Categorie archief: Planning

Hoe je ook ad-hoc-zaken kunt plannen

Meestal probeer ik zo efficiënt mogelijk te werk te gaan maar eerlijkheidshalve werk ik zelf ook niet altijd zo gestructureerd en efficiënt als ik wel zou willen. Daarbij ben ik er van overtuigd dat er ook ruimte moet blijven voor ongestructureerde, ad-hoc-zaken. Niets is zo vermoeiend als overal controle over te willen hebben. Soms moet je dingen ook eens op hun beloop laten. Soms lossen dingen zich vanzelf op. Soms moet je ook van je plan af kunnen wijken zonder daar helemaal gefrustreerd van te raken. Want moet alles persé van A tot Z gepland worden op een dag? Geeft dat juist niet veel meer stress en frustratie als iets onverwachts door al die plannen heen walst? In hoeverre is een beetje chaos juist wel prettig? Is het niet zo dat de meeste mensen een zekere mate van structuur wel nodig hebben, maar dat er ook ruimte moet zijn voor wat prettige chaos, zodat je ook ruimte overhoudt voor wat spontaniteit of creativiteit? Er zou toch een optimale balans te vinden moeten zijn tussen spontaniteit en structuur die ten goede komt aan een prettige, creatieve manier van werken. Dus planmatig en doelgericht werken enerzijds, en zonder frustratie af kunnen wijken van het plan anderzijds. Hoe je dat doet? De oplossing is eigenlijk heel simpel.

4 Tips om met ad-hoc-zaken om te gaan:

Plan ad-hoc zaken, reserveer er tijd voor in je agenda

Hou rekening met onvoorziene zaken. Meestal wordt een agenda veel te vol gepland, zonder tussenpozen ingedeeld tot de laatste minuut met eigenlijk te veel taken voor één dag. Zodra er iets fout gaat en Murphy’s law toeslaat, krijg je de lijst al niet meer af, wat zorgt voor frustratie en meer stress. Daarom is het veel handiger om een buffer in te bouwen, waarbij je dat op kunt vangen. Reserveer iedere dag een uur extra voor onverwachte dingen, voor ad-hoc-zaken. Immers, als het een gegeven is dat ongeplande zaken nou eenmaal gebeuren, waarom zou je die dan niet incalculeren voor minder stress, meer productiviteit? Natuurlijk roep je in eerste instantie dat je geen tijd hebt om 5 uur in de week te plannen voor niks doen, maar ja, onvoorziene dingen gebeuren toch wel. Waarom zou je daar niet vast tijd voor maken? En gebeurt er onverhoopt niets, geniet dan even van dit vrije moment, drink op je gemak een bakje koffie en doe iets wat je leuk vindt. Het resulteert in meer energie en minder stress dan wanneer je achter de feiten aan blijft rennen.

Plan minder zaken

Zoals hierboven al even werd aangestipt, mensen willen te veel, plannen te veel en komen er vervolgens niet aan toe. Dit levert weer meer stress en frustratie, overwerk, achterstallig werk wat thuis in de avonduren moet gebeuren, etc. etc. Dit gaat allemaal ten koste van het werkplezier. Stel daarom een haalbaar doel en houd zaken behapbaar. Wees realistisch met wat je kunt doen op een dag. Je haalt meer energie en voldoening uit een kortere to-do-lijst die je af kunt vinken, dan een lange to-do-lijst waarop je alles steeds door moet schuiven.

Wees realistisch over tijd

Mensen denken vaak te positief over hoeveel tijd een klusje in beslag neemt. Zo ben je snel geneigd te denken: “Dat doe ik wel even”, om er vervolgens achter te komen dat je 20 minuten aan de telefoon hebt gehangen voor een gesprek waarbij je dacht met 10 minuten klaar te zijn. Het zou al heel veel helpen als je dubbel zoveel tijd plant voor de taken die je moet doen.

Wees flexibel

Je kunt niet alles voorzien. Het helpt al om dat te accepteren. Onvoorziene dingen horen erbij, laat je er niet door frustreren.

Probeer bovenstaande tips maar eens uit voor een week. Je zal zien dat je door ‘chaos’ planning juist minder ‘chaos’ zult hebben. Daarbij, een beetje chaos zorgt er ook voor dat je meer leert improviseren, dat je wat creatiever wordt en zo misschien wel tot nog betere oplossingen komt dan voorheen. Ik hoor graag wat jullie bevindingen zijn en of jullie meer tips hebben!

Waarom goed plannen het leven makkelijker maakt

Een reactie plaatsen

Onlangs las ik het boek Stuff Dutch people like van Colleen Geske waarin wordt beschreven hoe typisch Nederlandse gewoonten en gebruiken door de ogen van buitenlanders worden gezien. Een hilarisch stukje ging over dat wij Nederlanders alles plannen. Plannen is voor ons de normaalste zaak van de wereld. Wij zijn zo gewend alles te plannen dat het ons ook verbaast dat buitenlanders dat typisch Nederlands vinden. Wij hebben altijd een (digitale) agenda bij de hand om afspraken vast te leggen, zakelijk of privé. Wij leven bij de gratie van onze agenda (en die van anderen). Dat dit ten koste gaat van onze spontaniteit (zo maar even bij iemand langs gaan is er niet meer bij) merken we eigenlijk niet eens, want iederéén hier plant zijn afspraken, liefst ruim van tevoren, dus ook een avondje met vrienden of familie. Zelfs onze vrije tijd (b.v. donderdag 21 augustus: Me time, avondje op de bank!) wordt gepland.

Het was een feest der herkenning, te lezen hoe wij om gaan met tijd. Plan ik zelf ook alles? Ja, zo veel mogelijk. Sterker nog, anderen helpen met plannen en organiseren, is voor een groot deel mijn werk. En wat levert het op? Rust! Het opschrijven van afspraken of dingen die ik nog moet doen geeft mij rust, omdat ik plan wanneer ik ze ga uitvoeren en ze voor nu uit mijn hoofd kan zetten. Natuurlijk kan mijn agenda er dan wel bomvol uit zien, maar ik weet wel waar ik aan toe ben, en dat maakt het lekker (<- ook zo’n woord dat niet uit te leggen valt in een andere taal, maar dat terzijde) overzichtelijk. Een handige tip hierbij is:

Neem de tijd om te plannen:

Voor het plannen van taken, vooral van je werk, moet je wel even de tijd nemen. Als je plant, krijg je alles veel sneller voor elkaar. Dit komt omdat je zaken efficiënter plant, met een logischer volgorde en op jouw eigen tijd. Zo kan het handig zijn bepaalde taken te clusteren, zoals bijvoorbeeld alle telefoontjes die je moet plegen, achter elkaar te doen op een dinsdagmiddag. Of zaken waar je geconcentreerd en in stilte aan moet werken, vroeg in de ochtend te plannen, wanneer je hersens nog ‘wakker’ zijn en er nog relatief weinig collega’s op kantoor zijn. Mocht er overigens gelegenheid zijn dit soort taken ongestoord thuis te kunnen, doen heeft dat zeker de voorkeur, vooral ook omdat je dan files vermijdt en dus weer tijd wint. Plan dus ambitieus, maar wel realistisch. Wist je dat wanneer je 1 uur ongestoord werkt aan de jouw voorgenomen taak, je ook 50% meer produceert dan normaal gesproken?

10 Voordelen van plannen van je werk:

Met stip op 1: Minder stress, minder gejaagdheid;
Het geeft overzicht, je weet wat je te doen hebt;
Rust, want als zaken in je agenda staan kun je ze ook niet meer vergeten;
Controle, (of tenminste) het gevoel dat je alles onder controle hebt;
Kwaliteit, want je werkt zorgvuldiger en efficiënter, minder gehaast;
Het geeft inzicht in je werk. Wat duurt hoe lang? Welke taken komen steeds terug?
Het geeft meer tijd, mits je je aan je planning houdt natuurlijk;
Een tevredener gevoel, omdat je het geplande werk af krijgt;
Meer energie, want je besteedt geen tijd aan nutteloze zaken;
Het werkt ook prettig voor anderen, omdat zij nu ook weten waar zij aan toe zijn.

Tenslotte nog een leuk feit (en koren op de molen van het voorgaande): Wij Nederlanders mogen onze zaken dan wel tot in het extreme plannen, wij werken ook de minste uren in alle OESO landen. Dit zou het gevolg zijn van dat wij binnen dat mindere aantal uren extreem arbeidsproductief zijn, afgezien van het feit dat we relatief veel deeltijdwerkers hebben. (Lees hierover meer) Dus: Wie plant is efficiënt!

Hoe pak je uitstelgedrag aan?

Een reactie plaatsen

Zeker wanneer het vervelende klussen betreft gaan mensen uitstellen. We doen dan liever eerst andere (niet urgente), leukere dingen dan die vervelende taak. Natuurlijk weten we beter, maar ja…

Wat wordt vooral uitgesteld?

Taken die energie kosten. Waar je geconcentreerd aan moet werken, waar je moeite voor moet doen en die niet direct iets opleveren. Zo gauw iets dus energie, discipline en doorzettingsvermogen kost, wordt het vinden van een excuus al snel heel makkelijk.

Waarom stellen mensen uit?

Er zijn meerdere redenen om zaken uit te stellen, onder andere:

Instant gratification, korte termijn bevrediging, zoals het checken van je facebook of het sturen van een app. Dit levert direct plezier op en is daarom veel verleidelijker om te doen. Meer dan bijvoorbeeld het aangaan van een moeilijk gesprek of het schrijven van een saai rapport, wat langdurige inspanning en concentratie vraagt en ook niet direct iets oplevert.
Perfectionistisch zijn of juist faalangstig: Perfectionisten willen zaken tot in de puntjes geregeld hebben, stellen vaak onhaalbare doelen waardoor ze acties uitstellen. Mensen met faalangst hechten te veel waarde aan het oordeel van anderen, zodat ze niet tot actie durven over te gaan en dingen uitstellen. Vaak bestaat er ook een verband tussen perfectionisme en faalangst. De perfectionist wil zaken zo goed afleveren dat hij of zij bang wordt om te falen en daardoor taken gaat uitstellen.
Het overzicht raakt zoek, want inmiddels liggen er zo veel taken op je te wachten, dat je niet meer weet waar je moet beginnen. Je hebt geen idee hoeveel tijd waaraan besteed moet worden en een planning ontbreekt. Dit werkt niet bepaald uitnodigend en geeft ook een onplezierig gevoel.

Wat levert uitstelgedrag op?

Stress. Uiteindelijk kost het je veel meer tijd. Je werk komt nooit af en dat vreet energie. Je hebt inderdaad de korte termijn bevrediging van de kleine dingetjes, maar ook die doe je dan met minder plezier, omdat een stemmetje in je hoofd zegt dat je je eigenlijk toch met iets anders bezig zou moeten houden. Je geniet dus minder van de leuke dingen. Ondertussen blijft de klus geduldig liggen en hoe langer je wacht, hoe urgenter, stressvoller en groter hij wordt. Hoe langer je uitstelt, hoe meer je opziet tegen die berg en hoe minder je nog doet. Uitstelgedrag maakt ook nog eens passief.

Wat kun je eraan doen?

Gewoon verstand op nul zetten en beginnen. Wat natuurlijk wel helpt is het maken van een planning. Een paar tips hierbij:

Zet alles wat je nog moet doen op een grote lijst en bepaal wat je wanneer gaat doen. Plan genoeg tijd tussen de taken in, zodat je niet in de stress hoeft te schieten als je ergens langer mee bezig bent.
Hak grote projecten in kleine stukjes. Het geeft meer energie als je kleine beetjes af kunt vinken in plaats van dat je wacht tot het hele project af is.
Wissel vervelende zaken af met iets leuks, waar je weer even een boost van krijgt. Beloon jezelf met iets leuks. Al is het maar een kop koffie.
Kijk ook eens naar je energielevels. De meeste mensen zijn in de ochtend op hun best en hebben na de lunch even een dip. Prima om dan wakker te blijven met wat actieve zaken, zoals het plegen van telefoontjes of het opruimen van je bureau.
Plan niet teveel op een dag. Mensen hebben vaak een te positief idee van tijd, houden vaak geen rekening met ongeplande zaken die tussendoor komen. Als het meevalt met het afhandelen van taken, voelt het prettiger er nog iets bij te kunnen doen, dan ergens niet aan toe te komen.

Wat levert plannen op?

Meer tijd en energie om leuk of nuttig te besteden! Vooral moeilijke klussen die afgerond zijn leveren meer energie, omdat je trots kunt zijn op jezelf én omdat ze mentaal de leuke dingen niet langer in de weg staan. Het geeft een tevreden gevoel over jezelf en daarbij geniet je meer van de kleine dingen.

Begin direct!

Blok alle afleidende telefoontjes, mails en pop-ups, zet internet uit. Ga het doen! Handel één taak tegelijk af. Zie vooral het eindresultaat al voor je, dan weet je waar je naartoe werkt. Het zorgt voor minder afleiding en helpt je bij het houden van je focus. Ik hoor heel graag wat jij als eerste aan gaat pakken!

Zijn er redenen waarom jij maar blijft uitstellen? Mail mij, dan help ik je graag op weg!