% al opgelost. De overige 20% belde hem of wist hem wel te vinden. Uiteindelijk leverde dit hem niet alleen meer tijd en maar vooral ook meer rust en overzicht op.

Ook proberen? Hoe zat die Eisenhouwer matrix ook al weer in elkaar?

BELANGRIJK II Belangrijke doelen I Kritische activiteiten
NIET BELANGRIJK IV Afleiding III Interrupties
  NIET URGENT URGENT

Heel in het kort:

Kwadrant I is urgent en belangrijk.

Dit gaat om taken en werkzaamheden die de onmiddellijke aandacht vragen. Denk aan crises, problemen en deadlines. Hier ben je vooral reactief bezig.

Kwadrant II is belangrijk maar niet urgent.

Dit gaat om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Het gaat om activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben. Denk aan het plannen en voorbereiden van je eigen werk, het uitvoeren van geplande werkzaamheden, tijd maken voor persoonlijke ontwikkeling. Je bent hier vooral pro-actief bezig. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten in kwadrant I terecht zullen komen en hoe minder stress je zult ervaren.

Kwadrant III is wel urgent maar niet belangrijk.

In dit kwadrant gaat het vooral om prioriteiten van anderen. Deze zaken zijn niet belangrijk maar wel urgent (voor die ander). Het gaat vooral om onnodige interrupties zoals verstoringen door telefoontjes, mailtjes, storende collega’s etc. Deze zaken zijn eigenlijk niet jouw probleem, maar kunnen wel veroorzaken dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest. Vaker ‘nee’ zeggen en aan deze matrix denken is wat helpt.

Kwadrant IV is niet urgent en niet belangrijk.

Dit is het kwadrant van tijdsverspilling. Niets van deze zaken draagt bij aan het realiseren van je eigen doelstellingen. Dit zijn onnodige tijdvreters zoals surfen op het ‘net’ (wat wel heel erg leuk kan zijn), het bijwonen van vergaderingen waar je niets aan hebt en het overmatig checken van je email.

Ik ben benieuwd wat jullie bevindingen zullen zijn. Succes!

Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo zinvol is

Veel mensen hebben hun agenda met bijbehorende taken in hun hoofd zitten. In hun agenda staan dan alleen de terugkerende afspraken en de vrije dagen. Nu kunnen je hersens erg veel onthouden, alleen kan het behoorlijk chaotisch worden in je hoofd, vooral wanneer je onder druk staat. Je bent dan sneller geneigd dingen te vergeten. Of je schiet wakker van een ‘pop-up’ in je brein: “Oh, niet vergeten dat ik … nog moet doen!” Alleen al voor meer rust in je hoofd is het dus raadzaam om zaken uit je hoofd in je agenda te zetten.

Er zijn nog meer voordelen om je hoofd te legen in een takenlijst. Zo geeft het zichtbaar maken van alle taken in een agenda overzicht en daardoor ook meer rust. Mensen krijgen vaak meer stress van werk waarvan ze niet precies weten wat het inhoudt dan van een volle agenda, waarvan wel duidelijk is wat ze te doen staat.

Daarnaast geeft het je de kans eens goed na te denken over wat je nou allemaal aan het doen bent. Is het echt belangrijk dat ik deze taak nu uitvoer? Kan ik iets delegeren? Wiens prioriteit is het eigenlijk? Wat heb ik nodig bij het uitvoeren van deze klus, en wie kan ik daar bij om hulp vragen? Hoe lang zal ik hier eigenlijk mee bezig zijn? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf gaat stellen zodra je gaat plannen. Het is een goed evaluatiemoment om te kijken of je nog wel zo efficiënt bezig bent. En wat je kunt verbeteren.

Wanneer je aan het plannen bent, reserveer om te beginnen maar eens twee keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Waarom? Omdat mensen over het algemeen een te positief beeld van tijd hebben. “Oh, dat doe ik wel even”, of “Het is pas 9 uur ’s ochtends, daar heb ik nog de hele dag voor”, zijn valkuilen die iedereen wel herkent. Een telefoontje duurt vaak langer dan gedacht en het is zo vijf uur. Wees dus realistisch en in het gunstige geval hou je tijd over.

Nu heeft Outlook allemaal mooie mogelijkheden om taken te benoemen en een kleur te geven in je agenda. Met het risico je agenda op een kerstboom te laten lijken, oogt het toch een stuk meer uitnodigend om je dag zo te beginnen. Wist je trouwens dat je ’s ochtends je Outlook ook op kunt laten starten met je agenda, in plaats van met je mail? Ga naar Bestand -> Opties -> Geavanceerd -> Outlook in deze map starten -> optie Agenda. Zo komt gelijk tevoorschijn wat je vandaag en deze week van plan bent om te doen, in plaats van direct te openen met je mail met het risico daarin te verzanden.

Het kan ook zijn dat, nu je alles in je agenda inzichtelijk hebt gemaakt, je ziet dat je toch wel wat veel hooi op je vork hebt genomen. Heb je nog tijd voor project B, terwijl project A eigenlijk al uit de hand loopt? Kijk eens met een kritische blik naar hoe realistisch je bent met je planning. Misschien wordt het ook eens tijd om ‘nee’ te zeggen. Misschien ligt er meer werk dan je aankunt? Wanneer je dat aantoonbaar hebt gemaakt heb je in ieder geval wat in handen om een gesprek aan te gaan met je collega’s of je leidinggevende.

 

Succes!

Gedeelde inbox? Duidelijke afspraken zijn een must!

Vaak is het al moeilijk genoeg om je eigen mailbox onder controle te houden, echter, wanneer je te maken hebt met gedeelde mailboxen wordt het verhaal een stuk complexer. Of je nou met 3 secretaresses een virtuele frontoffice bemand of een groep IT professionals bent die vragen moet beantwoorden van heel eenvoudig tot zeer complex, het probleem blijft hetzelfde: Wie doet wat wanneer?

Hoe makkelijk ook duidelijke afspraken in het slop komen blijkt uit vragen zoals: “Heb je deze mail al opgepakt?”, “Heeft iemand hier al een taak voor aangemaakt?” Of “Hoe ver staat het hiermee?” en “Wat is de laatste status daarvan?” E-mails komen onderop de stapel omdat het niet duidelijk is wie er verantwoordelijk voor is of zou moeten zijn, waardoor een achterstand ontstaat en deadlines gemist worden. Vaak is er van alles mogelijk op technisch gebied, maar worden menselijke verschillen in de manier van werken over het hoofd gezien. Wanneer een persoon een lege inbox hanteert en een ander ziet de inbox als werkvoorraad ontstaat er al snel wrijving in het team omdat de werkverhouding dan niet meer in evenwicht is. Mensen die te maken hebben met een gedeelde inbox moeten het eens worden over een ding: Hoe organiseren wij de communicatie over het werk? En dus niet over de daadwerkelijke hoeveelheid werk die zij verzetten. Onderwerpen die besproken zouden moeten worden zijn:

 

  1. Hoe wordt zichtbaar wie eigenaar is van een bepaalde taak/klus?
  2. Hoe snel worden antwoorden verwacht?
  3. Hoe laten we zien (of meten we) wanneer een taak af is?
  4. Hoe sturen we informatie door?
  5. Welke methode is succesvol geweest sinds het laatste overleg?
  6. Wat werkt niet voor ons en hoe kunnen we het verbeteren?

Dit soort overleg dient regelmatig plaats te vinden; wekelijks, maandelijks, per kwartaal, afhankelijk van hoe snel de omgeving rondom het team verandert. In de praktijk is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Het lastige tijdens zo’n overleg is om de helicopterview te houden, de metavisie en niet de inhoud in te duiken. Mensen zijn geneigd direct het probleem op te willen lossen in plaats van een probleem enkel ter illustratie te gebruiken met als doel de werkmethode duidelijk te maken. Daarom is het belangrijk niet van de agenda af te wijken. En ja, die agenda is altijd nodig, zodat niet alleen besproken wordt wat aandacht vergt, maar ook de duur van het overleg beperkt wordt. Overleggen worden vaak gezien als nutteloze tijdvreters, maar wanneer ze kort en to-the-point ingezet worden, zijn ze waardevol voor het team.

Het eerste overleg mag wat langer duren om het ‘hoe’ vast te leggen (zo’n 30 minuten). De teamleider zou hierbij van tevoren al een beeld moeten hebben van hoe hij/zij zaken wil bewerkstelligen. Het gaat juist extra tijd kosten wanneer tijdens het overleg het wiel opnieuw moet worden uitgevonden. Tijdens het overleg zou men moeten discussiëren over het ‘hoe’ en er overeenstemming over moeten bereiken. De ‘wat’ vragen zouden dan een stuk sneller behandeld kunnen worden (aangenomen dat men kort en bondig blijft). Gaandeweg, wanneer de nieuwe werkwijze stapsgewijs wat verbeterd wordt, zullen dit soort overleggen minder plaats hoeven vinden of korter duren.

 

 

Nog wat timemanagement tips

Social media veroorzaakt afleiding

Ook al zijn er genoeg tools die helpen de social media toevoer te beperken, zodra je toch op zoek gaat naar wie is wie op Face-book of Linked in, wees je ervan bewust dat dit een tijdrovende (en vaak ook) niet productieve bezigheid is. Zorg dat dit niet je dag opslokt, zet desnoods een wekker.

 

Blijf prioriteiten stellen

We kennen allemaal het belang van een goede to-do lijst en het opschrijven van alles wat we niet mogen vergeten. De sleutel tot succes is het inplannen van die activiteiten. Door de belangrijkste zaken eerst in te plannen, oftewel ‘de grote keien’ van Covey, mis je nooit een deadline. Zodra je eenmaal die belangrijkste zaken hebt gepland, kun je het overige werk erom heen plannen, op volgorde van belangrijkheid.

 

Plan tijd voor jezelf

Plan tijd in je agenda waarin je ongestoord kunt werken aan een echt belangrijke taak. Dit kan inhouden dat je een paar uur per week thuis werkt of een stilteruimte opzoekt op kantoor. In dit uur schakel je ook je email of telefoon uit, om interrupties te voorkomen. Je zult zien dat je productiviteit met 50% wordt verhoogd.

 

Wachttijd is niet altijd verloren tijd

Wanneer je ergens in de rij staat of in een lange file, probeer je niet te ergeren, maar zie deze tijd als een relaxmoment. Focus bijvoorbeeld eens op je ademhaling, probeer die maar eens terug te brengen op zes ademteugen per minuut. Dan gaat je hartslag ook vanzelf omlaag.

 

Energielevels

Alles valt of staat met een goede gezondheid. Als je een laag energieniveau hebt, zul je nooit de volle honderd procent productief kunnen zijn, hoe goed je je tijd ook indeelt. Uit divers onderzoek blijkt dat om optimaal te kunnen presteren, het zaak is om regelmatig pauzes in te lassen. Eet ook niet snel een broodje achter je pc, maar stap echt eens naar buiten als het lukt. Je herstelsysteem kan zich dan weer even opladen waardoor je weer met frisse moed aan de slag kunt gaan.

 

Stel heldere en haalbare doelen

Soms stellen we te hoge en onhaalbare doelen voor onszelf en zijn vervolgens teleurgesteld wanneer ze niet gehaald worden. Wees realistisch wanneer je plant. Plan liever twee keer zoveel tijd om iets af te krijgen wanneer je nog geen ervaring hebt met een bepaalde taak. Kijk ook terug naar hoe lang taken of projecten daadwerkelijk hebben geduurd en pas je plan aan wanneer dat nodig is. Blijf flexibel en denk liever in kleine stapjes dan grote sprongen voorwaarts.

 

Wees niet bang te delegeren

Wanneer je ziet dat een collega een taak met veel meer gemak en efficiëntie uitvoert, waarom zou je dan niet delegeren? Of ruilen met een taak waar jij weer goed in bent. Voor taken die je delegeert zorg je wel dat je een mini actieplan mee geeft. Dus wat verwacht je precies, hoe en wanneer van wie terug?

 

Er zijn veel time management tips en strategieën die je op een dag toe kunt passen. Er is geen one size fits all benadering. Pas daarom toe de tips die je het meest aanspreken. Wanneer je daar een routine van hebt gemaakt na een week of drie, kies dan weer een nieuwe. Succes!

4 Tips om achterstallige mail weg te werken

Overvolle inboxen hebben een stressverhogende factor. Vaak zien mensen er al tegen op om ’s ochtends hun mail te openen, omdat ze dan overstelpt worden met nog 50 mailtjes erbij. Vaak wordt op de avond ervoor al de inbox gecheckt met smartphone of tablet om enigszins voorbereid te zijn op wat er de volgende dag gaat komen. Om die nieuwe stroom met mail maar vast voor te zijn. Maar wat te doen met al die reeds gelezen mailtjes die nog in de inbox staan? Hoeveel (vergeten) taken staan er eigenlijk nog op je te wachten? Heb je ook het gevoel steeds maar achter de feiten aan te lopen, simpelweg omdat je niet toekomt aan het lezen van je mail? Heb je inmiddels achterstanden opgebouwd waar je moedeloos van wordt? Goed nieuws. Er is wat aan te doen! En zo moeilijk is het niet.

 

Tip 1: Zorg voor een lege inbox

Het liefst zou je misschien je hele inbox deleten en met een schone lei beginnen, maar dat is wat rigoureus. Toch kun je in je inbox een map aanmaken bestemd voor mail vanaf drie weken terug, genaamd: `Mail tot 1 september 2015’. Hier kun je alvast alle mail onder scharen van voor die datum. Wat overblijft is de mail vanaf 3 weken geleden tot nu, en dat lucht alvast op. Het zal je verbazen hoe weinig vragen er nog naar voren komen uit die map van voor 1 september 2015. Weet je niet precies hoe je nieuwe mappen moet maken? Klik dan op deze link.

 

Tip 2: Mappenstructuur van 8 x 8 x 8

Je brein kan in een oogopslag ongeveer 6 tot 8 dingen tegelijk verwerken. Zorg daarom voor een mappenstructuur in je inbox, waarbij je niet eindeloos van boven naar onder en weer terug hoeft te scrollen. Dit kost tijd en is onoverzichtelijk. Probeer maar eens een mappenstructuur te maken in de vorm van 8 hoofdmappen, op basis van onderwerp, verantwoordelijkheden en hoofdtaken. Iedere hoofdmap mag weer 8 submappen hebben waarin je verder kunt uitsplitsen naar taken en verantwoordelijkheden die daar bij horen. Als je per submap nog 8 submappen maakt heb je bij elkaar al 512 mappen, waarschijnlijk genoeg om je mail in kwijt te kunnen.

 

Tip 3: Map voor CC-mail

CC-mail is niet alleen aan jou gericht en er zit niet direct een actie in die door jou uitgevoerd moet worden. Als iemand iets van je verwacht dan mailt hij of zij alleen jou of word je wel gebeld. Daarom kun je een regel aanmaken om CC-mail automatisch door te verwijzen naar een aparte CC-map in je mail, zodat je die mail kunt lezen op een tijdstip dat je daar zelf voor gepland hebt. Reserveer dan wel een vast tijdstip in je agenda zodat je die CC-map niet vergeet te lezen. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, 12 uur, lees CC-mail.

 

Tip 4: Sorteer op onderwerp en datum

En gooi weg! Wanneer je op onderwerp sorteert zie je al snel de e-mails die niet meer actueel of relevant zijn. Of er is een hele string van mails over en weer die je kunt overslaan. Die kun je alvast weggooien. Als je je mail op datum sorteert begin dan met de recentste datum eerst. Dit omdat er al van alles opgelost kan zijn vanaf de datum van het originele mailtje.

Bovenstaande tips zijn niet moeilijk om te doen. Het kan echter wel lastig zijn je ertoe te zetten. Overigens wordt een en ander na het uitvoeren van tip 1 al een stuk overzichtelijker. En Tip 1 duurt ongeveer 5 minuten. Dat moet extra motivatie geven hier gelijk aan te beginnen. Succes!

Blog voor vrouwen, leer ‘nee’ zeggen als een vent

Als efficiency trainer komen zaken als ‘nee’ zeggen herhaaldelijk aan de orde. Meestal blijken vooral vrouwen daar moeite mee hebben. Zij voelen zich schuldig wanneer ze iemand teleur moeten stellen. Ze zijn eerder geneigd zich in allerlei bochten te wringen om toch maar iets voor elkaar te krijgen. En dat, terwijl ze daar helemaal geen tijd voor hebben. Hierdoor komt hun eigen werk vaak op de laatste plaats, wat weer stress oplevert met alle gevolgen van dien. ‘’Nee’ zeggen. Mannen kunnen dat veel beter!’ wordt vaak verzucht. Mannen lijken namelijk nergens last van te hebben wanneer ze iemand nul op rekest moeten geven. Mannen denken daar überhaupt niet over na. Niks geen schuldgevoelens, niks geen gedachtes over of je iets wel kunt maken ja of nee. Is dat geen heerlijkheid? En wat levert aardig gevonden willen worden op de werkvloer nou eigenlijk op voor vrouwen? Juist! Dat ze door mannen niet serieus worden genomen, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. Dat is alvast 1 reden om de volgende keer ‘nee’ te zeggen. Met ‘nee’ zeggen word je als vrouw dus eerder serieus genomen op de werkvloer. Waarom blijft het voor veel vrouwen dan zo lastig?

 

Evolutie?

Aardig gevonden willen worden is veel meer een vrouwen- dan een mannen-‘ding’. Vrouwen vragen zichzelf af of ze nog wel aardig gevonden zullen worden als ze ‘nee’  zeggen. Heeft dit te maken met overlevingsstrategieën uit de oertijd? Toen mannen nog gingen jagen en vrouwen aangewezen waren op elkaar, voedsel verzamelend om te overleven? Ja, blijkbaar zitten die strategieën zo ingebakken dat aardig gevonden willen worden een soort automatisme is. We zijn dan wel geen holbewoners meer, veel van ons gedrag wordt nog bepaald door onze oerinstincten. De hersenen van vrouwen zijn ingesteld op koesteren, voeden en zorgen voor andere mensen in de omgeving. Mannen hebben een heel ander soort taakomschrijving. Mannen waren jagers, beschermers, kostwinner en probleemoplossers. Als het doel louter overleven is, wordt het een stuk eenvoudiger om ‘nee’  te zeggen. (Dames, misschien is het tijd je eigen werk ook maar zo te beschouwen). Wat dit betreft lijkt het logisch dat mannen een stuk makkelijker ‘nee’  kunnen zeggen. Ze hebben sinds de oertijd al kunnen oefenen.

 

Kwestie van hormonen?

In een artikel van de NRC blijkt dat mannen in stressvolle situaties eerder voor zichzelf kiezen dan vrouwen. Wanneer vrouwen onder druk staan tonen zij nog steeds meer empathie dan mannen. Volgens dit onderzoek is er waarschijnlijk een biologische verklaring voor. Tijdens het onderzoek werd namelijk een hogere concentratie aan oxytocine geproduceerd bij vrouwen dan bij mannen. Oxytocine, ook wel het ‘knuffelhormoon’ genoemd, is van invloed bij het verbinden van gevoelens van plezier met sociale contacten. Het  maakt de toenadering tussen twee mensen makkelijker en verhoogt het vertrouwen in de ander. Dit zorgt ervoor dat onder stress vrouwen eerder kiezen voor het bewaren van de harmonie dan aan het eigen belang te denken.

 

Tip 1: Stop met aardig gevonden willen worden!

Ga eens bij jezelf te rade, vinden collega’s je echt niet meer aardig als je je eigen werk voor laat gaan en daarom ‘nee’ zegt? Grote kans van niet. ‘Nee’  zeggen levert op de lange termijn ook respect van anderen op. Het geeft aan dat je keuzes maakt en zelf bepaalt wat je wel en niet wilt doen. Immers, als je zelf niet je eigen grenzen stelt en respecteert, waarom zou een ander dat dan wel doen?

 

Tip 2: Eigen werk eerst!

Wanneer je als vrouw weer geneigd bent ‘ja’ te zeggen, wacht dan 10 seconden! Bedenk bij jezelf of je dit echt wilt en hoeveel extra werk het je gaat kosten als je ‘ja’ zegt. Wist je dat mensen geneigd zijn 6 keer meer prioriteit toe te kennen aan het werk van een ander dan aan hun eigen werk? Iedere keer als er iemand aan je bureau staat te trappelen en jouw hulp vraagt voor een klus die niet direct tot jouw taken behoort, vraag jezelf dan af: Wat is nou belangrijker? Mijn eigen werk? Of dat van die ander? Dat maakt ‘nee’ zeggen een stuk makkelijker.

Reacties die je wilt delen? Ik zie ze graag tegemoet op info@sihbedrijfspsychologie.nl.

Concentratie verhogen? Begin bij jezelf!

De grootste saboteur van je concentratie ben je meestal zelf. Vaak wordt de oorzaak van niet geconcentreerd kunnen werken buiten de persoon zelf gelegd. Binnenlopende collega’s, bellende collega’s, vragen die je te pas en te onpas moet beantwoorden, om er maar een paar te noemen. Vaak kun je hier zelf al wat aan doen door je af te zonderen, wat ook al moeilijk genoeg blijkt te zijn in de praktijk. Wist je dat je zelf voor 70% van de interrupties zorgt? Dus ook al zit je in het gunstigste geval alleen en komt niemand je storen, dan nog ben snel je afgeleid… door jezelf! Hoe je daar wat aan kunt doen? Hieronder een paar tips:

 

1. Leeg je hoofd in een takenlijst.  

Een mens heeft gemiddeld ongeveer 40.000 gedachten per dag. Dit kunnen allerlei soorten gedachten zijn. Van gedachten over grootse plannen om van baan te veranderen of dat pak melk dat je niet moet vergeten te halen. Dit houdt in, nog steeds geen rust in je hoofd! Oppoppende gedachten kosten energie. Bovendien komen ze bovendrijven op momenten dat je ze helemaal niet nodig hebt. Leeg je hoofd dus in een takenlijstje voor de dingen die je niet mag vergeten. Zo houd je meer ruimte over voor de dingen die er echt toe doen.

2. Laat je niet verleiden op internet. 

Het is heel verleidelijk wanneer je terwijl je iets opzoekt voor jezelf, een niet ter zake doende aanbieding of boeiend artikel op internet toch gaat lezen. Voor je het weet is er een half uur voorbij waarin je bezig bent met andere dingen dan je van plan was. Hiervoor geldt discipline, discipline, discipline! Schrijf desnoods op een briefje met rode hoofdletters de naam van de taak die af moet, en hou die in beeld. Zo help je jezelf weer tot de orde te roepen en met één taak bezig te blijven.

3. Houdt rekening met je concentratieboog. 

De meeste mensen hebben een concentratieboog van ongeveer 45 minuten. Daarna werk je misschien wel door, maar gaat het in verhouding weinig extra’s opleveren. Daarom is het verstandig na iedere 3 kwartier een korte pauze in te lassen. In deze pauze is het niet de bedoeling dat je achter je beeldscherm blijft zitten om bijvoorbeeld spelletje te spelen op je telefoon. Daarmee krijgt je brein namelijk nog steeds geen rust omdat nieuwe prikkels dan maar binnen blijven komen. Ook al klinkt het duf, even dagdromend uit het raam staren met een kop koffie is dan veel rustgevender.

4. Slaap voldoende. 

Mensen hebben vaak de neiging maar door te gaan als het druk wordt. Voldoende slapen is dan al gauw het eerste dat er bij in schiet. We zijn geneigd maar even door te werken om toch nog iets af te krijgen. Vaak zijn we ons er niet van bewust dat dit onze productiviteit juist omlaag haalt. Ook hier gaat de wet van de verminderde meeropbrengst op. Je bent eigenlijk te moe om nog goed te presteren, je maakt fouten zonder dat je het doorhebt en je werkt ook trager dan wanneer je goed uitgerust bent. Ga dus op tijd naar bed! Of doe een powernap.

Pas eens een van deze 4 tips toe om je concentratie te verhogen. Ik hoor graag wat het je gebracht heeft!

Efficienter werken in de buitendienst

Als buitendienstmedewerker kun je je eigen tijd goed indelen. Zo kun je je kinderen bijvoorbeeld zelf naar school brengen of ophalen, je kunt afspraken plannen buiten de files en je kunt je administratie doen in de auto. De voordelen lijken legio. Maar is het zo rooskleurig als hier wordt voorgespiegeld? Wanneer je bijvoorbeeld minimaal vijf verplichte klantbezoeken per dag moet afleggen wordt het al gauw lastig pas na de files te beginnen. Zeker als je ook nog wat aan je avond wilt hebben. Trouwens, hoezo avond? Die avond wordt al gauw besteed aan het bijwerken van de administratie waar overdag geen tijd voor was. Bovendien, alle keren dat je verplicht naar kantoor moet voor een overleg ‘kost’ het geld, want ieder uur dat je niet op weg naar of bij de klant besteedt is verloren. En hoe ga je om met al die telefoontjes die de hele dag maar binnen komen? Hoe kun je in de buitendienst nou je dag zo efficiënt mogelijk inplannen? Hieronder volgen wat tips:

Maak een vaste dagindeling.

Ben je een ochtendmens of een avondmens? Kijk op welke momenten je bijvoorbeeld het beste acquisitie kunt doen, het beste klantenbezoeken kunt afleggen of het beste aan een offerte kunt werken. Ben je bijvoorbeeld ’ s ochtends op z’n scherpst met cijfers? Maak die complexe prijsberekening dan in de ochtend en ga na de files op pad. Plan dit in je agenda en werk in tijdsblokken van ongeveer 45 minuten. Bij de meeste mensen verslapt de aandacht na ongeveer 45 minuten geconcentreerd te hebben gewerkt. Neem even een bak  koffie en ga weer verder.

Bereid je klantgesprekken goed voor.

Een goede voorbereiding is immers het halve werk. Bepaal voor jezelf het doel van het gesprek en stuur daar op. Schrijf de gespreksonderwerpen op voor je begint. Daardoor blijf je gericht op wat je wilt bereiken en ben je minder geneigd om te lang over niet ter zake doende onderwerpen te kletsen. Zeg van tevoren hoeveel tijd je hebt en waar jullie het over gaan hebben. Houd je daaraan. Blijf dus niet plakken.

Reserveer na ieder gesprek 10 à 15 minuten voor jezelf.

Geen administratie ’s avonds? Leer jezelf aan je administratie onderweg te doen. Dit kan natuurlijk alleen mits je daar de middelen voor hebt en voldoende ruimte hebt gepland tussen je afspraken door. Plan bijvoorbeeld na ieder gesprek 10 à 15 minuten tijd om een en ander voor jezelf op een rijtje te zetten. Wat zijn de vervolgacties? Wanneer ga je die doen? Wie moet je daarvoor spreken? Direct na het gesprek zit alles wat besproken is nog vers in je geheugen. Zeker als je meerdere gesprekken hebt per dag kan er op het eind een soort ‘blur’ ontstaan. Wie heeft nou ook al weer wat gezegd? In het geval je niet de middelen hebt dit gelijk in te voeren in een digitaal systeem, noteer dan in ieder geval tijdens of vlak na het gesprek alvast de belangrijkste zaken op papier. Op het moment dat je tijd hebt er iets mee te doen gaat het een stuk sneller. Bijkomend voordeel, je houdt je hoofd op die manier ‘leeg’. Je hoeft geen dingen te onthouden die je al hebt opgeschreven. Dat geeft rust en is een stuk minder vermoeiend dan wanneer je alles moet in je hoofd moet bewaren.

Binnenkomende telefoontjes.

En wat de telefoontjes betreft, wanneer je in gesprek bent bij de klant staat je telefoon natuurlijk uit. Het liefst ook als je aan het autorijden bent. Vraag in je voicemail niet alleen het telefoonnummer van de beller, maar ook het tijdstip waarop hij of zij het beste teruggebeld kan worden. Zo voorkom je dat je zelf weer allerlei voicemails in gaat spreken, wat weer tijd bespaart. Probeer zelf alle telefoontjes te bundelen. Dus zo veel mogelijk op een bepaald tijdstip afhandelen. Zo werk je met meer focus op een bepaalde taak. Dat is rustiger voor je hoofd en levert meer energie.

Bovenstaand is maar een greep uit de vele effiencytips die wij bieden. Meer weten? Ik zie je mail graag tegemoet!

 

Gelukkig door Social Media?

Restaurants waar mensen eerder verdiept zijn in hun smartphone dan in een gesprek met elkaar, bioscopen waar smartphones de zaal verlichten, automobilisten die slingeren op de weg omdat ze aan de telefoon zijn. Gavin the Graw zingt in een liedje al ‘I’m looking at the crowd, they’re staring at their phones’. Een onderzoek onder eerstejaars studenten Psychologie wijst eveneens uit dat ze in zekere mate verslaafd zijn aan internet. Bijna 30% van de 250 studenten die deelnamen aan het onderzoek ging akkoord met de stelling dat vijf dagen zonder sociale media hun gek zou maken. Social media is niet meer weg te denken uit ons wereldbeeld. Maar worden we er nou wel zo vrolijk van?

De angst om iets te missen

Vaak is de drijfveer van overmatig gebruik van social media de angst om iets te missen. Want kun je nog wel meepraten als je hebt gemist wat vrienden/klasgenoten/collega’s/familieleden op Facebook/Twitter/Instagram/What’s app plaatsten? Hoe groter de groep vrienden, hoe meer tijd je op Social Media kunt spenderen. Je hebt er zo een dagtaak aan. En (zakelijk gebruik daargelaten) hoe belangrijk is nou de content van al die berichtgeving? Wat schiet je op met al die foto’s van feestjes, huisdieren of eten. Wat heb je aan verhalen van anderen over hoe geweldig een feestje was waar jij niet bent geweest (of voor uitgenodigd was). Het gros van die berichten gaat nergens over.

Like me!

Daarnaast is er ook sprake van een bepaalde druk die op een gemiddelde social mediagebruiker gelegd wordt. Want als je iets plaatst, wil je wel reactie, nietwaar? Een andere vorm van profileren dus, van het van je laten horen. Een post op Facebook of een foto op Instagram kun je pas echt geslaagd noemen als je meer dan 30 likes krijgt. Er staan dan ook al honderden tips & tricks op internet over hoe je het aantal likes kunt laten stijgen. Dit verhoogt de drang om bevestiging te krijgen van anderen, soms tot op het hysterische af. Logisch dat mensen zichzelf vaak beter/mooier/geslaagder/gelukkiger voorspiegelen dan ze in werkelijkheid zijn. ‘Kijk eens wat ik nu weer meemaak!’  Vaak is de persoon offline heel anders dan online. Dat is iets wat mensen nog wel eens uit het oog kunnen verliezen.

Sociale vergelijking

Om nog maar te zwijgen van het aspect van sociale vergelijking wat hierbij komt kijken. Sociale media mag dan een goed middel zijn om mensen terug te vinden of met elkaar te verbinden, bewust of onbewust ben je toch geneigd je eigen sociale leven te vergelijken met dat van anderen die op sociale media staan. Is dat muurbloempje van vroeger nu een gevierd advocate? Waar is hij met die grote mond uiteindelijk terecht gekomen? Hoe vaak per jaar gaan zij wel niet op vakantie? Zijn zij gelukkiger dan ik ja of nee? Mensen met een laag gevoel van eigenwaarde kunnen zich zeer negatief laten beïnvloeden door het etaleergedrag van anderen.

Echte interactie mist

Via via in contact komen met anderen lijkt makkelijker dan ooit tevoren. Op internet kun je je voordoen als leuker, spontaner en interessanter dan dat je in werkelijkheid bent. Het ‘praat’ makkelijker omdat er geen echte interactie is, mensen durven dan veel meer. Maar een echt gesprek kan het niet vervangen, je ziet alleen maar woorden verschijnen op het beeldscherm. In een echt gesprek speelt naast de bewoordingen ook non-verbale communicatie een niet mis te verstane rol. Vooral wanneer het over je eigen emoties gaat, druk je 90% non-verbaal uit. Met geen pen te beschrijven dus.

Niets als het echte leven

Je mist wel degelijk wat door overmatig gebruik van social media. Een paar dagen geleden verscheen bovenstaande foto  van Eric Smith in het nieuws. De boodschap lijkt me duidelijk.

Natuurlijk is niet alles negatief en zijn er ook veel vanzelfsprekende voordelen aan social media. De wereld is kleiner, verre familieleden lijken veel dichterbij, even een leuk nieuwtje delen is zo gedaan, een mooie foto delen is zo gebeurd. Zo lang je je er maar niet negatief door laat beïnvloeden, er niet zeeën van tijd aan spendeert en je er bewust van blijft dat er nog een hele wereld buiten social media is.