Categorie archief: Efficienter

Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Gewoon doen!

Het nieuwe jaar is nog maar net begonnen en mensen barsten weer van de goede voornemens. Vaak hadden zij die goede voornemens vorig jaar en de jaren daarvoor ook al, maar kwam daar weinig van terecht. Het mooie van goede voornemens is gelukkig wel, dat je ze op ieder moment van welke dag dan ook kunt beginnen. Je moet ze alleen wel volhouden. Nu is het inderdaad best lastig te stoppen met roken of een dieet vol te houden, maar het voornemen efficiënter te werken en tijd besparen is in vergelijking daarmee echt makkelijk uitvoerbaar! Dit komt omdat met een paar simpele veranderingen al direct resultaat te merken is. Wist je bijvoorbeeld dat een half uur tijd per dag besparen, op basis van een 40-urige werkweek, al 3 weken tijdwinst per jaar oplevert? In dit blog geef ik drie tips om tijd en moeite te besparen. Kies er een, en hou dit een maand vol. Zeker weten dat dit tijd en energie op gaat leveren!

1. Stel niet uit!

Doe dingen meteen en schuif vervelende klussen niet steeds verder voor je uit! Doe het gewoon eens nu! Direct! Dan ben je er vanaf en dat geeft je weer een energie-boost. Vaak is men geneigd om alvorens aan een grote klus te beginnen, allemaal kleine dingetjes te gaan doen zoals bijvoorbeeld veel mailtjes te beantwoorden om het gevoel te hebben toch met iets nuttigs bezig te zijn. Dit is gewoon jezelf voor de gek houden. Het echte werk blijft immers liggen. Dat vreet energie, dat kost ruimte in je hoofd, want ondertussen blijft die belangrijke klus gewoon op je wachten, geen ontkomen aan.

2. Doe dingen 1 keer

Wist je dat mensen eenzelfde mailtje gemiddeld 4 tot 6 keer lezen, voor ze er wat mee gaan doen? Denk eens in hoeveel tijd je hier mee kwijt bent! Ben je een stapel post of e-mail aan het wegwerken, beslis dan gelijk wat je er mee gaat doen. Voorkom het vallen in herhaling! Handel het gelijk af als je het binnen 3 minuten gedaan kunt hebben. Als iets langer duurt, plan het in je agenda in. Is een e-mail niet voor jou bestemd, gooi hem weg of stuur hem door. Makkelijke beslissingen, direct resultaat.

3. Stop met multitasken

Multitasken beïnvloedt je werk op een negatieve manier. Focussen op meerdere taken tegelijk haalt je productiviteit met 40% omlaag! Bovendien maak je veel meer fouten in je werk en daarbij ervaar je een veel groter gevoel van stress, omdat meerdere taken niet af zijn. Je hebt veel minder overzicht. Wist je dat je IQ 10 tot 15 punten omlaag gaat als je aan het multitasken bent? Het roken van een joint heeft ongeveer evenveel effect!

Met ieder van bovengenoemde punten valt zeker een half uur tijdwinst per dag te behalen. Kies er eentje uit en hou dat een maand vol. Daarna pak je een andere en voor de lente begint heb je meer tijd, minder stress en veel meer het gevoel dat je alles onder controle hebt. Kun je in al die extra tijd je bezighouden met andere goede voornemens, afvallen, meer sporten, stoppen met roken, je weet wel, de voornemens die veel moeilijker vol te houden zijn. Succes!

Tijd winnen, hoe doe je dat?

Gaandeweg hun loopbaan hebben de meeste mensen bepaalde werkgewoontes ontwikkeld die in sommige gevallen zeer efficiënt blijken zijn, maar in andere gevallen ook voor verbetering vatbaar. Wanneer je het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen, niet goed georganiseerd aan het werk bent en geleefd wordt door de waan van de dag,  volgen hieronder wellicht wat handige tips die wat  meer structuur in je dag aan kunnen brengen.

 

  • Begin je dag met een belangrijke taak

Oftewel, begin je dag niet met je mail (tenzij dat je core business is). Wanneer het enigszins in te plannen valt, begin je dag eerst met een uur te werken aan jouw prioriteit nummer 1. Wanneer je namelijk als eerste met je mail begint, ga je bijna altijd over tot het afhandelen van ‘belangrijke’ mailtjes en begin je  je dag op reactieve wijze, in plaats van proactief je eigen planning te volgen. Aan het eind van de dag ben je dan vooral bezig geweest met de vragen van anderen, terwijl je eigen werk blijft liggen.

Bijkomend nadeel van je dag beginnen met de mail, is dat de mail die je gelezen hebt blijft ‘na-ijlen’. In je hoofd ben je toch al bezig je mail te beantwoorden, terwijl je eigenlijk 100% focus moet hebben op die belangrijke taak. Daarbij komt: Een uur ongestoord werken geeft 50% meer output! Een taak afmaken geeft energie, vooral als het je lukt een vervelende klus af te ronden. Als dit al lukt aan het begin van je dag, dan kan je dag toch al niet meer stuk?!

  • Geen afleiding

Dit is al ingewikkeld genoeg wanneer je bijvoorbeeld werkt op een kantoortuin. Wellicht dat oordopjes met rustige achtergrondmuziek je kunnen helpen om je af te sluiten voor het geluid om je heen. Het is mentaal gezien namelijk heel vermoeiend om prikkels van buitenaf buiten te sluiten. Ook al doe je niet daadwerkelijk mee aan de gesprekken om je heen, het kost energie om ze weg te filteren. Daarom zou thuiswerken natuurlijk een mooie oplossing zijn, maar dat is niet bij alle organisaties of functies mogelijk. Afspraken maken met elkaar over wie een uur lang de telefoon aanneemt zodat de anderen door kunnen werken zou ook een oplossing kunnen zijn. Of als het in te plannen valt, extra vroeg beginnen. Zo ben je de files voor en is het meestal nog rustig op kantoor.

  • Maak dingen af

Kleine klussen die onafgemaakt blijven liggen geven geen goed gevoel. Maak het in een keer af! Het blijft zeuren in je hoofd als zaken onafgerond blijven liggen en je mist steeds kleine energie boosts. Ook het steeds weer moeten verdiepen in iets waar je mee bezig was kost onnodig veel tijd. Dus, mouwen opstropen en afmaken waar je mee bezig was. Ja, dat vergt de nodige discipline, maar het levert je meer op dan dat het je kost.

Ik zou zeggen, begin met slechts een van de bovenstaande tips en probeer daar een nieuwe gewoonte van de maken. Het duurt ongeveer 4 weken om een nieuwe gewoonte aan te leren. Hou in je achterhoofd dat je met deze tips minstens een half uur per dag gaat besparen. Dat is op jaarbasis al 3 weken!

Waarom goed plannen het leven makkelijker maakt

Onlangs las ik het boek Stuff Dutch people like van Colleen Geske waarin wordt beschreven hoe typisch Nederlandse gewoonten en gebruiken door de ogen van buitenlanders worden gezien. Een hilarisch stukje ging over dat wij Nederlanders alles plannen. Plannen is voor ons de normaalste zaak van de wereld. Wij zijn zo gewend alles te plannen dat het ons ook verbaast dat buitenlanders dat typisch Nederlands vinden. Wij hebben altijd een (digitale) agenda bij de hand om afspraken vast te leggen, zakelijk of privé. Wij leven bij de gratie van onze agenda (en die van anderen). Dat dit ten koste gaat van onze spontaniteit (zo maar even bij iemand langs gaan is er niet meer bij) merken we eigenlijk niet eens, want iederéén hier plant zijn afspraken, liefst ruim van tevoren, dus ook een avondje met vrienden of familie. Zelfs onze vrije tijd (b.v. donderdag 21 augustus: Me time, avondje op de bank!) wordt gepland.

Het was een feest der herkenning, te lezen hoe wij om gaan met tijd. Plan ik zelf ook alles? Ja, zo veel mogelijk. Sterker nog, anderen helpen met plannen en organiseren, is voor een groot deel mijn werk. En wat levert het op? Rust! Het opschrijven van afspraken of dingen die ik nog moet doen geeft mij rust, omdat ik plan wanneer ik ze ga uitvoeren en ze voor nu uit mijn hoofd kan zetten. Natuurlijk kan mijn agenda er dan wel bomvol uit zien, maar ik weet wel waar ik aan toe ben, en dat maakt het lekker (<- ook zo’n woord dat niet uit te leggen valt in een andere taal, maar dat terzijde) overzichtelijk. Een handige tip hierbij is:

Neem de tijd om te plannen: 

Voor het plannen van taken, vooral van je werk, moet je wel even de tijd nemen. Als je plant, krijg je alles veel sneller voor elkaar. Dit komt omdat je zaken efficiënter plant, met een logischer volgorde en op jouw eigen tijd. Zo kan het handig zijn bepaalde taken te clusteren, zoals bijvoorbeeld alle telefoontjes die je moet plegen, achter elkaar te doen op een dinsdagmiddag. Of zaken waar je geconcentreerd en in stilte aan moet werken, vroeg in de ochtend te plannen, wanneer je hersens nog ‘wakker’ zijn en er nog relatief weinig collega’s op kantoor zijn. Mocht er overigens gelegenheid zijn dit soort taken ongestoord thuis te kunnen, doen heeft dat zeker de voorkeur, vooral ook omdat je dan files vermijdt en dus weer tijd wint. Plan dus ambitieus, maar wel realistisch. Wist je dat wanneer je 1 uur ongestoord werkt aan de jouw voorgenomen taak, je ook 50% meer produceert dan normaal gesproken?

10 Voordelen van plannen van je werk: 

  1. Met stip op 1: Minder stress, minder gejaagdheid;
  2. Het geeft overzicht, je weet wat je te doen hebt;
  3. Rust, want als zaken in je agenda staan kun je ze ook niet meer vergeten;
  4. Controle, (of tenminste) het gevoel dat je alles onder controle hebt;
  5. Kwaliteit, want je werkt zorgvuldiger en efficiënter, minder gehaast;
  6. Het geeft inzicht in je werk. Wat duurt hoe lang? Welke taken komen steeds terug?
  7. Het geeft meer tijd, mits je je aan je planning houdt natuurlijk;
  8. Een tevredener gevoel, omdat je het geplande werk af krijgt;
  9. Meer energie, want je besteedt geen tijd aan nutteloze zaken;
  10. Het werkt ook prettig voor anderen, omdat zij nu ook weten waar zij aan toe zijn.

Tenslotte nog een leuk feit (en koren op de molen van het voorgaande): Wij Nederlanders mogen onze zaken dan wel tot in het extreme plannen, wij werken ook de minste uren in alle OESO landen. Dit zou het gevolg zijn van dat wij binnen dat mindere aantal uren extreem arbeidsproductief zijn, afgezien van het feit dat we relatief veel deeltijdwerkers hebben. (Lees hierover meer) Dus: Wie plant is efficiënt!