Categorie archief: Organiseren

Do’s en slechts 1 Don’t in OneNote

Hoe zat het ook al weer? In OneNote komt het neer op Verzamelen – Organiseren – Delen

Even herhalen van het vorige blog: In OneNote heb je Notitieblokken. Daarin kun je Secties (onderwerpen) maken en per Sectie heb je verschillende Pagina’s (onderverdeling in sub-onderwerpen).

Voor wie het gemakkelijker vindt om andersom te onthouden: Je begint in OneNote op een Pagina. Daarin kun je alles verzamelen, alsof het een groot memoryboard is. Pagina’s kun je onderbrengen in een Sectie, daar organiseer je wat je verzameld hebt. Secties kun je onderbrengen in verschillende Notitieblokken. En je kunt alles ook weer delen met anderen. Je kunt de tabbladen van de Secties ook wijzigen van kleur door er met de rechtermuisknop op te klikken en je kunt ze ook verschuiven (net als de tabbladen in Excel).

Er is maar 1 echte Don’t in OneNote:

OneNote een mooi en uitnodigend notitieblok waar je werkelijk alles in kwijt kunt. Gaandeweg merk ik: Dat is nu ook precies het gevaar. Na een paar weken intensief gebruik blijkt namelijk dat wat eens mooi overzichtelijk begon, vervallen is tot een onoverzichtelijke, chaotische bende waarin ik weer niet snel kan vinden wat ik erin heb gezet. Werk en privé lopen door elkaar, notities staan her en der en ik heb veel te veel tabbladen. Dat ligt natuurlijk aan mijzelf. Ondanks dat er een snelle zoekfunctie is (Control+F), ook hier geldt, eenvoud is troef.

Er zijn meerdere Do’s:

TIP 1: Maak onderscheid tussen in ieder geval werk en privé in je OneNote, dat scheelt alvast. En verwijder gelijk ook de mappen die je toch nooit gebruikt.

TIP 2: Door trial & error merk ik dat het handiger is om de Losse notities sectie in te zetten als verzamelpagina van alle losse aantekeningen die ik in de loop van de dag verzamel en op een rustig moment wegzet in de juiste Secties. Dat is wel dubbel werk ja, maar het scheelt wel zoektijd.

Erg fijn is trouwens dat je niets hoeft te saven. Je kunt gewoon afsluiten, alles staat er nog.

Handigheidjes:

Bovenin het lint staat het tabblad Invoegen. Hier kun je van alles aanklikken en invoegen zoals documenten, foto’s, websites, etc. Ook geluidsfragmenten met Audio opnemen is heel eenvoudig te doen voor wanneer je bijvoorbeeld geen pen bij de hand hebt. Je klikt op Audio opnemen en de klok gaat gelijk lopen. Druk op Stop als je klaar bent met inspreken of geluid opnemen, en er verschijnt een icoontje op de OneNote pagina waarin je bezig bent.

Mochten foto’s gekanteld OneNote binnenkomen kun je ze makkelijk draaien door er met de rechtermuisknop op te klikken.

TIP 3: Om nog even terug te komen op structuur, let vooral op hoe je OneNote wilt gaan gebruiken. Is het voor klanten, dan kun je een notitieblok voor Klanten aan maken waarin iedere klant zijn eigen Sectieblad heeft. Als je juist projectmatig werkt, dan kun je bijvoorbeeld per notitieblok een project benoemen en verder onderverdelen.

Hou het simpel, niet te veel lagen, anders weet je ook niet meer waar je je aantekeningen in kwijt kan. Succes met proberen en als er nog vragen of opmerkingen zijn hoor ik ze graag!

Waarom OneNote?

En wat kun je er mee? Ik zocht al een tijdje naar een overzichtelijk, digitaal notitieblok waar ik alles in kwijt kan. Nu wezen verschillende mensen mij al eerder op OneNote, want je hebt het (als Microsoftgebruiker) sowieso al tot je beschikking, het is dus ‘gratis’ en het is zo’n geweldige tool. Reden genoeg om het zelf maar eens te ondervinden. Wat ik vooral belangrijk vind is dat het functioneel moet zijn, gebruiksvriendelijk en uitnodigend. En het moet makkelijk overal op synchroniseren. Als dat niet in een keer werkt haak ik heel snel af.

Gaandeweg merk ik al snel dat de opties in OneNote legio zijn, teveel voor in één blog in ieder geval. Allereerst let op: De automatisch meegeleverde OneNote op je PC is NIET hetzelfde als de Online versie. Bij de standaard OneNote op je PC worden je notitieblokken geplaatst op je kantoor- of netwerkschijf. Dit staat dan lokaal en delen met je smartphone of tablet wordt lastig. Je kunt dan niet overal bij je aantekeningen. Wat je van daaruit wel weer kunt doen is een pagina delen met anderen (die krijgen dan een melding in de mail). Als je OneNote optimaal wilt gebruiken heb je eigenlijk een online (Cloud) account nodig, namelijk een Microsoft account, oftewel een LiveID zoals bijvoorbeeld je hotmail account. Dat gezegd hebbende…

  1. Voor visueel ingestelde mensen: Het ziet er overzichtelijk uit (toevallig is mijn favoriete kleur ook nog eens paars). Er zit een goede demo bij (vooral kijken voor je begint, het helpt echt) en het heeft inderdaad veel weg van een collegeblok van vroeger. Je kunt oneindig veel notitieblokken met secties (tabbladen met onderwerpen bovenaan) en pagina’s (tabbladen rechts van een sectie) aanmaken en het blijft overzichtelijk ogen. Het ‘lint’ erboven is grofweg hetzelfde als dat van Outlook, heel herkenbaar, dat scheelt weer zoekwerk.

TIP: Het is wel aan te raden om van tevoren uit te zoeken wat een handige structuur kan zijn. Welke onderwerpen verdienen een eigen notitieblok,  ‘Sectie’ of ‘Pagina’? (Aan de terminologie moet ik ook wennen. Waarom heb je niet gewoon tabbladen met hoofdstukken? Maar ach, het went en wanneer je de secties en pagina’s benoemt maakt het ook niet meer uit.)

  1. Hm, gelijk een probleem bij de Cloud-versie. Waarom synchroniseert het niet van mijn telefoon naar tablet? Zelfde accounts? Check. Aangesloten op netwerk? Check. Synchronisatie handmatig? (Ik krijg al steeds minder zin) Aha, hij meldt dat ik niet kan synchroniseren als ik ‘Alleen synchroniseren via Wi-Fi’ aan heb staan. Pas dit aan bij Instellingen. Probleem verholpen.
  1. Van Outlook naar OneNote en vice versa. Je kunt schakelen tussen OneNote en Outlook met de  knop of het icoontje ‘OneNote’. Je kunt bijvoorbeeld een mailtje rechtstreeks naar OneNote verplaatsen door op deze knop te klikken. Je krijgt dan een scherm waar je kunt aangeven waar je deze mail wilt opslaan, dus in welk notitieblok, sectie of pagina. Het kan nog sneller wanneer je de eerste letters intikt van de naam waar je deze mail wilt hebben.

Met de onderste optie ‘E-mailnotities altijd verzenden naar…’ kun je mailtjes standaard naar een bepaalde sectie sturen. Maar ja, waarom zou je dat willen? In het kader van Zero Inbox? Dan krijg je een nieuwe inbox in OneNote, van de regen in de drup lijkt me. Tenzij je bijvoorbeeld voor een bepaald project alles bij elkaar wilt hebben. Dan heb je inderdaad alles bij elkaar.

  1. Taken maken vanuit OneNote. Dit is wel weer handig: Je kunt taken in OneNote maken en terug laten komen in Outlook. Stel dat je een actiepuntenlijst aan het opstellen bent en een van de acties is voor jou, dan kun je dat stukje tekst in OneNote selecteren en er een taak van aanmaken door Outlooktaken te selecteren en hem verder in te vullen als taak. Hij komt dan terug je takenlijst in Outlook. De tekst die je hebt geselecteerd staat als titel in het onderwerp.

Volgende keer meer over OneNote en takenlijsten. Wat je vooral zal merken is dat je al doende leert. Gewoon oefenen en opties uitproberen dus. Mocht je nog vragen hebben die ik vast uit kan zoeken, laat ze me weten, dat neem ik dan mee in een volgend blog. Succes!

Tijd winnen, hoe doe je dat?

Gaandeweg hun loopbaan hebben de meeste mensen bepaalde werkgewoontes ontwikkeld die in sommige gevallen zeer efficiënt blijken zijn, maar in andere gevallen ook voor verbetering vatbaar. Wanneer je het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen, niet goed georganiseerd aan het werk bent en geleefd wordt door de waan van de dag,  volgen hieronder wellicht wat handige tips die wat  meer structuur in je dag aan kunnen brengen.

 

  • Begin je dag met een belangrijke taak

Oftewel, begin je dag niet met je mail (tenzij dat je core business is). Wanneer het enigszins in te plannen valt, begin je dag eerst met een uur te werken aan jouw prioriteit nummer 1. Wanneer je namelijk als eerste met je mail begint, ga je bijna altijd over tot het afhandelen van ‘belangrijke’ mailtjes en begin je  je dag op reactieve wijze, in plaats van proactief je eigen planning te volgen. Aan het eind van de dag ben je dan vooral bezig geweest met de vragen van anderen, terwijl je eigen werk blijft liggen.

Bijkomend nadeel van je dag beginnen met de mail, is dat de mail die je gelezen hebt blijft ‘na-ijlen’. In je hoofd ben je toch al bezig je mail te beantwoorden, terwijl je eigenlijk 100% focus moet hebben op die belangrijke taak. Daarbij komt: Een uur ongestoord werken geeft 50% meer output! Een taak afmaken geeft energie, vooral als het je lukt een vervelende klus af te ronden. Als dit al lukt aan het begin van je dag, dan kan je dag toch al niet meer stuk?!

  • Geen afleiding

Dit is al ingewikkeld genoeg wanneer je bijvoorbeeld werkt op een kantoortuin. Wellicht dat oordopjes met rustige achtergrondmuziek je kunnen helpen om je af te sluiten voor het geluid om je heen. Het is mentaal gezien namelijk heel vermoeiend om prikkels van buitenaf buiten te sluiten. Ook al doe je niet daadwerkelijk mee aan de gesprekken om je heen, het kost energie om ze weg te filteren. Daarom zou thuiswerken natuurlijk een mooie oplossing zijn, maar dat is niet bij alle organisaties of functies mogelijk. Afspraken maken met elkaar over wie een uur lang de telefoon aanneemt zodat de anderen door kunnen werken zou ook een oplossing kunnen zijn. Of als het in te plannen valt, extra vroeg beginnen. Zo ben je de files voor en is het meestal nog rustig op kantoor.

  • Maak dingen af

Kleine klussen die onafgemaakt blijven liggen geven geen goed gevoel. Maak het in een keer af! Het blijft zeuren in je hoofd als zaken onafgerond blijven liggen en je mist steeds kleine energie boosts. Ook het steeds weer moeten verdiepen in iets waar je mee bezig was kost onnodig veel tijd. Dus, mouwen opstropen en afmaken waar je mee bezig was. Ja, dat vergt de nodige discipline, maar het levert je meer op dan dat het je kost.

Ik zou zeggen, begin met slechts een van de bovenstaande tips en probeer daar een nieuwe gewoonte van de maken. Het duurt ongeveer 4 weken om een nieuwe gewoonte aan te leren. Hou in je achterhoofd dat je met deze tips minstens een half uur per dag gaat besparen. Dat is op jaarbasis al 3 weken!

Hoe je ook ad-hoc-zaken kunt plannen

Meestal probeer ik zo efficiënt mogelijk te werk te gaan maar eerlijkheidshalve werk ik zelf ook niet altijd zo gestructureerd en efficiënt als ik wel zou willen. Daarbij ben ik er van overtuigd dat er ook ruimte moet blijven voor ongestructureerde, ad-hoc-zaken. Niets is zo vermoeiend als overal controle over te willen hebben. Soms moet je dingen ook eens op hun beloop laten. Soms lossen dingen zich vanzelf op. Soms moet je ook van je plan af kunnen wijken zonder daar helemaal gefrustreerd van te raken. Want moet alles persé van A tot Z gepland worden op een dag? Geeft dat juist niet veel meer stress en frustratie als iets onverwachts door al die plannen heen walst? In hoeverre is een beetje chaos juist wel prettig? Is het niet zo dat de meeste mensen een zekere mate van structuur wel nodig hebben, maar dat er ook ruimte moet zijn voor wat prettige chaos, zodat je ook ruimte overhoudt voor wat spontaniteit of creativiteit? Er zou toch een optimale balans te vinden moeten zijn tussen spontaniteit en structuur die ten goede komt aan een prettige, creatieve manier van werken. Dus planmatig en doelgericht werken enerzijds, en zonder frustratie af kunnen wijken van het plan anderzijds. Hoe je dat doet? De oplossing is eigenlijk heel simpel.

4 Tips om met ad-hoc-zaken om te gaan:

  1. Plan ad-hoc zaken, reserveer er tijd voor in je agenda

Hou rekening met onvoorziene zaken. Meestal wordt een agenda veel te vol gepland, zonder tussenpozen ingedeeld tot de laatste minuut met eigenlijk te veel taken voor één dag. Zodra er iets fout gaat en Murphy’s law toeslaat, krijg je de lijst al niet meer af, wat zorgt voor frustratie en meer stress. Daarom is het veel handiger om een buffer in te bouwen, waarbij je dat op kunt vangen. Reserveer iedere dag een uur extra voor onverwachte dingen, voor ad-hoc-zaken. Immers, als het een gegeven is dat ongeplande zaken nou eenmaal gebeuren, waarom zou je die dan niet incalculeren voor minder stress, meer productiviteit? Natuurlijk roep je in eerste instantie dat je geen tijd hebt om 5 uur in de week te plannen voor niks doen, maar ja, onvoorziene dingen gebeuren toch wel. Waarom zou je daar niet vast tijd voor maken? En gebeurt er onverhoopt niets, geniet dan even van dit vrije moment, drink op je gemak een bakje koffie en doe iets wat je leuk vindt. Het resulteert in meer energie en minder stress dan wanneer je achter de feiten aan blijft rennen.

  1. Plan minder zaken

Zoals hierboven al even werd aangestipt, mensen willen te veel, plannen te veel en komen er vervolgens niet aan toe. Dit levert weer meer stress en frustratie, overwerk, achterstallig werk wat thuis in de avonduren moet gebeuren, etc. etc. Dit gaat allemaal ten koste van het werkplezier. Stel daarom een haalbaar doel en houd zaken behapbaar. Wees realistisch met wat je kunt doen op een dag. Je haalt meer energie en voldoening uit een kortere to-do-lijst die je af kunt vinken, dan een lange to-do-lijst waarop je alles steeds door moet schuiven.

  1. Wees realistisch over tijd

Mensen denken vaak te positief over hoeveel tijd een klusje in beslag neemt. Zo ben je snel geneigd te denken: “Dat doe ik wel even”, om er vervolgens achter te komen dat je 20 minuten aan de telefoon hebt gehangen voor een gesprek waarbij je dacht met 10 minuten klaar te zijn. Het zou al heel veel helpen als je dubbel zoveel tijd plant voor de taken die je moet doen.

  1. Wees flexibel

Je kunt niet alles voorzien. Het helpt al om dat te accepteren. Onvoorziene dingen horen erbij, laat je er niet door frustreren.

Probeer bovenstaande tips maar eens uit voor een week. Je zal zien dat je door ‘chaos’ planning juist minder ‘chaos’ zult hebben. Daarbij, een beetje chaos zorgt er ook voor dat je meer leert improviseren, dat je wat creatiever wordt en zo misschien wel tot nog betere oplossingen komt dan voorheen. Ik hoor graag wat jullie bevindingen zijn en of jullie meer tips hebben!

Waarom goed plannen het leven makkelijker maakt

Onlangs las ik het boek Stuff Dutch people like van Colleen Geske waarin wordt beschreven hoe typisch Nederlandse gewoonten en gebruiken door de ogen van buitenlanders worden gezien. Een hilarisch stukje ging over dat wij Nederlanders alles plannen. Plannen is voor ons de normaalste zaak van de wereld. Wij zijn zo gewend alles te plannen dat het ons ook verbaast dat buitenlanders dat typisch Nederlands vinden. Wij hebben altijd een (digitale) agenda bij de hand om afspraken vast te leggen, zakelijk of privé. Wij leven bij de gratie van onze agenda (en die van anderen). Dat dit ten koste gaat van onze spontaniteit (zo maar even bij iemand langs gaan is er niet meer bij) merken we eigenlijk niet eens, want iederéén hier plant zijn afspraken, liefst ruim van tevoren, dus ook een avondje met vrienden of familie. Zelfs onze vrije tijd (b.v. donderdag 21 augustus: Me time, avondje op de bank!) wordt gepland.

Het was een feest der herkenning, te lezen hoe wij om gaan met tijd. Plan ik zelf ook alles? Ja, zo veel mogelijk. Sterker nog, anderen helpen met plannen en organiseren, is voor een groot deel mijn werk. En wat levert het op? Rust! Het opschrijven van afspraken of dingen die ik nog moet doen geeft mij rust, omdat ik plan wanneer ik ze ga uitvoeren en ze voor nu uit mijn hoofd kan zetten. Natuurlijk kan mijn agenda er dan wel bomvol uit zien, maar ik weet wel waar ik aan toe ben, en dat maakt het lekker (<- ook zo’n woord dat niet uit te leggen valt in een andere taal, maar dat terzijde) overzichtelijk. Een handige tip hierbij is:

Neem de tijd om te plannen: 

Voor het plannen van taken, vooral van je werk, moet je wel even de tijd nemen. Als je plant, krijg je alles veel sneller voor elkaar. Dit komt omdat je zaken efficiënter plant, met een logischer volgorde en op jouw eigen tijd. Zo kan het handig zijn bepaalde taken te clusteren, zoals bijvoorbeeld alle telefoontjes die je moet plegen, achter elkaar te doen op een dinsdagmiddag. Of zaken waar je geconcentreerd en in stilte aan moet werken, vroeg in de ochtend te plannen, wanneer je hersens nog ‘wakker’ zijn en er nog relatief weinig collega’s op kantoor zijn. Mocht er overigens gelegenheid zijn dit soort taken ongestoord thuis te kunnen, doen heeft dat zeker de voorkeur, vooral ook omdat je dan files vermijdt en dus weer tijd wint. Plan dus ambitieus, maar wel realistisch. Wist je dat wanneer je 1 uur ongestoord werkt aan de jouw voorgenomen taak, je ook 50% meer produceert dan normaal gesproken?

10 Voordelen van plannen van je werk: 

  1. Met stip op 1: Minder stress, minder gejaagdheid;
  2. Het geeft overzicht, je weet wat je te doen hebt;
  3. Rust, want als zaken in je agenda staan kun je ze ook niet meer vergeten;
  4. Controle, (of tenminste) het gevoel dat je alles onder controle hebt;
  5. Kwaliteit, want je werkt zorgvuldiger en efficiënter, minder gehaast;
  6. Het geeft inzicht in je werk. Wat duurt hoe lang? Welke taken komen steeds terug?
  7. Het geeft meer tijd, mits je je aan je planning houdt natuurlijk;
  8. Een tevredener gevoel, omdat je het geplande werk af krijgt;
  9. Meer energie, want je besteedt geen tijd aan nutteloze zaken;
  10. Het werkt ook prettig voor anderen, omdat zij nu ook weten waar zij aan toe zijn.

Tenslotte nog een leuk feit (en koren op de molen van het voorgaande): Wij Nederlanders mogen onze zaken dan wel tot in het extreme plannen, wij werken ook de minste uren in alle OESO landen. Dit zou het gevolg zijn van dat wij binnen dat mindere aantal uren extreem arbeidsproductief zijn, afgezien van het feit dat we relatief veel deeltijdwerkers hebben. (Lees hierover meer) Dus: Wie plant is efficiënt!