Categorie archief: taak maken

Snel en makkelijk je mailbox aanpakken na je vakantie

Net terug van vakantie en gelijk een overvolle mailbox? Nog geen overzicht in wat je de komende weken gaat doen? Nu is het moment om gelijk een goede start te maken. Maar waar begin je?

Hopelijk heb je dit gedaan voordat je op vakantie ging. In je afwezigheidsassistent zetten dat je met verlof bent en dat je ontvangen mail uit die periode niet leest of behandelt. Dit is een heel duidelijke boodschap die steeds vaker gehanteerd wordt. Hiermee bespaar je jezelf veel tijd omdat de actie blijft liggen bij de verzender. Heb je toevallig ook in je afwezigheidsassistent geschreven dat je 1 of 2 dagen later terug bent dan in werkelijkheid? Dan heb je jezelf de tijd gegund om op een rustige manier te starten.

Tip voor de verzender: In Outlook kun je je mail klaarzetten om op een bepaalde datum te laten versturen. Open hiervoor een nieuwe mail en zoek in het tabblad Opties -> Bezorging uitstellen. Hier kun je zelf bepalen wanneer je wilt dat iemand jouw mail ontvangt.

Indien je inderdaad jezelf hebt gevrijwaard voor de duur van je verlof kun je alle mail van die periode alvast wissen. Mocht dit niet het geval zijn, pas dan de volgende 4 stappen toe:

 

  1. DELETE

Gooi alles weg wat reclame is of niet van toepassing, b.v. oude nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen die al geweest zijn, etc. Dat geeft alvast meer overzicht.

 

  1. DOORSTUREN

Niet alle mail hoeft voor jou bestemd te zijn. Stuur je mail door naar de juiste persoon en leeg je mailbox verder.

 

  1. DOEN

Begin bij de meest recente mails. Problemen kunnen zichzelf al opgelost hebben. Je kunt ook per conversatie kijken en daarvan de meest recente selecteren. Dan sorteer je eerst op afzender of onderwerp. Zo heb je alle antwoorden vast in een mailconversatie staan en kunnen de eerdere mails gewist worden.

Kijk of er zaken zijn die je vandaag kunt doen. Kun je binnen 3 minuten antwoorden? Ook gelijk doen, dan kun je het uit je hoofd zetten (tenzij je weet dat jouw antwoord nog veel meer vragen gaat genereren..)

 

  1. PLANNEN

Zijn er mails waar je echt even de tijd voor moet nemen? Plan ze dan in je agenda in. Maak er een taak van en laat ze terug komen op de dag waar jij er tijd voor hebt. Doe dit niet door overal een vlaggetje achter te zetten. Daardoor verliezen alle rode vlaggetje (‘O ja, daar moet ik nog wat mee’) hun betekenis. Dus klik met je rechtermuisknop op de mail, kies Opvolgen -> Aangepast en vul daar de datum in dat je de mail gaat behandelen.

Dit houdt wel in dat je vanuit je agenda gaat werken. Het voordeel hiervan is dat je gelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn deze week. Dat houdt het een stuk overzichtelijker. Bijkomend voordeel, je kunt tijden blokken en indelen om met jouw prioriteiten bezig te zijn. Waarom het zichtbaar maken van je werk in je agenda zo nuttig is kun je hier teruglezen.

Heb je verder nog tips? Mail me en maak kans op een gratis skypesessie waarbij ik je op gang help na je vakantie.

Succes!

Tips om e-mail snel en makkelijk terug te vinden

Hoe je ontvangen mail snel kunt ordenen

E-mail kan, op een paar regels na, volstrekt onduidelijk zijn. Als je enkel zou moeten afgaan op de gegevens die door de afzender zijn getypt, dan kan het terugvinden van e-mails soms erg ingewikkeld worden. E-mail snel terugvinden is niet moeilijk wanneer je het voor jou logisch maakt. Het enige wat je hoeft te doen is de onderwerpregel aanpassen.

In welke gevallen zou je de onderwerpregel willen aanpassen?

 

  • Het onderwerp is niet duidelijk
  • Als je snel wilt ordenen: WOA, VRAAG, ANG, FYI, AFSP, BEL
  • Als je een eigen actie toe wilt voegen

 

3 Tips om een e-mail snel te bewerken en terug te vinden

 1: Het onderwerp bewerken

Het is niet altijd voldoende is om een goede archiefstructuur op te zetten. Want behalve dat de e-mails op de juiste plek moeten staan is het heel vaak ook belangrijk om in de onderwerpregel al te kunnen lezen waar de e-mail over gaat. Wat precies de essentie is van deze ene e-mail? Je kunt de onderwerpregel wijzigen om het voor jou terugvindbaar te maken. Hiermee ondervang je nietszeggende onderwerpen als: Re:Re:Re:Re:Antw: …

Let op, wanneer je de onderwerpregel verandert stap je wel uit de ‘conversatie’.

2: Begin het onderwerp met WOA, ANG, VRAAG, FYI, BEL, etc.

Als je toch al bezig bent de onderwerpregel te veranderen, zet er voor jou zinvolle afkortingen in die in een keer duidelijk maken wat je met die e-mail wilt doen. Wil je alle Wacht Op Antwoord e-mail onder elkaar zien? Dan kun je ze in de Takenlijst ook nog op die manier ordenen. Hoe je dat doet? Zie punt 3. Als je collega’s deze afkortingen ook gaan hanteren bespaar je nog meer tijd.

3: Een actie toevoegen of taak maken

Vaak zet men een rood vlaggetje achter de e-mail om zich eraan te helpen herinneren dat men daar nog iets mee moet. Niet zelden ontstaat er dan een waslijst rode vlaggetjes die alleen maar als vervelend worden beschouwd. Wat men zich vaak niet realiseert is dat bij het geven van een vlaggetje, van de mail een Taak wordt gemaakt. Dan wordt de betreffende e-mail zichtbaar in je Takenlijst. Hier kun je makkelijker een overzicht in maken door in het onderwerp ook nog jouw eigen actie toe te voegen. Dan zie je in een oogopslag wat je (nog) moet doen. Gebruik dan ook weer die afkortingen onder punt 2.

Voorbeeld van toevoegingen:

  • BELLEN Jan 06-54321XXX.
  • REACTIE naar Marjan
  • LEZEN notulen van juni
  • ANG (als niet gereageerd) verwijderen

CONCLUSIE:

Bepaal zelf hoe je e-mails snel kunt terugvinden en laat het niet bepalen door de afzender. E-mails snel terugvinden kun je door je eigen archief op orde te hebben, met zinnige zoektermen.

Succes!