Categorie archief: mappenindeling

Vereenvoudig de mappenstructuur in je inbox met de Eisenhouwer matrix

In het kader van prioriteiten stellen legde ik onlangs de Eisenhouwer matrix uit. Nu was er een cursist die dagelijks zo’n 50 tot 60 mails binnenkreeg. Hij wilde zo weinig mogelijk tijd besteden aan het indelen van zijn mail in een mappenstructuur. Toch hij kreeg wel een onrustig gevoel bij zijn immer groeiende inbox. Echter, bij het zien van de Eisenhouwer matrix kreeg hij het idee dit in zijn mailbox te implementeren. Dus, na het creëren van een aparte map voor de ‘CC-’ en de ‘Wachten op Antwoord’-mail, maakte hij ook de onderstaande mappen aan.

I              Urgent and important

II             Important but not urgent

III            Urgent but not important

IV           Not important, not urgent

Want, zo redeneerde hij, als mail belangrijk en urgent is, maakt het niet uit of het afkomstig is van Sales, Finance, of wie dan ook. Mijn directe actie is vereist. Na het behandelen van map I (belangrijk en urgent), ging hij verder met map II (belangrijk maar niet urgent). Deze aanpak werkte prima voor hem.

De grootste tijdwinst bleek echter te komen uit map III (urgent maar niet belangrijk). Aan dat soort mail kwam hij eigenlijk toch niet toe. En op het moment dat hij er wel aan toe kwam, was 80% al opgelost. De overige 20% belde hem of wist hem wel te vinden. Uiteindelijk leverde dit hem niet alleen meer tijd en maar vooral ook meer rust en overzicht op.

Ook proberen? Hoe zat die Eisenhouwer matrix ook al weer in elkaar?

BELANGRIJK II Belangrijke doelen I Kritische activiteiten
NIET BELANGRIJK IV Afleiding III Interrupties
  NIET URGENT URGENT

Heel in het kort:

Kwadrant I is urgent en belangrijk.

Dit gaat om taken en werkzaamheden die de onmiddellijke aandacht vragen. Denk aan crises, problemen en deadlines. Hier ben je vooral reactief bezig.

Kwadrant II is belangrijk maar niet urgent.

Dit gaat om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Het gaat om activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben. Denk aan het plannen en voorbereiden van je eigen werk, het uitvoeren van geplande werkzaamheden, tijd maken voor persoonlijke ontwikkeling. Je bent hier vooral pro-actief bezig. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten in kwadrant I terecht zullen komen en hoe minder stress je zult ervaren.

Kwadrant III is wel urgent maar niet belangrijk.

In dit kwadrant gaat het vooral om prioriteiten van anderen. Deze zaken zijn niet belangrijk maar wel urgent (voor die ander). Het gaat vooral om onnodige interrupties zoals verstoringen door telefoontjes, mailtjes, storende collega’s etc. Deze zaken zijn eigenlijk niet jouw probleem, maar kunnen wel veroorzaken dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest. Vaker ‘nee’ zeggen en aan deze matrix denken is wat helpt.

Kwadrant IV is niet urgent en niet belangrijk.

Dit is het kwadrant van tijdsverspilling. Niets van deze zaken draagt bij aan het realiseren van je eigen doelstellingen. Dit zijn onnodige tijdvreters zoals surfen op het ‘net’ (wat wel heel erg leuk kan zijn), het bijwonen van vergaderingen waar je niets aan hebt en het overmatig checken van je email.

Ik ben benieuwd wat jullie bevindingen zullen zijn. Succes!