Een handige mappenstructuur opbouwen? Zo doe je dat (deel 2)

Wil je je mappenstructuur eens opschonen maar zie je door de hoeveelheid mappen het bos niet meer? Lijkt alles belangrijk? Probeer dan eerst op papier een lege mappenstructuur uit te tekenen waar je een indeling maakt met jouw kerntaken.

Je kunt ook eerst een mindmap maken om hoofd- van submappen te onderscheiden. Vaak helpt het al zaken eens uit te tekenen.

Het menselijk brein kan ongeveer 6 tot 8 zaken in een keer overzien. Meer dan dat wordt al een uitdaging (denk maar eens aan kinderfeestjes met 12 rondrennende kindertjes, onoverzichtelijk!).

Probeer daarom ook je mappenstructuur in te delen in maximaal 8 hoofdmappen, met daarachter hooguit 8 submappen en daarachter nog maximaal 8 submappen. Tezamen heb je dan 512 mappen om al je documenten in kwijt te kunnen.

Kijk eens naar je huidige mappenstructuur of je een gemeenschappelijke deler (hoofdmap) kunt vinden waar je gelijksoortige onderwerpen in kunt slepen.

 

Bijvoorbeeld

10 PROJECTEN

20 FINANCIEEN

30 PERSONEEL

40 MT OVERLEGGEN

50 CC-MAP

60 PERSOONLIJK

70

Vaak worden (te) grote documenten in de mail bewaard waardoor het netwerk trager wordt. Zijn mappen al verouderd, staan documenten al op een gezamenlijke schijf of weet je bij wie je ze terug kunt vinden? In dat geval kun je ze weggooien.

Een laatste tip:

Mocht je echt een enorme hoeveelheid mappen hebben, ga dan niet werken met terugwerkende kracht maar schaar ze onder ‘ARCHIEF’. Maak een nieuwe lege structuur en begin die te vullen vanaf nu. Mappen waarvan je denkt dat die daar toch in horen kun je altijd later nog toevoegen.

Hulp nodig? Mail mij gerust.