Categorie archief: tijdwinst

Gewoon doen!

Het nieuwe jaar is nog maar net begonnen en mensen barsten weer van de goede voornemens. Vaak hadden zij die goede voornemens vorig jaar en de jaren daarvoor ook al, maar kwam daar weinig van terecht. Het mooie van goede voornemens is gelukkig wel, dat je ze op ieder moment van welke dag dan ook kunt beginnen. Je moet ze alleen wel volhouden. Nu is het inderdaad best lastig te stoppen met roken of een dieet vol te houden, maar het voornemen efficiënter te werken en tijd besparen is in vergelijking daarmee echt makkelijk uitvoerbaar! Dit komt omdat met een paar simpele veranderingen al direct resultaat te merken is. Wist je bijvoorbeeld dat een half uur tijd per dag besparen, op basis van een 40-urige werkweek, al 3 weken tijdwinst per jaar oplevert? In dit blog geef ik drie tips om tijd en moeite te besparen. Kies er een, en hou dit een maand vol. Zeker weten dat dit tijd en energie op gaat leveren!

1. Stel niet uit!

Doe dingen meteen en schuif vervelende klussen niet steeds verder voor je uit! Doe het gewoon eens nu! Direct! Dan ben je er vanaf en dat geeft je weer een energie-boost. Vaak is men geneigd om alvorens aan een grote klus te beginnen, allemaal kleine dingetjes te gaan doen zoals bijvoorbeeld veel mailtjes te beantwoorden om het gevoel te hebben toch met iets nuttigs bezig te zijn. Dit is gewoon jezelf voor de gek houden. Het echte werk blijft immers liggen. Dat vreet energie, dat kost ruimte in je hoofd, want ondertussen blijft die belangrijke klus gewoon op je wachten, geen ontkomen aan.

2. Doe dingen 1 keer

Wist je dat mensen eenzelfde mailtje gemiddeld 4 tot 6 keer lezen, voor ze er wat mee gaan doen? Denk eens in hoeveel tijd je hier mee kwijt bent! Ben je een stapel post of e-mail aan het wegwerken, beslis dan gelijk wat je er mee gaat doen. Voorkom het vallen in herhaling! Handel het gelijk af als je het binnen 3 minuten gedaan kunt hebben. Als iets langer duurt, plan het in je agenda in. Is een e-mail niet voor jou bestemd, gooi hem weg of stuur hem door. Makkelijke beslissingen, direct resultaat.

3. Stop met multitasken

Multitasken beïnvloedt je werk op een negatieve manier. Focussen op meerdere taken tegelijk haalt je productiviteit met 40% omlaag! Bovendien maak je veel meer fouten in je werk en daarbij ervaar je een veel groter gevoel van stress, omdat meerdere taken niet af zijn. Je hebt veel minder overzicht. Wist je dat je IQ 10 tot 15 punten omlaag gaat als je aan het multitasken bent? Het roken van een joint heeft ongeveer evenveel effect!

Met ieder van bovengenoemde punten valt zeker een half uur tijdwinst per dag te behalen. Kies er eentje uit en hou dat een maand vol. Daarna pak je een andere en voor de lente begint heb je meer tijd, minder stress en veel meer het gevoel dat je alles onder controle hebt. Kun je in al die extra tijd je bezighouden met andere goede voornemens, afvallen, meer sporten, stoppen met roken, je weet wel, de voornemens die veel moeilijker vol te houden zijn. Succes!

Tijd winnen, hoe doe je dat?

Gaandeweg hun loopbaan hebben de meeste mensen bepaalde werkgewoontes ontwikkeld die in sommige gevallen zeer efficiënt blijken zijn, maar in andere gevallen ook voor verbetering vatbaar. Wanneer je het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen, niet goed georganiseerd aan het werk bent en geleefd wordt door de waan van de dag,  volgen hieronder wellicht wat handige tips die wat  meer structuur in je dag aan kunnen brengen.

 

  • Begin je dag met een belangrijke taak

Oftewel, begin je dag niet met je mail (tenzij dat je core business is). Wanneer het enigszins in te plannen valt, begin je dag eerst met een uur te werken aan jouw prioriteit nummer 1. Wanneer je namelijk als eerste met je mail begint, ga je bijna altijd over tot het afhandelen van ‘belangrijke’ mailtjes en begin je  je dag op reactieve wijze, in plaats van proactief je eigen planning te volgen. Aan het eind van de dag ben je dan vooral bezig geweest met de vragen van anderen, terwijl je eigen werk blijft liggen.

Bijkomend nadeel van je dag beginnen met de mail, is dat de mail die je gelezen hebt blijft ‘na-ijlen’. In je hoofd ben je toch al bezig je mail te beantwoorden, terwijl je eigenlijk 100% focus moet hebben op die belangrijke taak. Daarbij komt: Een uur ongestoord werken geeft 50% meer output! Een taak afmaken geeft energie, vooral als het je lukt een vervelende klus af te ronden. Als dit al lukt aan het begin van je dag, dan kan je dag toch al niet meer stuk?!

  • Geen afleiding

Dit is al ingewikkeld genoeg wanneer je bijvoorbeeld werkt op een kantoortuin. Wellicht dat oordopjes met rustige achtergrondmuziek je kunnen helpen om je af te sluiten voor het geluid om je heen. Het is mentaal gezien namelijk heel vermoeiend om prikkels van buitenaf buiten te sluiten. Ook al doe je niet daadwerkelijk mee aan de gesprekken om je heen, het kost energie om ze weg te filteren. Daarom zou thuiswerken natuurlijk een mooie oplossing zijn, maar dat is niet bij alle organisaties of functies mogelijk. Afspraken maken met elkaar over wie een uur lang de telefoon aanneemt zodat de anderen door kunnen werken zou ook een oplossing kunnen zijn. Of als het in te plannen valt, extra vroeg beginnen. Zo ben je de files voor en is het meestal nog rustig op kantoor.

  • Maak dingen af

Kleine klussen die onafgemaakt blijven liggen geven geen goed gevoel. Maak het in een keer af! Het blijft zeuren in je hoofd als zaken onafgerond blijven liggen en je mist steeds kleine energie boosts. Ook het steeds weer moeten verdiepen in iets waar je mee bezig was kost onnodig veel tijd. Dus, mouwen opstropen en afmaken waar je mee bezig was. Ja, dat vergt de nodige discipline, maar het levert je meer op dan dat het je kost.

Ik zou zeggen, begin met slechts een van de bovenstaande tips en probeer daar een nieuwe gewoonte van de maken. Het duurt ongeveer 4 weken om een nieuwe gewoonte aan te leren. Hou in je achterhoofd dat je met deze tips minstens een half uur per dag gaat besparen. Dat is op jaarbasis al 3 weken!