Categorie archief: inbox

Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Vereenvoudig de mappenstructuur in je inbox met de Eisenhouwer matrix

In het kader van prioriteiten stellen legde ik onlangs de Eisenhouwer matrix uit. Nu was er een cursist die dagelijks zo’n 50 tot 60 mails binnenkreeg. Hij wilde zo weinig mogelijk tijd besteden aan het indelen van zijn mail in een mappenstructuur. Toch hij kreeg wel een onrustig gevoel bij zijn immer groeiende inbox. Echter, bij het zien van de Eisenhouwer matrix kreeg hij het idee dit in zijn mailbox te implementeren. Dus, na het creëren van een aparte map voor de ‘CC-’ en de ‘Wachten op Antwoord’-mail, maakte hij ook de onderstaande mappen aan.

I              Urgent and important

II             Important but not urgent

III            Urgent but not important

IV           Not important, not urgent

Want, zo redeneerde hij, als mail belangrijk en urgent is, maakt het niet uit of het afkomstig is van Sales, Finance, of wie dan ook. Mijn directe actie is vereist. Na het behandelen van map I (belangrijk en urgent), ging hij verder met map II (belangrijk maar niet urgent). Deze aanpak werkte prima voor hem.

De grootste tijdwinst bleek echter te komen uit map III (urgent maar niet belangrijk). Aan dat soort mail kwam hij eigenlijk toch niet toe. En op het moment dat hij er wel aan toe kwam, was 80% al opgelost. De overige 20% belde hem of wist hem wel te vinden. Uiteindelijk leverde dit hem niet alleen meer tijd en maar vooral ook meer rust en overzicht op.

Ook proberen? Hoe zat die Eisenhouwer matrix ook al weer in elkaar?

BELANGRIJK II Belangrijke doelen I Kritische activiteiten
NIET BELANGRIJK IV Afleiding III Interrupties
  NIET URGENT URGENT

Heel in het kort:

Kwadrant I is urgent en belangrijk.

Dit gaat om taken en werkzaamheden die de onmiddellijke aandacht vragen. Denk aan crises, problemen en deadlines. Hier ben je vooral reactief bezig.

Kwadrant II is belangrijk maar niet urgent.

Dit gaat om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Het gaat om activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben. Denk aan het plannen en voorbereiden van je eigen werk, het uitvoeren van geplande werkzaamheden, tijd maken voor persoonlijke ontwikkeling. Je bent hier vooral pro-actief bezig. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten in kwadrant I terecht zullen komen en hoe minder stress je zult ervaren.

Kwadrant III is wel urgent maar niet belangrijk.

In dit kwadrant gaat het vooral om prioriteiten van anderen. Deze zaken zijn niet belangrijk maar wel urgent (voor die ander). Het gaat vooral om onnodige interrupties zoals verstoringen door telefoontjes, mailtjes, storende collega’s etc. Deze zaken zijn eigenlijk niet jouw probleem, maar kunnen wel veroorzaken dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest. Vaker ‘nee’ zeggen en aan deze matrix denken is wat helpt.

Kwadrant IV is niet urgent en niet belangrijk.

Dit is het kwadrant van tijdsverspilling. Niets van deze zaken draagt bij aan het realiseren van je eigen doelstellingen. Dit zijn onnodige tijdvreters zoals surfen op het ‘net’ (wat wel heel erg leuk kan zijn), het bijwonen van vergaderingen waar je niets aan hebt en het overmatig checken van je email.

Ik ben benieuwd wat jullie bevindingen zullen zijn. Succes!