Tijd winnen, hoe doe je dat?

Gaandeweg hun loopbaan hebben de meeste mensen bepaalde werkgewoontes ontwikkeld die in sommige gevallen zeer efficiënt blijken zijn, maar in andere gevallen ook voor verbetering vatbaar. Wanneer je het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen, niet goed georganiseerd aan het werk bent en geleefd wordt door de waan van de dag,  volgen hieronder wellicht wat handige tips die wat  meer structuur in je dag aan kunnen brengen.

 

  • Begin je dag met een belangrijke taak

Oftewel, begin je dag niet met je mail (tenzij dat je core business is). Wanneer het enigszins in te plannen valt, begin je dag eerst met een uur te werken aan jouw prioriteit nummer 1. Wanneer je namelijk als eerste met je mail begint, ga je bijna altijd over tot het afhandelen van ‘belangrijke’ mailtjes en begin je  je dag op reactieve wijze, in plaats van proactief je eigen planning te volgen. Aan het eind van de dag ben je dan vooral bezig geweest met de vragen van anderen, terwijl je eigen werk blijft liggen.

Bijkomend nadeel van je dag beginnen met de mail, is dat de mail die je gelezen hebt blijft ‘na-ijlen’. In je hoofd ben je toch al bezig je mail te beantwoorden, terwijl je eigenlijk 100% focus moet hebben op die belangrijke taak. Daarbij komt: Een uur ongestoord werken geeft 50% meer output! Een taak afmaken geeft energie, vooral als het je lukt een vervelende klus af te ronden. Als dit al lukt aan het begin van je dag, dan kan je dag toch al niet meer stuk?!

  • Geen afleiding

Dit is al ingewikkeld genoeg wanneer je bijvoorbeeld werkt op een kantoortuin. Wellicht dat oordopjes met rustige achtergrondmuziek je kunnen helpen om je af te sluiten voor het geluid om je heen. Het is mentaal gezien namelijk heel vermoeiend om prikkels van buitenaf buiten te sluiten. Ook al doe je niet daadwerkelijk mee aan de gesprekken om je heen, het kost energie om ze weg te filteren. Daarom zou thuiswerken natuurlijk een mooie oplossing zijn, maar dat is niet bij alle organisaties of functies mogelijk. Afspraken maken met elkaar over wie een uur lang de telefoon aanneemt zodat de anderen door kunnen werken zou ook een oplossing kunnen zijn. Of als het in te plannen valt, extra vroeg beginnen. Zo ben je de files voor en is het meestal nog rustig op kantoor.

  • Maak dingen af

Kleine klussen die onafgemaakt blijven liggen geven geen goed gevoel. Maak het in een keer af! Het blijft zeuren in je hoofd als zaken onafgerond blijven liggen en je mist steeds kleine energie boosts. Ook het steeds weer moeten verdiepen in iets waar je mee bezig was kost onnodig veel tijd. Dus, mouwen opstropen en afmaken waar je mee bezig was. Ja, dat vergt de nodige discipline, maar het levert je meer op dan dat het je kost.

Ik zou zeggen, begin met slechts een van de bovenstaande tips en probeer daar een nieuwe gewoonte van de maken. Het duurt ongeveer 4 weken om een nieuwe gewoonte aan te leren. Hou in je achterhoofd dat je met deze tips minstens een half uur per dag gaat besparen. Dat is op jaarbasis al 3 weken!