De vergadercultuur binnen het bedrijf is iets wat veel medewerkers beschouwen als tijdverspilling. Redenen waarom? Omdat niet alle onderwerpen van belang zijn. Omdat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn. Omdat er veel herhaald wordt. Omdat er weer geen besluit genomen wordt. Omdat bepaalde aanwezigen toch altijd maar op hun smartphone bezig blijven. Om er maar eens een paar te noemen.  

Natuurlijk kunnen vergaderingen ook nuttig zijn, noodzakelijk zelfs. Vooral als er gebeurt waar ze voor bedoeld zijn. Communiceren met elkaar, overleggen met elkaar, komen tot besluiten of het afvinken van actiepunten. Maar is het nodig om voor elk wissewasje bij elkaar te komen? Nee. Vergaderen is de duurste vorm van overleg. Reken maar eens uit hoeveel de aanwezigen kosten per uur, wat ze kwijt zijn aan reistijd en of zij er überhaupt wel bij aanwezig hadden moeten zijn.  

 Dus naast de geijkte regels voor vergaderen:

–          Wees op tijd, sluit de deur voor deelnemers die te laat zijn

–          Maak een agenda en houd je daar aan

–          Telefoons uit

–          Bereid je voor; uit moeten leggen waar het over gaat is tijdverspilling

–          Vergader eens staand, dat gaat een stuk sneller

–          Plan vergaderingen niet direct na elkaar, je komt altijd te laat bij de volgende

Kun je je afvragen, kan het ook anders?

–          Is mijn aanwezigheid echt nodig? Of zijn we zo gewend aan deze vergaderingen dat het eerder een gewoonte is geworden dan dat er spijkers met koppen worden geslagen?

–          Kan het in een half uur? Wanneer je een uur de tijd hebt voor vergaderen heb je al gauw de neiging om dat uur ook vol te maken. Plan maar eens een vergadering van kortere duur.

–          Kan ik weg na het bespreken van mijn actiepunten? Vaak zijn niet alle punten op de agenda van belang voor jou. Geef dit wel van tevoren aan.

En last but nog least, was het het waard? Werd het probleem inderdaad ook opgelost of zijn er alleen maar meer actiepunten uit voorgekomen? Er bestaat een ‘Vergaderkosten App’ (iOS en Android) waarmee je kunt uitrekenen hoeveel een vergadering gekost heeft. Handig om na afloop een keer te doen? Valt het mee of valt het tegen? In het laatste geval een goed idee om te evalueren welke zaken echt besproken hadden moeten worden en welke er de volgende keer uit gelaten kunnen worden. Zo kunnen vergaderingen iedere keer wat effectiever uitgevoerd worden. Succes!