Voor mensen die meer dan 50 mails per dag krijgen wordt het soms ondoenlijk om een lege inbox te hanteren. Vooral wanneer zij tussendoor veel afspraken hebben of buiten de deur werkzaam zijn. Hoe kun je dan toch op snelle wijze onderscheid maken in je inbox tussen wat belangrijk is en wat niet?

Stel: Je bent bezig met project X en zoekt relevante mail in je inbox. Wanneer een lege inbox nog een stap te ver is kun je nu veel tijd kwijt raken aan zoeken. Is er een manier in Outlook waarop je direct kunt zien welke mail slaat op Project X? Het antwoord is ja. Kijk hieronder hoe.

Om te beginnen geef je Project X een bepaalde kleur bij Categoriseren in het lint. Stel, je kiest de kleur geel. Je maakt een folder genaamd Project X aan in je mail en archiveert daar alles wat relevant is en bewaard moet blijven voor Project X.

Nu werk je samen aan project X met collega’s Jan en Piet. Zou het niet handig zijn als alles wat zij mailen automatisch een gele categorie mee krijgt bij binnenkomst van hun bericht? Zo kun je in één oogopslag zien welke mail er gaat over project X omdat er bij de mails van Jan en Piet een categorie (geel gekleurd vierkantje) staat. Wanneer je op Categorieën klikt in je Inbox, worden al deze gele mails ook nog eens gebundeld. Zo springen deze mails gelijk in zicht bij een volgelopen mailbox en dat scheelt zoektijd! Daarbij kun je ze ook heel snel archiveren in de map Project X.

Wil je weten waar je dat instelt in Outlook?

Stap 1: Klik op Regels en Waarschuwingen beheren in het lint bij Regels

Stap 2: Vink aan Nieuwe Regels en Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik Volgende

Stap 3: Vink aan afkomstig van personen of openbare groep als de persoon al in de Outlook adressenlijst staat. Anders vink je aan: met specifieke tekst in het adres van de geadresseerde. Bij specifieke tekst type je het emailadres van degene die je een categorie wilt geven.

Stap 4: Vink aan Wijs het bericht toe aan de categorie categorie

Stap 5: Klik op categorie en je komt in de categorieën die je al eerder hebt benoemd. Mocht je dat nog niet gedaan hebben, kun je hier nog een nieuwe categorie benoemen en toewijzen.

Stap 6: Klik op OK en Voltooien.

Iedere keer dat Jan of Piet jou een mailtje stuurt krijgt hun mail automatisch een geel vierkantje mee.

Maar misschien mailen ze niet altijd over Project X. Dit kun je ondervangen door bijvoorbeeld ook met specifieke tekst in het onderwerp of de hoofdtekst te selecteren bij Stap 3. Hoe specifieker je bent in de voorwaarden, hoe beter enkel mail aangaande Project X een gele categorie krijgt.

Oefen en speel er eens mee. Ik hoor graag je reactie!