Categorie archief: Plannen

Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo zinvol is

Veel mensen hebben hun agenda met bijbehorende taken in hun hoofd zitten. In hun agenda staan dan alleen de terugkerende afspraken en de vrije dagen. Nu kunnen je hersens erg veel onthouden, alleen kan het behoorlijk chaotisch worden in je hoofd, vooral wanneer je onder druk staat. Je bent dan sneller geneigd dingen te vergeten. Of je schiet wakker van een ‘pop-up’ in je brein: “Oh, niet vergeten dat ik … nog moet doen!” Alleen al voor meer rust in je hoofd is het dus raadzaam om zaken uit je hoofd in je agenda te zetten.

Er zijn nog meer voordelen om je hoofd te legen in een takenlijst. Zo geeft het zichtbaar maken van alle taken in een agenda overzicht en daardoor ook meer rust. Mensen krijgen vaak meer stress van werk waarvan ze niet precies weten wat het inhoudt dan van een volle agenda, waarvan wel duidelijk is wat ze te doen staat.

Daarnaast geeft het je de kans eens goed na te denken over wat je nou allemaal aan het doen bent. Is het echt belangrijk dat ik deze taak nu uitvoer? Kan ik iets delegeren? Wiens prioriteit is het eigenlijk? Wat heb ik nodig bij het uitvoeren van deze klus, en wie kan ik daar bij om hulp vragen? Hoe lang zal ik hier eigenlijk mee bezig zijn? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf gaat stellen zodra je gaat plannen. Het is een goed evaluatiemoment om te kijken of je nog wel zo efficiënt bezig bent. En wat je kunt verbeteren.

Wanneer je aan het plannen bent, reserveer om te beginnen maar eens twee keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Waarom? Omdat mensen over het algemeen een te positief beeld van tijd hebben. “Oh, dat doe ik wel even”, of “Het is pas 9 uur ’s ochtends, daar heb ik nog de hele dag voor”, zijn valkuilen die iedereen wel herkent. Een telefoontje duurt vaak langer dan gedacht en het is zo vijf uur. Wees dus realistisch en in het gunstige geval hou je tijd over.

Nu heeft Outlook allemaal mooie mogelijkheden om taken te benoemen en een kleur te geven in je agenda. Met het risico je agenda op een kerstboom te laten lijken, oogt het toch een stuk meer uitnodigend om je dag zo te beginnen. Wist je trouwens dat je ’s ochtends je Outlook ook op kunt laten starten met je agenda, in plaats van met je mail? Ga naar Bestand -> Opties -> Geavanceerd -> Outlook in deze map starten -> optie Agenda. Zo komt gelijk tevoorschijn wat je vandaag en deze week van plan bent om te doen, in plaats van direct te openen met je mail met het risico daarin te verzanden.

Het kan ook zijn dat, nu je alles in je agenda inzichtelijk hebt gemaakt, je ziet dat je toch wel wat veel hooi op je vork hebt genomen. Heb je nog tijd voor project B, terwijl project A eigenlijk al uit de hand loopt? Kijk eens met een kritische blik naar hoe realistisch je bent met je planning. Misschien wordt het ook eens tijd om ‘nee’ te zeggen. Misschien ligt er meer werk dan je aankunt? Wanneer je dat aantoonbaar hebt gemaakt heb je in ieder geval wat in handen om een gesprek aan te gaan met je collega’s of je leidinggevende.

 

Succes!

Nog wat timemanagement tips

Social media veroorzaakt afleiding

Ook al zijn er genoeg tools die helpen de social media toevoer te beperken, zodra je toch op zoek gaat naar wie is wie op Face-book of Linked in, wees je ervan bewust dat dit een tijdrovende (en vaak ook) niet productieve bezigheid is. Zorg dat dit niet je dag opslokt, zet desnoods een wekker.

 

Blijf prioriteiten stellen

We kennen allemaal het belang van een goede to-do lijst en het opschrijven van alles wat we niet mogen vergeten. De sleutel tot succes is het inplannen van die activiteiten. Door de belangrijkste zaken eerst in te plannen, oftewel ‘de grote keien’ van Covey, mis je nooit een deadline. Zodra je eenmaal die belangrijkste zaken hebt gepland, kun je het overige werk erom heen plannen, op volgorde van belangrijkheid.

 

Plan tijd voor jezelf

Plan tijd in je agenda waarin je ongestoord kunt werken aan een echt belangrijke taak. Dit kan inhouden dat je een paar uur per week thuis werkt of een stilteruimte opzoekt op kantoor. In dit uur schakel je ook je email of telefoon uit, om interrupties te voorkomen. Je zult zien dat je productiviteit met 50% wordt verhoogd.

 

Wachttijd is niet altijd verloren tijd

Wanneer je ergens in de rij staat of in een lange file, probeer je niet te ergeren, maar zie deze tijd als een relaxmoment. Focus bijvoorbeeld eens op je ademhaling, probeer die maar eens terug te brengen op zes ademteugen per minuut. Dan gaat je hartslag ook vanzelf omlaag.

 

Energielevels

Alles valt of staat met een goede gezondheid. Als je een laag energieniveau hebt, zul je nooit de volle honderd procent productief kunnen zijn, hoe goed je je tijd ook indeelt. Uit divers onderzoek blijkt dat om optimaal te kunnen presteren, het zaak is om regelmatig pauzes in te lassen. Eet ook niet snel een broodje achter je pc, maar stap echt eens naar buiten als het lukt. Je herstelsysteem kan zich dan weer even opladen waardoor je weer met frisse moed aan de slag kunt gaan.

 

Stel heldere en haalbare doelen

Soms stellen we te hoge en onhaalbare doelen voor onszelf en zijn vervolgens teleurgesteld wanneer ze niet gehaald worden. Wees realistisch wanneer je plant. Plan liever twee keer zoveel tijd om iets af te krijgen wanneer je nog geen ervaring hebt met een bepaalde taak. Kijk ook terug naar hoe lang taken of projecten daadwerkelijk hebben geduurd en pas je plan aan wanneer dat nodig is. Blijf flexibel en denk liever in kleine stapjes dan grote sprongen voorwaarts.

 

Wees niet bang te delegeren

Wanneer je ziet dat een collega een taak met veel meer gemak en efficiëntie uitvoert, waarom zou je dan niet delegeren? Of ruilen met een taak waar jij weer goed in bent. Voor taken die je delegeert zorg je wel dat je een mini actieplan mee geeft. Dus wat verwacht je precies, hoe en wanneer van wie terug?

 

Er zijn veel time management tips en strategieën die je op een dag toe kunt passen. Er is geen one size fits all benadering. Pas daarom toe de tips die je het meest aanspreken. Wanneer je daar een routine van hebt gemaakt na een week of drie, kies dan weer een nieuwe. Succes!

Gewoon doen!

Het nieuwe jaar is nog maar net begonnen en mensen barsten weer van de goede voornemens. Vaak hadden zij die goede voornemens vorig jaar en de jaren daarvoor ook al, maar kwam daar weinig van terecht. Het mooie van goede voornemens is gelukkig wel, dat je ze op ieder moment van welke dag dan ook kunt beginnen. Je moet ze alleen wel volhouden. Nu is het inderdaad best lastig te stoppen met roken of een dieet vol te houden, maar het voornemen efficiënter te werken en tijd besparen is in vergelijking daarmee echt makkelijk uitvoerbaar! Dit komt omdat met een paar simpele veranderingen al direct resultaat te merken is. Wist je bijvoorbeeld dat een half uur tijd per dag besparen, op basis van een 40-urige werkweek, al 3 weken tijdwinst per jaar oplevert? In dit blog geef ik drie tips om tijd en moeite te besparen. Kies er een, en hou dit een maand vol. Zeker weten dat dit tijd en energie op gaat leveren!

1. Stel niet uit!

Doe dingen meteen en schuif vervelende klussen niet steeds verder voor je uit! Doe het gewoon eens nu! Direct! Dan ben je er vanaf en dat geeft je weer een energie-boost. Vaak is men geneigd om alvorens aan een grote klus te beginnen, allemaal kleine dingetjes te gaan doen zoals bijvoorbeeld veel mailtjes te beantwoorden om het gevoel te hebben toch met iets nuttigs bezig te zijn. Dit is gewoon jezelf voor de gek houden. Het echte werk blijft immers liggen. Dat vreet energie, dat kost ruimte in je hoofd, want ondertussen blijft die belangrijke klus gewoon op je wachten, geen ontkomen aan.

2. Doe dingen 1 keer

Wist je dat mensen eenzelfde mailtje gemiddeld 4 tot 6 keer lezen, voor ze er wat mee gaan doen? Denk eens in hoeveel tijd je hier mee kwijt bent! Ben je een stapel post of e-mail aan het wegwerken, beslis dan gelijk wat je er mee gaat doen. Voorkom het vallen in herhaling! Handel het gelijk af als je het binnen 3 minuten gedaan kunt hebben. Als iets langer duurt, plan het in je agenda in. Is een e-mail niet voor jou bestemd, gooi hem weg of stuur hem door. Makkelijke beslissingen, direct resultaat.

3. Stop met multitasken

Multitasken beïnvloedt je werk op een negatieve manier. Focussen op meerdere taken tegelijk haalt je productiviteit met 40% omlaag! Bovendien maak je veel meer fouten in je werk en daarbij ervaar je een veel groter gevoel van stress, omdat meerdere taken niet af zijn. Je hebt veel minder overzicht. Wist je dat je IQ 10 tot 15 punten omlaag gaat als je aan het multitasken bent? Het roken van een joint heeft ongeveer evenveel effect!

Met ieder van bovengenoemde punten valt zeker een half uur tijdwinst per dag te behalen. Kies er eentje uit en hou dat een maand vol. Daarna pak je een andere en voor de lente begint heb je meer tijd, minder stress en veel meer het gevoel dat je alles onder controle hebt. Kun je in al die extra tijd je bezighouden met andere goede voornemens, afvallen, meer sporten, stoppen met roken, je weet wel, de voornemens die veel moeilijker vol te houden zijn. Succes!

Hoe je ook ad-hoc-zaken kunt plannen

Meestal probeer ik zo efficiënt mogelijk te werk te gaan maar eerlijkheidshalve werk ik zelf ook niet altijd zo gestructureerd en efficiënt als ik wel zou willen. Daarbij ben ik er van overtuigd dat er ook ruimte moet blijven voor ongestructureerde, ad-hoc-zaken. Niets is zo vermoeiend als overal controle over te willen hebben. Soms moet je dingen ook eens op hun beloop laten. Soms lossen dingen zich vanzelf op. Soms moet je ook van je plan af kunnen wijken zonder daar helemaal gefrustreerd van te raken. Want moet alles persé van A tot Z gepland worden op een dag? Geeft dat juist niet veel meer stress en frustratie als iets onverwachts door al die plannen heen walst? In hoeverre is een beetje chaos juist wel prettig? Is het niet zo dat de meeste mensen een zekere mate van structuur wel nodig hebben, maar dat er ook ruimte moet zijn voor wat prettige chaos, zodat je ook ruimte overhoudt voor wat spontaniteit of creativiteit? Er zou toch een optimale balans te vinden moeten zijn tussen spontaniteit en structuur die ten goede komt aan een prettige, creatieve manier van werken. Dus planmatig en doelgericht werken enerzijds, en zonder frustratie af kunnen wijken van het plan anderzijds. Hoe je dat doet? De oplossing is eigenlijk heel simpel.

4 Tips om met ad-hoc-zaken om te gaan:

  1. Plan ad-hoc zaken, reserveer er tijd voor in je agenda

Hou rekening met onvoorziene zaken. Meestal wordt een agenda veel te vol gepland, zonder tussenpozen ingedeeld tot de laatste minuut met eigenlijk te veel taken voor één dag. Zodra er iets fout gaat en Murphy’s law toeslaat, krijg je de lijst al niet meer af, wat zorgt voor frustratie en meer stress. Daarom is het veel handiger om een buffer in te bouwen, waarbij je dat op kunt vangen. Reserveer iedere dag een uur extra voor onverwachte dingen, voor ad-hoc-zaken. Immers, als het een gegeven is dat ongeplande zaken nou eenmaal gebeuren, waarom zou je die dan niet incalculeren voor minder stress, meer productiviteit? Natuurlijk roep je in eerste instantie dat je geen tijd hebt om 5 uur in de week te plannen voor niks doen, maar ja, onvoorziene dingen gebeuren toch wel. Waarom zou je daar niet vast tijd voor maken? En gebeurt er onverhoopt niets, geniet dan even van dit vrije moment, drink op je gemak een bakje koffie en doe iets wat je leuk vindt. Het resulteert in meer energie en minder stress dan wanneer je achter de feiten aan blijft rennen.

  1. Plan minder zaken

Zoals hierboven al even werd aangestipt, mensen willen te veel, plannen te veel en komen er vervolgens niet aan toe. Dit levert weer meer stress en frustratie, overwerk, achterstallig werk wat thuis in de avonduren moet gebeuren, etc. etc. Dit gaat allemaal ten koste van het werkplezier. Stel daarom een haalbaar doel en houd zaken behapbaar. Wees realistisch met wat je kunt doen op een dag. Je haalt meer energie en voldoening uit een kortere to-do-lijst die je af kunt vinken, dan een lange to-do-lijst waarop je alles steeds door moet schuiven.

  1. Wees realistisch over tijd

Mensen denken vaak te positief over hoeveel tijd een klusje in beslag neemt. Zo ben je snel geneigd te denken: “Dat doe ik wel even”, om er vervolgens achter te komen dat je 20 minuten aan de telefoon hebt gehangen voor een gesprek waarbij je dacht met 10 minuten klaar te zijn. Het zou al heel veel helpen als je dubbel zoveel tijd plant voor de taken die je moet doen.

  1. Wees flexibel

Je kunt niet alles voorzien. Het helpt al om dat te accepteren. Onvoorziene dingen horen erbij, laat je er niet door frustreren.

Probeer bovenstaande tips maar eens uit voor een week. Je zal zien dat je door ‘chaos’ planning juist minder ‘chaos’ zult hebben. Daarbij, een beetje chaos zorgt er ook voor dat je meer leert improviseren, dat je wat creatiever wordt en zo misschien wel tot nog betere oplossingen komt dan voorheen. Ik hoor graag wat jullie bevindingen zijn en of jullie meer tips hebben!

Waarom goed plannen het leven makkelijker maakt

Onlangs las ik het boek Stuff Dutch people like van Colleen Geske waarin wordt beschreven hoe typisch Nederlandse gewoonten en gebruiken door de ogen van buitenlanders worden gezien. Een hilarisch stukje ging over dat wij Nederlanders alles plannen. Plannen is voor ons de normaalste zaak van de wereld. Wij zijn zo gewend alles te plannen dat het ons ook verbaast dat buitenlanders dat typisch Nederlands vinden. Wij hebben altijd een (digitale) agenda bij de hand om afspraken vast te leggen, zakelijk of privé. Wij leven bij de gratie van onze agenda (en die van anderen). Dat dit ten koste gaat van onze spontaniteit (zo maar even bij iemand langs gaan is er niet meer bij) merken we eigenlijk niet eens, want iederéén hier plant zijn afspraken, liefst ruim van tevoren, dus ook een avondje met vrienden of familie. Zelfs onze vrije tijd (b.v. donderdag 21 augustus: Me time, avondje op de bank!) wordt gepland.

Het was een feest der herkenning, te lezen hoe wij om gaan met tijd. Plan ik zelf ook alles? Ja, zo veel mogelijk. Sterker nog, anderen helpen met plannen en organiseren, is voor een groot deel mijn werk. En wat levert het op? Rust! Het opschrijven van afspraken of dingen die ik nog moet doen geeft mij rust, omdat ik plan wanneer ik ze ga uitvoeren en ze voor nu uit mijn hoofd kan zetten. Natuurlijk kan mijn agenda er dan wel bomvol uit zien, maar ik weet wel waar ik aan toe ben, en dat maakt het lekker (<- ook zo’n woord dat niet uit te leggen valt in een andere taal, maar dat terzijde) overzichtelijk. Een handige tip hierbij is:

Neem de tijd om te plannen: 

Voor het plannen van taken, vooral van je werk, moet je wel even de tijd nemen. Als je plant, krijg je alles veel sneller voor elkaar. Dit komt omdat je zaken efficiënter plant, met een logischer volgorde en op jouw eigen tijd. Zo kan het handig zijn bepaalde taken te clusteren, zoals bijvoorbeeld alle telefoontjes die je moet plegen, achter elkaar te doen op een dinsdagmiddag. Of zaken waar je geconcentreerd en in stilte aan moet werken, vroeg in de ochtend te plannen, wanneer je hersens nog ‘wakker’ zijn en er nog relatief weinig collega’s op kantoor zijn. Mocht er overigens gelegenheid zijn dit soort taken ongestoord thuis te kunnen, doen heeft dat zeker de voorkeur, vooral ook omdat je dan files vermijdt en dus weer tijd wint. Plan dus ambitieus, maar wel realistisch. Wist je dat wanneer je 1 uur ongestoord werkt aan de jouw voorgenomen taak, je ook 50% meer produceert dan normaal gesproken?

10 Voordelen van plannen van je werk: 

  1. Met stip op 1: Minder stress, minder gejaagdheid;
  2. Het geeft overzicht, je weet wat je te doen hebt;
  3. Rust, want als zaken in je agenda staan kun je ze ook niet meer vergeten;
  4. Controle, (of tenminste) het gevoel dat je alles onder controle hebt;
  5. Kwaliteit, want je werkt zorgvuldiger en efficiënter, minder gehaast;
  6. Het geeft inzicht in je werk. Wat duurt hoe lang? Welke taken komen steeds terug?
  7. Het geeft meer tijd, mits je je aan je planning houdt natuurlijk;
  8. Een tevredener gevoel, omdat je het geplande werk af krijgt;
  9. Meer energie, want je besteedt geen tijd aan nutteloze zaken;
  10. Het werkt ook prettig voor anderen, omdat zij nu ook weten waar zij aan toe zijn.

Tenslotte nog een leuk feit (en koren op de molen van het voorgaande): Wij Nederlanders mogen onze zaken dan wel tot in het extreme plannen, wij werken ook de minste uren in alle OESO landen. Dit zou het gevolg zijn van dat wij binnen dat mindere aantal uren extreem arbeidsproductief zijn, afgezien van het feit dat we relatief veel deeltijdwerkers hebben. (Lees hierover meer) Dus: Wie plant is efficiënt!