Hoe je ook ad-hoc-zaken kunt plannen

Meestal probeer ik zo efficiënt mogelijk te werk te gaan maar eerlijkheidshalve werk ik zelf ook niet altijd zo gestructureerd en efficiënt als ik wel zou willen. Daarbij ben ik er van overtuigd dat er ook ruimte moet blijven voor ongestructureerde, ad-hoc-zaken. Niets is zo vermoeiend als overal controle over te willen hebben. Soms moet je dingen ook eens op hun beloop laten. Soms lossen dingen zich vanzelf op. Soms moet je ook van je plan af kunnen wijken zonder daar helemaal gefrustreerd van te raken. Want moet alles persé van A tot Z gepland worden op een dag? Geeft dat juist niet veel meer stress en frustratie als iets onverwachts door al die plannen heen walst? In hoeverre is een beetje chaos juist wel prettig? Is het niet zo dat de meeste mensen een zekere mate van structuur wel nodig hebben, maar dat er ook ruimte moet zijn voor wat prettige chaos, zodat je ook ruimte overhoudt voor wat spontaniteit of creativiteit? Er zou toch een optimale balans te vinden moeten zijn tussen spontaniteit en structuur die ten goede komt aan een prettige, creatieve manier van werken. Dus planmatig en doelgericht werken enerzijds, en zonder frustratie af kunnen wijken van het plan anderzijds. Hoe je dat doet? De oplossing is eigenlijk heel simpel.

4 Tips om met ad-hoc-zaken om te gaan:

  1. Plan ad-hoc zaken, reserveer er tijd voor in je agenda

Hou rekening met onvoorziene zaken. Meestal wordt een agenda veel te vol gepland, zonder tussenpozen ingedeeld tot de laatste minuut met eigenlijk te veel taken voor één dag. Zodra er iets fout gaat en Murphy’s law toeslaat, krijg je de lijst al niet meer af, wat zorgt voor frustratie en meer stress. Daarom is het veel handiger om een buffer in te bouwen, waarbij je dat op kunt vangen. Reserveer iedere dag een uur extra voor onverwachte dingen, voor ad-hoc-zaken. Immers, als het een gegeven is dat ongeplande zaken nou eenmaal gebeuren, waarom zou je die dan niet incalculeren voor minder stress, meer productiviteit? Natuurlijk roep je in eerste instantie dat je geen tijd hebt om 5 uur in de week te plannen voor niks doen, maar ja, onvoorziene dingen gebeuren toch wel. Waarom zou je daar niet vast tijd voor maken? En gebeurt er onverhoopt niets, geniet dan even van dit vrije moment, drink op je gemak een bakje koffie en doe iets wat je leuk vindt. Het resulteert in meer energie en minder stress dan wanneer je achter de feiten aan blijft rennen.

  1. Plan minder zaken

Zoals hierboven al even werd aangestipt, mensen willen te veel, plannen te veel en komen er vervolgens niet aan toe. Dit levert weer meer stress en frustratie, overwerk, achterstallig werk wat thuis in de avonduren moet gebeuren, etc. etc. Dit gaat allemaal ten koste van het werkplezier. Stel daarom een haalbaar doel en houd zaken behapbaar. Wees realistisch met wat je kunt doen op een dag. Je haalt meer energie en voldoening uit een kortere to-do-lijst die je af kunt vinken, dan een lange to-do-lijst waarop je alles steeds door moet schuiven.

  1. Wees realistisch over tijd

Mensen denken vaak te positief over hoeveel tijd een klusje in beslag neemt. Zo ben je snel geneigd te denken: “Dat doe ik wel even”, om er vervolgens achter te komen dat je 20 minuten aan de telefoon hebt gehangen voor een gesprek waarbij je dacht met 10 minuten klaar te zijn. Het zou al heel veel helpen als je dubbel zoveel tijd plant voor de taken die je moet doen.

  1. Wees flexibel

Je kunt niet alles voorzien. Het helpt al om dat te accepteren. Onvoorziene dingen horen erbij, laat je er niet door frustreren.

Probeer bovenstaande tips maar eens uit voor een week. Je zal zien dat je door ‘chaos’ planning juist minder ‘chaos’ zult hebben. Daarbij, een beetje chaos zorgt er ook voor dat je meer leert improviseren, dat je wat creatiever wordt en zo misschien wel tot nog betere oplossingen komt dan voorheen. Ik hoor graag wat jullie bevindingen zijn en of jullie meer tips hebben!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *