Categorie archief: efficiencytips

Efficienter werken in de buitendienst

Als buitendienstmedewerker kun je je eigen tijd goed indelen. Zo kun je je kinderen bijvoorbeeld zelf naar school brengen of ophalen, je kunt afspraken plannen buiten de files en je kunt je administratie doen in de auto. De voordelen lijken legio. Maar is het zo rooskleurig als hier wordt voorgespiegeld? Wanneer je bijvoorbeeld minimaal vijf verplichte klantbezoeken per dag moet afleggen wordt het al gauw lastig pas na de files te beginnen. Zeker als je ook nog wat aan je avond wilt hebben. Trouwens, hoezo avond? Die avond wordt al gauw besteed aan het bijwerken van de administratie waar overdag geen tijd voor was. Bovendien, alle keren dat je verplicht naar kantoor moet voor een overleg ‘kost’ het geld, want ieder uur dat je niet op weg naar of bij de klant besteedt is verloren. En hoe ga je om met al die telefoontjes die de hele dag maar binnen komen? Hoe kun je in de buitendienst nou je dag zo efficiënt mogelijk inplannen? Hieronder volgen wat tips:

Maak een vaste dagindeling.

Ben je een ochtendmens of een avondmens? Kijk op welke momenten je bijvoorbeeld het beste acquisitie kunt doen, het beste klantenbezoeken kunt afleggen of het beste aan een offerte kunt werken. Ben je bijvoorbeeld ’ s ochtends op z’n scherpst met cijfers? Maak die complexe prijsberekening dan in de ochtend en ga na de files op pad. Plan dit in je agenda en werk in tijdsblokken van ongeveer 45 minuten. Bij de meeste mensen verslapt de aandacht na ongeveer 45 minuten geconcentreerd te hebben gewerkt. Neem even een bak  koffie en ga weer verder.

Bereid je klantgesprekken goed voor.

Een goede voorbereiding is immers het halve werk. Bepaal voor jezelf het doel van het gesprek en stuur daar op. Schrijf de gespreksonderwerpen op voor je begint. Daardoor blijf je gericht op wat je wilt bereiken en ben je minder geneigd om te lang over niet ter zake doende onderwerpen te kletsen. Zeg van tevoren hoeveel tijd je hebt en waar jullie het over gaan hebben. Houd je daaraan. Blijf dus niet plakken.

Reserveer na ieder gesprek 10 à 15 minuten voor jezelf.

Geen administratie ’s avonds? Leer jezelf aan je administratie onderweg te doen. Dit kan natuurlijk alleen mits je daar de middelen voor hebt en voldoende ruimte hebt gepland tussen je afspraken door. Plan bijvoorbeeld na ieder gesprek 10 à 15 minuten tijd om een en ander voor jezelf op een rijtje te zetten. Wat zijn de vervolgacties? Wanneer ga je die doen? Wie moet je daarvoor spreken? Direct na het gesprek zit alles wat besproken is nog vers in je geheugen. Zeker als je meerdere gesprekken hebt per dag kan er op het eind een soort ‘blur’ ontstaan. Wie heeft nou ook al weer wat gezegd? In het geval je niet de middelen hebt dit gelijk in te voeren in een digitaal systeem, noteer dan in ieder geval tijdens of vlak na het gesprek alvast de belangrijkste zaken op papier. Op het moment dat je tijd hebt er iets mee te doen gaat het een stuk sneller. Bijkomend voordeel, je houdt je hoofd op die manier ‘leeg’. Je hoeft geen dingen te onthouden die je al hebt opgeschreven. Dat geeft rust en is een stuk minder vermoeiend dan wanneer je alles moet in je hoofd moet bewaren.

Binnenkomende telefoontjes.

En wat de telefoontjes betreft, wanneer je in gesprek bent bij de klant staat je telefoon natuurlijk uit. Het liefst ook als je aan het autorijden bent. Vraag in je voicemail niet alleen het telefoonnummer van de beller, maar ook het tijdstip waarop hij of zij het beste teruggebeld kan worden. Zo voorkom je dat je zelf weer allerlei voicemails in gaat spreken, wat weer tijd bespaart. Probeer zelf alle telefoontjes te bundelen. Dus zo veel mogelijk op een bepaald tijdstip afhandelen. Zo werk je met meer focus op een bepaalde taak. Dat is rustiger voor je hoofd en levert meer energie.

Bovenstaand is maar een greep uit de vele effiencytips die wij bieden. Meer weten? Ik zie je mail graag tegemoet!