Categorie archief: vinden

Bespaar tijd met snelkoppelingen in Outlook

Bij grote organisaties is het soms wel 10 keer doorklikken in een mappenstructuur tot je bij je eigen (afdelings)map bent. Zeker wanneer bezig bent met een mailtje en iets wilt opzoeken in een document in de afdelingsmap is dat omslachtig. Nu vergt het onder handen nemen van de hele mappenstructuur nogal wat tijd. Gelukkig is er ook nog een andere optie waarmee je in Outlook snel toegang krijgt tot je mappen. Je kunt namelijk snelkoppelingen maken van de mappen waar je regelmatig iets van nodig hebt. Deze snelkoppelingen sla je op in de snelkoppelingsmenubalk links in je mail. Op die manier kun je je map direct openen vanuit je mail, zonder te hoeven zoeken op een gemeenschappelijke schijf. Dat kan aardig wat zoektijd schelen. Klinkt dat interessant? Zie hieronder stapsgewijs hoe het werkt.

Om in één klik toegang te krijgen tot vaak gebruikte documenten, bestanden en schijven maak je eerst een Nieuwe snelkoppelingsgroep aan. Waar je dat doet?

  • Klik met de linker muisknop op het Snelkoppelingen icoon (zwart gebogen pijltje) in het Navigatievenster van Outlook links onderin.
  • Klik met de rechter muisknop op Snelkoppelingen in het snelkoppelingenvenster links bovenin.
  • Kies Nieuwe Snelkoppelingsgroep om een nieuwe map aan te maken voor verwante snelkoppelingen.

Je hebt nu een map gecreëerd waarin de snelkoppelingen komen te staan.

Vervolgens maak je snelkoppelingen aan:

  • Klik met de rechter muisknop op de Start knop aan de linker onderkant van het scherm.
  • Kies Verken.
  • Vind het bestand of de map waar je een snelkoppeling voor wilt maken.
  • Klik (en hou vast) met de linker muisknop op het bestand of de map en sleep deze naar de nieuwe snelkoppelingsgroep die je net hebt aangemaakt.
  • Laat de linker muisknop los en de snelkoppeling zal in de nieuwe groep verschijnen als een makkelijke één klik portal op het bestand of de map.

Nu kun je direct vanuit je mail naar de map die je vaak nodig hebt. En, hoe veel ‘muiskliks’ scheelt dit jou?

Weet je nog andere tips om snel documenten terug te vinden? Ik hoor ze graag!