Categorie archief: archief

Een handige mappenstructuur opbouwen? Zo doe je dat (deel 1)

Een archief bijhouden is een activiteit die vaak laag of niet op het prioriteitenlijstje staat. Met alle gevolgen van dien: Immer groeiende onoverzichtelijke uitwassen en veel vervuiling van al lang verlopen documenten. Alleen al de gedachte aan hoeveel tijd het zal kosten om eens flink schoon schip te maken is vaak al voldoende om mensen ervan te weerhouden. Want waar moet ik beginnen?

Bij deze alvast 1 tip om een grove indeling te maken met een paar voorbeelden, want als je weet hoe en waar je moet beginnen volgt de rest vanzelf.

De belangrijkste tip is: Maak een keuze! Wil je een structuur gebaseerd op PROCES of op AFDELING?

Als je daar eenmaal uit bent maakt het de opbouw van een archiefstructuur namelijk veel makkelijker.

Als je de Processtructuur handhaaft, bedenk dan welke taken en verantwoordelijkheden bij jouw functie/afdeling horen. Als je ervoor zorgt dat je binnen het werkproces blijft, dus binnen de context van je functie/dienst, wordt de opbouw een logisch geheel. Dit proces ligt vrij vast, dus de mappenstructuur ook. Hieronder een voorbeeld.

 

PROCESSTRUCTUUR

  1. BUDGET
  2. JAARREKENING
  3. AUDITS
  4. RAPPORTAGES
  5. OVERLEGGEN

Of

  1. INKOOP

– Leveranciers

– Offerteaanvragen

– Prijsopgaven

– Etc.

  1. VERKOOP

– Orders verwerken

– Prijsaanvragen

– Aanbiedingen

– Etc.

  1. TRANSPORT
  2. FACTURATIE
  3. PERSONEELSZAKEN
  4. IT
  5. Etc

AFDELINGSTRUCTUUR

Misschien heb je in jouw functie veel te maken met afdelingen waaronder je een proces weer kunt scharen? Dan kun je de hoofdmappen indelen naar de afdelingen. Bijvoorbeeld

10. KLANTEN

20. MARKETING & COMMUNICATIE

30. FINANCIEEL

40. KWALITEIT

50. P&O

60. MT

70. Etc

Wanneer je cijfers gebruikt bij de mappen kun je zelf bepalen welke map bovenaan komt te staan. En wanneer je 10, 20, 30… gebruikt kun je er later ook nog een map tussenvoegen.

In het volgende blog ga ik verder met nog wat inhoudelijke tips voor de mappenstructuur. Stuur mij vast je vragen, dan neem ik die daar gelijk in mee. Succes!