Hoe zat het ook al weer? In OneNote komt het neer op Verzamelen – Organiseren – Delen
Even herhalen van het vorige blog: In OneNote heb je Notitieblokken. Daarin kun je Secties (onderwerpen) maken en per Sectie heb je verschillende Pagina’s (onderverdeling in sub-onderwerpen).
Voor wie het gemakkelijker vindt om andersom te onthouden: Je begint in OneNote op een Pagina. Daarin kun je alles verzamelen, alsof het een groot memoryboard is. Pagina’s kun je onderbrengen in een Sectie, daar organiseer je wat je verzameld hebt. Secties kun je onderbrengen in verschillende Notitieblokken. En je kunt alles ook weer delen met anderen. Je kunt de tabbladen van de Secties ook wijzigen van kleur door er met de rechtermuisknop op te klikken en je kunt ze ook verschuiven (net als de tabbladen in Excel).
Er is maar 1 echte Don’t in OneNote:
OneNote een mooi en uitnodigend notitieblok waar je werkelijk alles in kwijt kunt. Gaandeweg merk ik: Dat is nu ook precies het gevaar. Na een paar weken intensief gebruik blijkt namelijk dat wat eens mooi overzichtelijk begon, vervallen is tot een onoverzichtelijke, chaotische bende waarin ik weer niet snel kan vinden wat ik erin heb gezet. Werk en privé lopen door elkaar, notities staan her en der en ik heb veel te veel tabbladen. Dat ligt natuurlijk aan mijzelf. Ondanks dat er een snelle zoekfunctie is (Control+F), ook hier geldt, eenvoud is troef.
Er zijn meerdere Do’s:
TIP 1: Maak onderscheid tussen in ieder geval werk en privé in je OneNote, dat scheelt alvast. En verwijder gelijk ook de mappen die je toch nooit gebruikt.
TIP 2: Door trial & error merk ik dat het handiger is om de Losse notities sectie in te zetten als verzamelpagina van alle losse aantekeningen die ik in de loop van de dag verzamel en op een rustig moment wegzet in de juiste Secties. Dat is wel dubbel werk ja, maar het scheelt wel zoektijd.
Erg fijn is trouwens dat je niets hoeft te saven. Je kunt gewoon afsluiten, alles staat er nog.
Handigheidjes:
Bovenin het lint staat het tabblad Invoegen. Hier kun je van alles aanklikken en invoegen zoals documenten, foto’s, websites, etc. Ook geluidsfragmenten met Audio opnemen is heel eenvoudig te doen voor wanneer je bijvoorbeeld geen pen bij de hand hebt. Je klikt op Audio opnemen en de klok gaat gelijk lopen. Druk op Stop als je klaar bent met inspreken of geluid opnemen, en er verschijnt een icoontje op de OneNote pagina waarin je bezig bent.
Mochten foto’s gekanteld OneNote binnenkomen kun je ze makkelijk draaien door er met de rechtermuisknop op te klikken.
TIP 3: Om nog even terug te komen op structuur, let vooral op hoe je OneNote wilt gaan gebruiken. Is het voor klanten, dan kun je een notitieblok voor Klanten aan maken waarin iedere klant zijn eigen Sectieblad heeft. Als je juist projectmatig werkt, dan kun je bijvoorbeeld per notitieblok een project benoemen en verder onderverdelen.
Hou het simpel, niet te veel lagen, anders weet je ook niet meer waar je je aantekeningen in kwijt kan. Succes met proberen en als er nog vragen of opmerkingen zijn hoor ik ze graag!