Categorie archief: agenda

Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo zinvol is

Veel mensen hebben hun agenda met bijbehorende taken in hun hoofd zitten. In hun agenda staan dan alleen de terugkerende afspraken en de vrije dagen. Nu kunnen je hersens erg veel onthouden, alleen kan het behoorlijk chaotisch worden in je hoofd, vooral wanneer je onder druk staat. Je bent dan sneller geneigd dingen te vergeten. Of je schiet wakker van een ‘pop-up’ in je brein: “Oh, niet vergeten dat ik … nog moet doen!” Alleen al voor meer rust in je hoofd is het dus raadzaam om zaken uit je hoofd in je agenda te zetten.

Er zijn nog meer voordelen om je hoofd te legen in een takenlijst. Zo geeft het zichtbaar maken van alle taken in een agenda overzicht en daardoor ook meer rust. Mensen krijgen vaak meer stress van werk waarvan ze niet precies weten wat het inhoudt dan van een volle agenda, waarvan wel duidelijk is wat ze te doen staat.

Daarnaast geeft het je de kans eens goed na te denken over wat je nou allemaal aan het doen bent. Is het echt belangrijk dat ik deze taak nu uitvoer? Kan ik iets delegeren? Wiens prioriteit is het eigenlijk? Wat heb ik nodig bij het uitvoeren van deze klus, en wie kan ik daar bij om hulp vragen? Hoe lang zal ik hier eigenlijk mee bezig zijn? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf gaat stellen zodra je gaat plannen. Het is een goed evaluatiemoment om te kijken of je nog wel zo efficiënt bezig bent. En wat je kunt verbeteren.

Wanneer je aan het plannen bent, reserveer om te beginnen maar eens twee keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Waarom? Omdat mensen over het algemeen een te positief beeld van tijd hebben. “Oh, dat doe ik wel even”, of “Het is pas 9 uur ’s ochtends, daar heb ik nog de hele dag voor”, zijn valkuilen die iedereen wel herkent. Een telefoontje duurt vaak langer dan gedacht en het is zo vijf uur. Wees dus realistisch en in het gunstige geval hou je tijd over.

Nu heeft Outlook allemaal mooie mogelijkheden om taken te benoemen en een kleur te geven in je agenda. Met het risico je agenda op een kerstboom te laten lijken, oogt het toch een stuk meer uitnodigend om je dag zo te beginnen. Wist je trouwens dat je ’s ochtends je Outlook ook op kunt laten starten met je agenda, in plaats van met je mail? Ga naar Bestand -> Opties -> Geavanceerd -> Outlook in deze map starten -> optie Agenda. Zo komt gelijk tevoorschijn wat je vandaag en deze week van plan bent om te doen, in plaats van direct te openen met je mail met het risico daarin te verzanden.

Het kan ook zijn dat, nu je alles in je agenda inzichtelijk hebt gemaakt, je ziet dat je toch wel wat veel hooi op je vork hebt genomen. Heb je nog tijd voor project B, terwijl project A eigenlijk al uit de hand loopt? Kijk eens met een kritische blik naar hoe realistisch je bent met je planning. Misschien wordt het ook eens tijd om ‘nee’ te zeggen. Misschien ligt er meer werk dan je aankunt? Wanneer je dat aantoonbaar hebt gemaakt heb je in ieder geval wat in handen om een gesprek aan te gaan met je collega’s of je leidinggevende.

 

Succes!