Categorie archief: Efficienter werken

Waarom goed plannen het leven makkelijker maakt

Onlangs las ik het boek Stuff Dutch people like van Colleen Geske waarin wordt beschreven hoe typisch Nederlandse gewoonten en gebruiken door de ogen van buitenlanders worden gezien. Een hilarisch stukje ging over dat wij Nederlanders alles plannen. Plannen is voor ons de normaalste zaak van de wereld. Wij zijn zo gewend alles te plannen dat het ons ook verbaast dat buitenlanders dat typisch Nederlands vinden. Wij hebben altijd een (digitale) agenda bij de hand om afspraken vast te leggen, zakelijk of privé. Wij leven bij de gratie van onze agenda (en die van anderen). Dat dit ten koste gaat van onze spontaniteit (zo maar even bij iemand langs gaan is er niet meer bij) merken we eigenlijk niet eens, want iederéén hier plant zijn afspraken, liefst ruim van tevoren, dus ook een avondje met vrienden of familie. Zelfs onze vrije tijd (b.v. donderdag 21 augustus: Me time, avondje op de bank!) wordt gepland.

Het was een feest der herkenning, te lezen hoe wij om gaan met tijd. Plan ik zelf ook alles? Ja, zo veel mogelijk. Sterker nog, anderen helpen met plannen en organiseren, is voor een groot deel mijn werk. En wat levert het op? Rust! Het opschrijven van afspraken of dingen die ik nog moet doen geeft mij rust, omdat ik plan wanneer ik ze ga uitvoeren en ze voor nu uit mijn hoofd kan zetten. Natuurlijk kan mijn agenda er dan wel bomvol uit zien, maar ik weet wel waar ik aan toe ben, en dat maakt het lekker (<- ook zo’n woord dat niet uit te leggen valt in een andere taal, maar dat terzijde) overzichtelijk. Een handige tip hierbij is:

Neem de tijd om te plannen: 

Voor het plannen van taken, vooral van je werk, moet je wel even de tijd nemen. Als je plant, krijg je alles veel sneller voor elkaar. Dit komt omdat je zaken efficiënter plant, met een logischer volgorde en op jouw eigen tijd. Zo kan het handig zijn bepaalde taken te clusteren, zoals bijvoorbeeld alle telefoontjes die je moet plegen, achter elkaar te doen op een dinsdagmiddag. Of zaken waar je geconcentreerd en in stilte aan moet werken, vroeg in de ochtend te plannen, wanneer je hersens nog ‘wakker’ zijn en er nog relatief weinig collega’s op kantoor zijn. Mocht er overigens gelegenheid zijn dit soort taken ongestoord thuis te kunnen, doen heeft dat zeker de voorkeur, vooral ook omdat je dan files vermijdt en dus weer tijd wint. Plan dus ambitieus, maar wel realistisch. Wist je dat wanneer je 1 uur ongestoord werkt aan de jouw voorgenomen taak, je ook 50% meer produceert dan normaal gesproken?

10 Voordelen van plannen van je werk: 

  1. Met stip op 1: Minder stress, minder gejaagdheid;
  2. Het geeft overzicht, je weet wat je te doen hebt;
  3. Rust, want als zaken in je agenda staan kun je ze ook niet meer vergeten;
  4. Controle, (of tenminste) het gevoel dat je alles onder controle hebt;
  5. Kwaliteit, want je werkt zorgvuldiger en efficiënter, minder gehaast;
  6. Het geeft inzicht in je werk. Wat duurt hoe lang? Welke taken komen steeds terug?
  7. Het geeft meer tijd, mits je je aan je planning houdt natuurlijk;
  8. Een tevredener gevoel, omdat je het geplande werk af krijgt;
  9. Meer energie, want je besteedt geen tijd aan nutteloze zaken;
  10. Het werkt ook prettig voor anderen, omdat zij nu ook weten waar zij aan toe zijn.

Tenslotte nog een leuk feit (en koren op de molen van het voorgaande): Wij Nederlanders mogen onze zaken dan wel tot in het extreme plannen, wij werken ook de minste uren in alle OESO landen. Dit zou het gevolg zijn van dat wij binnen dat mindere aantal uren extreem arbeidsproductief zijn, afgezien van het feit dat we relatief veel deeltijdwerkers hebben. (Lees hierover meer) Dus: Wie plant is efficiënt!