Categorie archief: Takenlijst

Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Waarom OneNote?

En wat kun je er mee? Ik zocht al een tijdje naar een overzichtelijk, digitaal notitieblok waar ik alles in kwijt kan. Nu wezen verschillende mensen mij al eerder op OneNote, want je hebt het (als Microsoftgebruiker) sowieso al tot je beschikking, het is dus ‘gratis’ en het is zo’n geweldige tool. Reden genoeg om het zelf maar eens te ondervinden. Wat ik vooral belangrijk vind is dat het functioneel moet zijn, gebruiksvriendelijk en uitnodigend. En het moet makkelijk overal op synchroniseren. Als dat niet in een keer werkt haak ik heel snel af.

Gaandeweg merk ik al snel dat de opties in OneNote legio zijn, teveel voor in één blog in ieder geval. Allereerst let op: De automatisch meegeleverde OneNote op je PC is NIET hetzelfde als de Online versie. Bij de standaard OneNote op je PC worden je notitieblokken geplaatst op je kantoor- of netwerkschijf. Dit staat dan lokaal en delen met je smartphone of tablet wordt lastig. Je kunt dan niet overal bij je aantekeningen. Wat je van daaruit wel weer kunt doen is een pagina delen met anderen (die krijgen dan een melding in de mail). Als je OneNote optimaal wilt gebruiken heb je eigenlijk een online (Cloud) account nodig, namelijk een Microsoft account, oftewel een LiveID zoals bijvoorbeeld je hotmail account. Dat gezegd hebbende…

  1. Voor visueel ingestelde mensen: Het ziet er overzichtelijk uit (toevallig is mijn favoriete kleur ook nog eens paars). Er zit een goede demo bij (vooral kijken voor je begint, het helpt echt) en het heeft inderdaad veel weg van een collegeblok van vroeger. Je kunt oneindig veel notitieblokken met secties (tabbladen met onderwerpen bovenaan) en pagina’s (tabbladen rechts van een sectie) aanmaken en het blijft overzichtelijk ogen. Het ‘lint’ erboven is grofweg hetzelfde als dat van Outlook, heel herkenbaar, dat scheelt weer zoekwerk.

TIP: Het is wel aan te raden om van tevoren uit te zoeken wat een handige structuur kan zijn. Welke onderwerpen verdienen een eigen notitieblok,  ‘Sectie’ of ‘Pagina’? (Aan de terminologie moet ik ook wennen. Waarom heb je niet gewoon tabbladen met hoofdstukken? Maar ach, het went en wanneer je de secties en pagina’s benoemt maakt het ook niet meer uit.)

  1. Hm, gelijk een probleem bij de Cloud-versie. Waarom synchroniseert het niet van mijn telefoon naar tablet? Zelfde accounts? Check. Aangesloten op netwerk? Check. Synchronisatie handmatig? (Ik krijg al steeds minder zin) Aha, hij meldt dat ik niet kan synchroniseren als ik ‘Alleen synchroniseren via Wi-Fi’ aan heb staan. Pas dit aan bij Instellingen. Probleem verholpen.
  1. Van Outlook naar OneNote en vice versa. Je kunt schakelen tussen OneNote en Outlook met de  knop of het icoontje ‘OneNote’. Je kunt bijvoorbeeld een mailtje rechtstreeks naar OneNote verplaatsen door op deze knop te klikken. Je krijgt dan een scherm waar je kunt aangeven waar je deze mail wilt opslaan, dus in welk notitieblok, sectie of pagina. Het kan nog sneller wanneer je de eerste letters intikt van de naam waar je deze mail wilt hebben.

Met de onderste optie ‘E-mailnotities altijd verzenden naar…’ kun je mailtjes standaard naar een bepaalde sectie sturen. Maar ja, waarom zou je dat willen? In het kader van Zero Inbox? Dan krijg je een nieuwe inbox in OneNote, van de regen in de drup lijkt me. Tenzij je bijvoorbeeld voor een bepaald project alles bij elkaar wilt hebben. Dan heb je inderdaad alles bij elkaar.

  1. Taken maken vanuit OneNote. Dit is wel weer handig: Je kunt taken in OneNote maken en terug laten komen in Outlook. Stel dat je een actiepuntenlijst aan het opstellen bent en een van de acties is voor jou, dan kun je dat stukje tekst in OneNote selecteren en er een taak van aanmaken door Outlooktaken te selecteren en hem verder in te vullen als taak. Hij komt dan terug je takenlijst in Outlook. De tekst die je hebt geselecteerd staat als titel in het onderwerp.

Volgende keer meer over OneNote en takenlijsten. Wat je vooral zal merken is dat je al doende leert. Gewoon oefenen en opties uitproberen dus. Mocht je nog vragen hebben die ik vast uit kan zoeken, laat ze me weten, dat neem ik dan mee in een volgend blog. Succes!